谈县区级民生档案工作

杜加金

摘 要：社会主义和谐社会建设需要什么服务，档案工作就做好什么服务；县区级档案馆是民生档案的主体，为改变馆藏单一的现状，县区级档案馆从多方面、多渠道进行档案的征集工作；民生档案资源整合的重要基础之一就是构建字段设计合理、覆盖内容全面、查全查准率高、方便实用的档案信息数据库；要达到档案信息资源共享，需要建立健全机制。

关键词：民生档案；征集；接收工作；档案数字化

构建社会主义和谐社会的领域覆盖到哪里，档案工作就发展到哪里；社会主义和谐社会建设需要什么服务，档案工作就做好什么服务。为县区级档案部门明确了民生档案工作的努力方向。

1 做好民生档案的征集和接收工作

县区级档案馆是民生的档案的主体，为改变馆藏单一的现状，县区级档案馆从多方面、多渠道进行档案的征集工作，除接收文书档案等纸质档案外，还应注重对照片、录音、录像、光盘等不同载体档案的收集。一是将党代会、人代会、政协会及全县区重大活动时的照片档案接收进馆。二是将反映本县区特色及发展历史的照片档案接收进馆。将建国初期劳动、老县城旧照片、县志区及各部门志等档案接收进馆。三是将党和国家领导人来视察工作的照片、录音录像档案接收进馆。四是将本县区名人的证书、奖杯、日记、作品、照片、光盘等档案接收进馆。五是将 “年画”、“剪纸”等代表本县区文化艺术特点的作品征集进馆。六是将代表地方特色的产品档案及名牌产品档案接收进馆。

2 做好县区级涉民部门档案管理的指导工作

民生档案是政府各部门及涉民单位从事社会管理及内部管理的活动记录，而专门档案是其构成的主体，其主要包括：社会养老、医疗保险、低保、廉租房、计划生育等有关民生的各个方面。为此，从构建和谐社会为广大民生服务的角度出发，县区级档案部门应该与涉及民生档案的各个部门共同努力，加大对基层民生档案工作的指导力度，从民生档案的形成、收集、整理、归档、向档案室移交等环节入手，每个环节都有人负责，做到不流失、不散落，实行有效管理。

3 推进县区级档案馆民生档案数字化工作

随着计算机技术在档案工作中的广泛应用，档案信息化建设已经取得了可喜的成效，特别是民生档案的数字化，在和谐社会建设的进程中显得越来越重要。在调整县区级档案馆馆藏结构、规范涉民部门专门档案的同时，探索县区级民生档案资源整合的新方法新途径，已经是迫在眉睫的任务。

3.1建立馆藏民生档案信息专题数据库 民生档案资源整合的重要基础之一就是构建字段设计合理、覆盖内容全面、查全查准率高、方便实用的档案信息数据库。由于民生档案信息形成主体多元、来源分散、种类和形式多样，因此，整合民生档案信息资源实现共建共享的前提必须建立专题档案信息数据库。

3.2建立民生档案目录数据库 即采用键盘录入方式实现传统档案目录的计算机化管理，这是实现民生档案数字化最基础的工作。近几年，全县各涉民部门都加大了档案数字化工作，大多数单位都建立了民生档案目录数据库。这些数据库严格按照有关统一标准统一规范的要求而建立，数据的完整性比较高，可移植性比较大。随着各部门现代化办公力度不断加大，各单位也将相继建设民生档案全文数据库，这为实现民生档案共享服务创造了有利条件。

3.3要接收增量档案电子文件 电子文件是未来数字民生档案最主要的来源。以前进馆单位只移交纸质档案和纸质文件目录，现在我们要求进馆单位实行电子文件和纸质文件的归档双轨制，一般将电子文件拷贝两套异地保存，并随纸质文件一并移交档案馆。这样既推进了各涉农部门档案室的电子化进程又节省了档案馆建立数据库的时间和工作量。

3.4要建立档案公开信息网站 建立檔案信息网并与县区政务信息网、各涉民部门网站进行联网实现资源共享。在互联网上向政府和社会提供档案信息、政策法规查询等。同时编制《全县区民生档案利用指南》，便于社会公众对民生档案的利用。

4 建立县区级民生档案共享机制

县区级民生档案一是涉及面广；二是种类繁多；三是数量庞大；四是利用频繁。根据县区级民生档案形成的特点，要达到档案信息资源共享，需要建立以下四个机制：一是建立组织领导机制。要以县区委办、县区政府办为领导单位，以县区级档案行政管理部门为主导，负责全县区各系统、各相关部门、各基层单位的沟通衔接、密切配合、协调联动，制定目标任务，明确单位和具体工作要求，建立一级抓一级、层层抓落实的领导责任机制。二是建立共建共享机制。由县区委、县区政府统筹领导，以县区级综合档案馆为中心，将各系统、各部门、各基层单位的档案信息资源进行整合，利用县区政务信息网平台，向社会提供利用，在实践中逐渐完善民生档案信息资源的共建共享机制。三是建立系统运行机制。以县区级档案行政管理部门为中心，会同各部门，制定科学可行的发展规划，实行统筹管理，统一部署。特别是在硬件、软件和系统上，避免各自为政、互不兼容的现象产生，一定要坚持统一规范，统一标准。确保全县区民生档案信息资源系统的正常有序地运行。四是建立利用服务机制。我们对全县区的民生档案信息资源进了有效的整合，最主要的目的就是发挥档案的价值，更好地为构建和谐社会服务，为广大民生谋求福祉。

参考文献

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[2]张文芝：《试论档案信息资源的整合与信息化建设》，云南档案[J]，2012年第1期，P10

[3]白玉霞：《谈档案信息资源的整合趋势》，山东档案[J]，2012年第3期，P53-54