新形势下提高事业单位文书档案管理工作效率的对策

徐柳

摘 要：本文对新形势下提高事业单位文书档案管理工作效率的对策进行了研究。文书档案不仅是事业单位和国家的重要资料，还能为社会公众提供查询服务。当前的文书档案管理工作存在着工作水平不高、重视程度不够、管理方式陈旧等问题。为了解决这些问题，提高事业单位文书档案管理工作效率，应该做到：坚持以人为本的理念;应用现代化技术;优化人员配置;完善管理制度;在新形势下探索文书档案管理模式。

关键词：事业单位;文书档案管理;工作效率

文书档案作为对事业单位各项信息的记录，具有重要的研究价值，对其管理是事业单位的一项重要工作。在新形势下，为了满足社会对文书档案管理工作提出的要求，充分发挥其自身作用，促进事业单位的发展，我们要探索出提高其工作效率的对策。

一、事业单位文书档案管理工作的重要性

1.是事业单位和国家的重要资料

事业单位文书档案作为记录事业单位设立、变更、注销、开展活动及登记管理工作等信息的原始材料，它具有法律效力。可以在涉及事业单位诉讼、核实违法违纪行为中，提供重要的依据和凭证。事业单位的类型、职责不同，涉及到我国经济、政治、文化等各个方面，共同推动国家社会发展。因此事业单位文书档案对其工作情况、发展变化的真实记录，也是记录了我国发展变化的历史资料。作为国家档案的重要组成部分，要建立和完善保管体系，文书档案的完整与安全关系到党和国家各项工作的开展及各种政策的制定。

2.为社会公众提供查询服务

事业单位文书档案记载的内容广泛，涵盖其工作生活的方方面面，如业务范围、详细的财政支出收入、日常工作的情况、各个项目的具体情况及分析。在社会主义市场经济和市场体系不断发展完善的今天，文书档案作为事业单位的重要基础性文件，不仅关系到其自身的平稳运营。对其进行深入的研究分析和开发利用，还能为社会公众提供其需要的信息服务，充分发挥其在社会经济生活中的作用。此外，对事业单位的工作人员来说，文书档案还能指导他们的日常工作，在其指导下顺利的完成各项工作，解决工作中遇到的困难，甚至纠正工作中出现的错误。

二、事业单位文书档案管理工作存在的问题

1.工作水平不高

当前很多事业单位的文书档案管理工作，很少任用专业的管理人员，也忽视对他们的培训。这就导致其档案管理人员工作水平不高、业务能力不强、管理方法和相关知识结构落后，在新形势下，不能对文书档案进行规范化管理，难以应付工作的实际进度。此外，档案管理工作没有专职的人员，很多人身兼数职，难以全副身心投入到档案管理工作中。日常工作中忽视档案的存档、归档工作，在这个过程中也忽视了材料的真实、准确。总的来说，工作水平不高，不利于事业单位文书档案管理工作的发展，也制约了事业单位的工作效率。

2.重视程度不够

文书档案对事业单位的管理具有重要的作用，关系到其自身的发展和相关决策的制定。很多事业单位的人员对档案工作的认识存在误区，没有意识到文书档案管理工作的重要性，对这项工作的重视程度不够。他们把档案管理工作与一般文书工作混淆，认为只是普通的事务性工作，做好文书档案的抄写、保管、外调、查档就行了。忽视了对相关人员及配置的管理。用文书档案管理工作不能带来经济效益，这一实用主义的眼光来看待这项工作，违背了档案自身的价值。

3.管理方式陈旧

管理方式陈旧不仅体现在相关工作人员不够专业、工作水平不高。还体现在很多事业单位领导因为资金投入的问题，不愿意建立档案系统。也没有结合现代化科学手段。这就导致了在信息化迅速发展的今天，文书档案的文件种类越来越多，传统的文书档案的分类和归档工作难以满足实际工作的要求。事业单位的档案管理模式落后，资料管理不够科学规范，其自身功效难以充分发挥，最终制约了事业单位的发展。

三、提高事业单位文书档案管理工作效率的对策

1.坚持以人为本的理念

在新形势下，以人为本的理念广泛传播并被运用到各行各业中。事业单位作为社会生活中的重要组成部分更要坚持这一理念，把它作为各项工作的基础和前提，其文书档案管理工作也不例外。以人为本的理念要求事业单位要重视档案管理人员，并认识到这一岗位的重要作用。在工作中各科室和领导，不仅要注重与管理人员的沟通交流，了解他们的职业规划和心理情绪，还要认可并积极配合他们的工作，保证文书档案管理工作顺利开展。只有这样才能从总体上提高事业单位文书档案管理工作的效率，使管理人员获得成就感和归属感，更加努力的投入到工作中去。此外坚持以人为本的理念，不仅关注文书档案管理人员，还要关注自己的服务对象即社会大众。各事业单位要认识到，其文书档案管理工作不仅涉及到自身的发展，也关系到对社会大众的服务质量。文书档案管理工作其社会性、服务型功能增加，要改革自己的工作模式，为社会大众提供更优质的服务。

