新时期单位档案管理创新策略

徐晓娜

摘 要：随着信息时代的到来，单位用到的数据越来越多，也越来越复杂，这就给档案管理带来很大难度。这种情况就要求单位在档案管理工作中投入较多的人力和物力，重视创新档案管理方法。本文在阐述单位档案管理状况基础，提出单位创新档案管理实现路径，以期为类似研究提供一定的参考。

关键词：单位;档案管理;创新管理;实现路径

档案管理作为一项需要耗费大量人力和物力的工作，要求期依据时代发展需求对管理方法实施更新。单位档案是部门或个人信息的重要载体，做好档案管理工作尤为重要。档案管理工作是否顺利开展直接影响到单位其他工作是否顺利开展，所以，档案管理工作的重要性就不言而喻。在这个信息时代，传统的档案管理模式已经无法适应时代发展需求，故此，必须创新单位档案管理模式，寻找档案管理的新路径，做好单位的档案管理工作，保证单位其他重要职能的顺利进行。本文针对单位档案管理现状，提出做好档案管理工作的建议。

一、单位档案管理现实情况

现如今，虽然有一些单位开始意识到档案管理的重要性，但多数都没采取任何行动。大部分单位还是采用最原始的档案管理模式，依旧使用人力手动查询，这种情况导致档案管理效率十分低下，浪费宝贵的人力资源。再者，单位的人员流动性强，许多离职工作者的档案还在原来单位，没有及时办理档案转出手续。工作人员对档案的保密意识匮乏，没有做好保密性這方面的管理工作。这给单位其他重要职能工作的开展带来了一些不必要的风险性。

单位虽说职能划分比较明显，但有些单位并未设立专门的档案管理部门，缺少专业的档案管理者，从而导致在资料的采集、录入等方面不规范的情况发生。上述情况下，增加了案管理错误性的风险，比如文字方面的错误，材料收集不全面等不规范的行为。单位档案管理制度不健全的问题主要表现在缺乏监督制度等方面，单位在档案管理中虽然建立比较规范的管理流程，但在监督方面未明确提出监督方式，缺乏外部的监督机构与具体的监督措施。加之，部分单位领导者和管理人员不注重档案管理工作，有的单位甚至没有管理意识。单位领导根本就不重视这方面的工作，更不要说有什么健全的机制。人才是单位档案管理建设的智力基础，当前单位档案管理信息建设中存在管理人员专业素养不足，技术性人才缺乏等问题。单位进行档案管理信息化建设需要高层次的专业技术人才，档案管理人员应具有计算机管理方面的知识，但多数单位档案管理人员学历层次普遍较低，不能满足档案管理的信息化建设。

二、创新单位档案管理实施路径

1.加大档案管理的宣传力度

在新的环境下对于一个单位来说，做好档案管理工作尤为重要。档案管理不单是一个单位其他各项工作顺利开展的基础，也是单位工作顺利开展的重要组成部分。做好档案管理工作，可以帮助领导者、决策者更好的了解单位的具体情况。新时期做好单位档案管理工作，有利于提高单位在整个市场当中的竞争力。但就目前的现状而言，好多单位对档案管理工作的重视度不够，所以，要加强对档案管理工作的宣传力度。单位决策者应该重视这一部门，从决策者自身出发，定期宣传档案管理工作的内容和重要性，单位可以将档案管理的重要性等内容在其内部手册上印发，每个员工人手一份，促使更多人意识到档案并做好相关管理工作的重要性。

2.构建完善的档案管理机制

建立完善的档案管理机制是档案管理工作是否顺利展开的关键，故此，必须结合各单位的切实情况以及新时代的要求，不断完善管理机制。在实际操作过程当中，应该建立监督部门对其不定期抽查，看其是否符合规范。单位领导者要把职能切实落实在每个管理人员身上，应该支持管理人员的工作，帮助管理人员顺利开展工作，齐心把档案管理工作做好。领导应该积极参与到管理过程中去，为完善管理机制提供支持和依据。

3.提升档案管理人员的业务水平

档案管理工作人员的素质和档案管理的效率密切相关。管理人员服务意识不高一个关键的原因在于管理人员的文化还有专业水平有待提升，因此，应该加大对管理人员个人素质及专业水平的培养，可以定期组织培训，促使档案管理人员学习专业知识，以此帮助其高管理效率和水平。除此之外，还要加强其对法律法规的学习，做到合法守法、有法可依、有法可循。积极借助别人的成功经验和方法，促使档案管理效率实现最大化。

