航天固定资产投资项目档案管理方案设计

摘 要：项目档案管理是项目工作的重要组成部分，是决定项目质量的关键环节之一。本文在分析我企业当前固定资产投资项目档案管理存在问题的基础上，提出了设计档案管理方案的原则，并针对性的设计了与我企业相适应的项目档案管理职责体系和流程管理图，为提升我企业的固定资产投资项目档案管理效率提供的指导。

关键词：航天;固定资产投资项目;档案管理;职责体系;流程

一、引言

所谓固定资产投资项目指的是，企业在现有国家政策支持的基础上，为进一步扩大企业内部的生产和科研能力，开展的一系列新建、扩建以及技术改造等基础建设工程。固定资产投资项目档案管理指的是与上述基础建设项目相关的立项报告、可行性报告、施工以及竣工等各个阶段的技术文档的归档管理。项目档案管理工作是项目工作的重要组成部分，是确保项目质量的关键环节之一。项目建设成果包括有：物质形态的项目实体和知识形态的项目档案。其中，物质形态的项目实体为该项目的建设情况;知识形态贯穿于整个项目中，且涉及到与该项目相关的众多部门。

近年来，随着我国航天事业及社会主义市场经济体制的发展，对航天企业的固定资产投资项目档案管理工作提出了新的要求和更高的挑战。航天企业如何在当前新的市场经济体制及航天事业发展的新形势下下开展固定资产投资项目档案管理工作，是当前急需解决的问题。本以某航天企业为研究对象，在分析该企业固定资产项目投资管理项目管理现状的前提下，提出了适应该企业的档案管理方案，为航天企业的发展提供保障。

二、固定资产投资项目档案管理现状

固定资产投资项目档案管理工作涉及到该项目的准备、施工、运行以及竣工等阶段。在不同的阶段，所涉及到的部门均不相同;且在不同的阶段，项目档案管理工作的内容也不尽相同[3]。本文在充分分析以往我企业在固定资产投资项目档案管理工作所存在问题的基础上，将其总结如下：

1.项目档案管理制度不健全

在当前国际贸易日益增多的大环境下，在国家层面上的固定资产投资项目的制度已经处于改革阶段，且从项目的招投标、竣工备案以及相关的监督制度已经逐步完善。但是，对于企业而言，上述相关的制度还处于研讨阶段，尚未形成统一的行业规范。此外，该企业对项目档案管理工作的开展相对较晚，存在欠缺经验且管理方式落后的特点。总而言之，该企业当前缺相对完善的固定资产投资项目档案管理的制度。

2.缺乏对项目档案管理工作的重视程度

该企业任何一个基础建设项目所持续的时间均相对较差，且项目部所在地不固定，加之从项目实施到最终的竣工验收都存在“重建设、轻档案”的思想，导致参与项目的人员对项目档案管理工作不够重视，更有些项目不单独设立项目档案管理共组的人员，仅由其他人员兼职，使得最终项目的档案管理工作不到位。经调研可知，在项目实施阶段工作人员几乎不考虑项目档案的管理工作。此外，由于领导层对项目档案管理工作的不重视，使得缺乏其相应的考核制度。因此，对项目档案管理工作的不重视是导致其效果不佳的主要原因。

3.项目档案管理人员能力不足

在当前新形势下，项目档案管理工作已不单纯的一项管理工作，还是一项专业性极强的工作，对项目档案管理人员的素质提出了更高的要求和挑战。而我企业当前项目档案管理人员具有年龄大、学历低以及知识面窄的特点，难以满足当前项目档案管理对人员的素质要求。此外，施工单位的项目档案管理人员仅由其他人员兼职，尚未接受过严格的培训等，最终直接影响了我企业固定资产投资项目档案管理的水平。

三、固定资产投资项目档案管理方案的设计

1.项目档案管理方案的设计原则

为保证所设计的固定资产投资项目档案管理方案能够完美服务于我企业项目档案管理工作，确保项目档案管理工作的高效開展，需遵循以下原则：集中性原则、完整性原则、准确性原则等。