2.应用现代化技术

信息技术的发展和广泛应用，提高了各行各业的工作效率，促进了各行业和全社会的发展。事业单位文书档案管理工作要想提高工作效率，就要应用现代化技术和現代化管理手段，构建新型管理模式。传统的文书档案种类多、细节多，资料查询时耗费时间长，而且容易产生错误，纸质档案消耗成本大，不易储存，信息化技术的出现有助于这些问题的解决。事业单位的领导要重视信息化技术在文书档案管理工作中的应用，加大对相关设备的投入，培养高素质的管理人才。管理人员不仅要有很强的业务能力，还要熟练掌握现代化信息技术，能在实际工作中熟练应用现代化信息设备。此外还要建立信息化管理平台，这个平台要具备高效的管理软件和安全可靠的防火墙。这样这个平台才能实现文书档案额加工、存储、保密、查询等功能，能安全平稳的运行。实现文书档案管理工作的数字化、一体化，不仅能提高其工作效率、水平及准确性，还能对其各项工作统一管理，为事业单位制定科学合理的决策提供可靠的信息资料，从而促进事业单位的发展。

3.优化人员配置

事业单位应该把优化人员配置作为核心内容之一，在文书档案管理工作中，要优化原来的人员配置，设置专职人员，任用专业人才，加大对人员的管理和培训以提高管理人员的素质。在选拔文书档案管理人员时，要考察他们的职业规划和专业能力，最好聘任有专业资格证书的人，使其能在其岗谋其职，对工作认真负责。对管理人员进行培训，能丰富他们关于文书档案管理工作的基础知识，增强其业务能力，从而保证工作顺利高效的开展。在他们进入岗位时，要进行全面的培训，使他们对文书档案管理工作的任务和相关规章制度有所了解。在日常工作中，要为他们提供更多的培训机会，加大培训力度，不仅要培训他们的业务能力，还要增强思想政治方面的教育。把培训工作贯穿管理人员的整个职业生涯中，才能保證他们在新形势下，掌握最新的文书档案管理知识、技术，能应付实际工作中的各种问题，从而提高事业单位文书档案管理工作。此外，还要保持文书档案管理队伍的连续性和稳定性，这样不仅有利于文书档案保密，还能促进事业单位文书档案管理工作的发展。

4.完善管理制度

完善管理制度也是事业单位的一项重要工作，实现这个目的就要健全完善的奖惩体制。一个人的潜能是无限的，只有合理的激励才能给其带来持久的动力。使其在工作中充分发挥自己的才能，提高工作效率和水平。根据以人为本的理念，在文书档案管理工作中设立了激励制度，要考虑到管理人员的个性和职业追求，用明确的考核评定指标来考察他们的工作。对业绩突出、工作能力强的人员，要给予物质、精神方面的鼓励和晋升机会，增强管理人员的积极性和责任感。此外，还要设立相应的惩罚制度，能帮助工作人员明确自己的职责，增强其责任感。激励机制和惩罚机制共同发挥作用，才能提升文书档案管理工作的队伍素质和工作效率。

5.在新形势下探索文书档案管理模式

在市场经济不断发展的今天，文书档案开始面向社会，为各种经济组织提供信息服务。它由原来的为事业单位服务转为更倾向于为社会大众提供服务，因此文书档案管理工作模式，也应该由封闭性向社会性转变。此外，目标管理作为一种新型的管理模式，能提高工作效率。在生活节奏快的今天，也应该把这一管理模式应用于文书档案管理工作中。 文书档案工作目标管理是指按照一定的办法和程序，对文书档案的内容和形式进行考评，并按照规定的等级标准，认定等级。其考核的标准是以党的工作要求和国家档案工作的政策、法规为依据的。但是在制定考核标准时，要结合自身文书档案管理工作的现状及发展规划，灵活调整，使其符合实际情况。目前目标管理工作的作用，已经在文书档案管理部门中得到实践证实，它能帮助事业单位的文书档案管理工作实现规范化、科学化和现代化。因此有关部门应该借鉴其经验，并结合自身的实际情况，开展文书档案目标管理工作

四、结束语

市场经济日益发展并完善，信息技术快速发展并广泛应用。在这种新形势下，事业单位的文书管理工作要进行改革。不仅要注重其社会服务型功能的发挥，还要应用先进的信息技术和管理模式，提高工作效率，充分发挥文书档案管理工作的功能，促进事业单位的发展。

参考文献：

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