随着信息化技术的发展及普及使用，档案管理工作也需要大量更专业的人才，因此，建议从加强档案管理人员的福利待遇方面重视单位档案管理人员，优化档案管理人员的专业结构。

现代档案工作需要拥有较为丰富的计算机网络，只有拥有过硬的信息素养，才能在新时代中适应档案信息化工作。单位档案管理工作要通过制定优惠的人才政策，引进高素质的专业人才，通过外出培训等方式，提高现有工作人员的素质。单位应有计划的定期组织单位档案管理人员学习档案管理技术，针对实际工作中存在的问题，及时分析原因，总结出有针对性的培训主题内容。加强档案管理培训工作的有效性。对单位档案管理人员进行分批次或集中式信息技术的培训，促使这些档案管理者掌握并能够熟练使用先进的管理技术，提升档案管理水平。

4.建立线上档案管理模式要想提高档案管理的现代化水平，就需要建立一套健全的网络机制。以往传统的档案管理模式浪费大量纸张以及人力资源，不仅效率低下，而且管理水平较低。伴随着信息时代的到来，传统的管理模式逐渐被社会淘汰，所以，必须要建立一套完善的网络模式。如今，信息存储技术不再是像以前那样，而是存储在数据库当中，这种做法能有效保证信息的完整性以及安全性，在根本上避免单位面临不必要的损失，像以前遇到不可预测的灾害，例如火灾、水灾等，会出现档案烧毁、档案遗失等情况。在网络管理体系出现后，有效避免该情况的发生。网络体系的发展和应用不仅提高档案管理工作水平的提高，还有利于单位其他重要职能部门工作的开展。线上管理模式的开展有效规避档案遗失等问题，真正达到资源共享，提高部分资源的利用率。

5.提升档案管理技术的利用率

实现公共利益能成为单位档案管理的目标，为更好的对档案管理进行有效管理，可以通过加强数字化，自动化档案管理为手段提高档案管理的利用率，针对当前单位档案管理中技术支撑现状，建议单位可以采用数字化档案管理技术。如今，较为典型的技术包含数字加密技术等，数字档案信息可有效的实现信息资料的更新，将数字化运用到档案管理工作中，是在档案管理信息平台实现对单位档案管理的收集整理及补充等。档案数字化建设能有效为单位社会效益实现创造有利的条件，应加强数字化档案管理建设，可通过引进外来相关技术等方式进行本单位档案管理。档案管理工作自动化实现是单位档案管理的重要组成，档案管理自动化包含信息数据的自动收集，检索等，单位应加强档案管理的自动化建设，为自动化建设提供良好的基础，运用自动化管理方式提高档案管理效率。

6.重视做好电子档案管理

传统纸质保存方式对于环境的要求比较高，必须是在通光干燥的环境下，且所占面积比较大，如果遇到自然环境不好，资料的保存几率就会更小。在保存的过程中稍有不慎，就会造成资料的丢失、损坏、缺失。而电子信息的保存只需要小小的微盘、U盘等电子产品，就可以将档案进行保存，方便携带，所占的面积较小。针对单位情况的不同，要注意根据单位实际情况，制定符合单位档案管理信息化建设的标准，并通过上级领导和资金支持，保障档案信息化建设顺利展开。一方面，需要加强档案管理人员对档案信息管理软件的开发和利用，对于数据库、数据的处理、存档、文字处理等基本操作的应用，另一方面，还要加大档案管理人员对于计算机技术、数字设备的掌握，是否能够熟练地运用计算机软件对档案进行整理和收集，并在电子档案全过程的管理中，要保证文档的真实性。如此一来，以硬件设备为基础，以软件管理为核心，才能让信息化档案管理工作正常进行。此外，硬件安全是电子档案管理的核心，在选用硬件时，应该选用质量过硬、正规的公司产品，并加强对硬件设备的维护和使用。不定时进行硬件设备的杀毒检查，并对信息资料进行分类的备份，防止信息的丢失。在此基础上，单位应设置专业防火墙，防止不法分子和黑客的入侵。

三、結论

综上所述，单位档案管理改革已成为档案工作发展的必然趋势，为有效提升单位档案管理效率，需要加强单位领导层及管理人员对档案管理的认识，提出做好档案管理工作的具体建议，提升档案管理技术利用率、提高档案管理人员素质水平等，以期为单位档案管理提供有益的借鉴和参考。

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