（1）集中性原则：为每个项目配置专职项目档案管理人员，并根据项目进展及时收集对应阶段的所有资料，归档;

（2）完整性原则：项目档案管理人员应将与该项目相关的各个阶段、各种类型的资料全部归档;

（3）准确性原则：项目档案管理人员应保证所收集的资料均能够准确反映各个阶段的工作，各个资料均为签署完成的资料。

2.项目档案管理职责体系的设计

目前，我企业的项目档案管理工作由多个部门共同完成，在执行过程中存在兼顾不到位的现象。因此，为保证最终的项目档案管理方案能够助力企业的发展，需根据企业情况设计相应的项目档案管理职责。

项目档案管理职责体系能够明确职责和工作程序。由于项目档案管理组织仅存在于项目的生命周期内，因此项目管理组织具有一定的灵活性和柔性。一般的，项目组织形式包括有：职能式项目组织形式、项目式组织形式以及矩阵式项目组织形式。根据我企业的实际情况，并在对比三种项目组织形式的基础上，我企业所选用的项目组织形式为矩阵式，该组织形式能够充分调动我企业二线部门的优势。如图1所示为适应于我企业的项目档案管理组织形式。

明确参与项目各方在项目档案管理的职责：

（1）建设单位的职责：配置专职的项目档案管理人员;组织各方项目人员参与项目档案管理业务知识的培训;完成项目立项、设计、施工以及竣工各个阶段建设项目的资料收集;负责收集各方收集的资料。

（2）设计单位的职责：为建设单位提供相关的档案资料;若工程项目存在变更，应出具设计变更单。

（3）施工单位的职责：收集施工期间的所有与项目相关的档案资料;向建设单位移交相关施工技术文件和施工图纸。

（4）监理单位的职责：根据施工单位提供的资料对项目质量进行核查;开展好监理文件、施工文件以及竣工文件的审核，并保证各项资料的准确性和完整性。

3.项目档案管理流程的设计

目前，我企业的项目档案管理流程存在职责不清、信息不畅的问题，造成我企业的项目档案管理效率低下。根据我企业当前的机构和管理现状，设计的项目档案管理流程如图2所示：

如图2所示，我企业固定资产投资项目档案管理流程包括有：收集、鉴定、整理、审查、归档、验收以及利用7个环节。其中，企业档案管理部门通过鉴定、审查以及验收三个环节对现有的档案资料进行分析，并将分析结果反馈到建设单位、设计单位、施工单位以及监理单位，确保固定资产投资项目档案管理的完整性和准确性。基于如图2所示的项目档案管理流程，能够有效缩短档案管理的进程，进而大大提升了我企业固定资产投资项目档案管理工作的效率。

四、总结

当前航天固定资产投资项目的不断增加，对传统的项目档案管理工作提出了新的要求和挑战。目前，我企业在固定资产投资项目档案管理方面存在缺乏相关制度、重视程度不够以及项目管理人员素质水平较低的问题。为提升我企业固定资产投资项目管理工作的效率，本着集中性、完整性和准确性的原则设计了与我企业相匹配的项目档案管理职责体系和相应的管理流程。

参考文献：

[1]熊 瑶，原 月.固定资产投资项目档案的前端控制[J].北京档案，2018，No.329（5）：38-40.

[2]王晓然，周关关.航天项目档案管理系统开发可行性分析[J].档案学研究，2017（s2）：58-61.

[3]胡祖铨.固定资产投资形势分析及预测[J]. 宏观经济管理，2017（09）：39-43.

[4]周 文.固定资产投资的行业结构优化[J].求索， 2018（1）：89-97.

[5]刘 健，于 洋.新常态下航天企业固定资产投资审计模式研究[J].财会月刊，2017（7）：123-128.

作者简介：王力弘（1975-），女，籍贯：内蒙古，学历：大学本科，职称：馆员，单位：北京宇航系统工程研究所，研究方向：档案专业。