企事业单位档案管理信息化建设思路

王术波

摘  要：随着科学技术的快速发展，档案已经从传统的纸质版转变为电子版，现如今许多单位几乎全部使用电子档案，企事业单位也不例外。本文通过对企事业单位档案管理信息化建设进行详细的分析，希望对企业事业单位档案管理信息化建设发展提供帮助。

关键词：企事业单位;档案管理;信息化建设

引言

随着互联网和科学技术的快速发展和普及，传统的档案管理方式无法适应现新时代发展需求，而在传统档案管理创新和发展过程中，网络化、数字化的档案管理信息管理模式得以快速发展。电子档案管理是时代发展的产物，是信息共享、资源整合的重要方式，可以促进工作效率的提升，从而提高企事业单位管理水平。

一、制定档案信息化总体规划

制定档案信息化总体规划，应符合企事业单位的发展情况。这就需要企事业单位详细分析本企事业单位的情况和战略发展目标，制定切实可行的档案信息化总体规划，从而形成标准统一的网络管理方式，促进档案信息化的长久发展。除此之外，还应提高档案管理信息系统的实际运行效果，使得其能够更好的服务于企事业单位档案管理，同时也应要重视系统的灵活性和发展性，为未来的创新发展提供保障。

二、建立完善的档案信息网站

建立完善的档案信息网站，可以使得企事业单位可以通过网页进行浏览和查询档案信息，可以有效的对档案信息进行分类，可以大大提高利用率[2]。档案信息网站是档案数字化的重要表现形式，也是推动档案信息化建设的重要手段，具体而言：（1）在对档案信息化建设过程中，可以将档案管理系统与企事业单位管理系统相结合，建立统一标准的管理制度。可以对企事业单位各部门的信息进行综合性考虑，资源共享，从而使得管理系统充分发挥其自身优势。（2）选择符合实际情况的档案管理系统是档案信息化建设的重要条件之一。只有选择符合本企事业单位的档案管理并且检索能力比较强的软件，才可以充分发挥其优势，从而保障企事业单位档案管理信息化建设。（3）选择的网络设备应要与相关标准制度相适应，并且应优先选择流行的产品设备，这样可以得到软件厂家的支持，从而可以避免今后设备升级更新时无从下手问题的发生。除此之外，要详细考虑设备的传输速度、反应能力等合理配置设备。

三、向档案信息资源数字化发展

档案信息资源数字化是档案信息化建设的关键节点，是保障档案信息的重要方式，也是建设数字化档案综合服务信息系统的重要内容[2]。档案数字化是依靠先进的信息技术，对档案部门传统的档案资料（音频、视频等）转化为数字化信息，从而为建立档案目录资料数据库提供帮助。需要注意的是在馆藏档案资源中实现数字化，并不是将所有的馆藏档案全部转变为数字化，而是对馆藏档案进行详细的分析，采取切实可行的方式，循序渐进的转变为数字化档案资料。另外，将馆藏档案资料信息转变为数字化档案信息，并不是不在使用传统档案馆，而是企事业单位根据实际情况，将传统档案馆与数字档案相结合，从而促进档案信息化建设的快速发展。

四、制定标准化、系统化的档案信息

标准化、系统化是档案信息化建设的重要组成部分，也是档案信息化建设的标志。因此这就需要企事业单位应遵循国家信息化建设相关规章制度和标准，并结合自身的实际发展情况，制定标准化、系统化的档案信息内容，从而促进档案信息管理工作效率的提升，可以大大减少由于设置、格式等变化导致信息错误现象的发生。

档案目录数据库既要符合国家建设标准，又要便于操作。因此各个企事业单位的文件和档案的内容、格式等应要有统一的标准，对档案数据库管理软件等建立统一的标准，从而使得电子录入之后可以实现数据资源共享的目的，可以有效避免由于操作软件的不同导致两者之间不能够转化和读取问题的发生。

五、为档案信息化设置安全保密问题

档案信息化建设推动档案资源的开发和利用，数字化的档案信息虽然可以为用户带来更多的便利，但却存在着诸多的安全问题。

档案信息最为重要的是具有保密性，有些档案可以不用加密，供任何用户下载、浏览和使用;而有些重要的档案信息就不宜公开，需要设置密保问题。数字化档案信息的内容和位置很容易发生变，可能会引发档案资料的丢失，因此对档案信息有着巨大的威胁[3]。这就需要采用合理的防护措施，对档案信息化提供强有力的保护，具体而言：（1）建立完善的规章制度，保障档案信息的安全性，同时还应加强档案人员的保密教育培训工作，提高其自身综合素质。（2）安全稳定的计算机系统，可以保障信息安全。因此这就需要制定信息安全规范体系和严谨科学的管理计划，明确责任制度，从而保障网络、系统和数据的安全性。（3）对档案信息要定期进行备份和异地存储，可以有效避免信息系统崩溃或者受损信息数据丢失的现象发生。同时在服务器中可以使用镜像硬盘，如果数据丢失或者病毒入侵，另一个硬盘还是可以使用。（4）网络上是保障数字化档案的重要部分，所以可以建立防火墙、身份认证和访问控制等，从而提高安全系数。

六、提高档案人员的综合能力

在企事业单位档案信息化建设过程中，主要是依靠计算机和网络为基础，采用信息技术档案管理工作方式，使得传统手工方式录入档案资料转变更加自动化、智能化的录入方式，从而可以为企事业单位档案管理信息化建设提供保障。由于档案管理越来越趋于自动化、智能化，因此对档案人员的综合能力提出更高要求。檔案人员应要更新观念，努力学习先进的知识和技术，能够熟练掌握相关操作流程，并且能够对海量的数据信息进行分类、标记和管理，从而使得档案信息充分发挥其自身优势，满足企事业单位对档案的需求。

结束语

总而言之，档案管理对企事业单位工作发挥着十分重要的作用。在现阶段的档案信息管理充满着挑战，并且档案管理工作的好坏，在一定程度上影响着工作效率。因此在档案信息化建设前期阶段应做好准备工作，加强对档案信息安全管理等方面的重视度，充分利用一切资源，推动档案管理信息化建设发展，从而促进企事业单位的稳定发展。

参考文献

[1]  贠霄雄，杨于锋.关于企事业单位档案人才队伍建设的思考[J].办公室业务，2018（24）：167.

[2]  白红艳.企事业单位档案管理信息化建设探索[J].产业与科技论坛，2018，17（12）：268-269.

[3]  邸志红.做好企事业单位档案管理工作之我见[J].黑龙江档案，2017（02）：67.