数字传媒下的档案信息管理工作分析

摘 要：伴随着信息技术的飞速发展，以博客、微博、微信为代表的新兴媒介正逐渐的渗入到人们的生活之中，在这种环境下，数字媒体也呈现着一种高速发展的状态。随着数字媒体的出现，这种全新的数字媒介环境对档案信息管理工作的开展也提出了新的要求，并改变着档案信息管理工作的模式，促使檔案信息管理由以往单一的书籍管理模式向一个更加全面、细致的方向发展，这为档案信息管理工作的有序开展提供了一个新的发展契机。基于此，文章从数字传媒背景下档案信息管理工作中所存在的问题展开分析，先对档案信息管理工作的未来发展趋势展开了讨论，进而提出了数字媒体环境下档案信息管理工作的创新途径。

关键词：数字传媒;档案信息;管理

数字传媒的大背景下，以手机、微博、微信为媒介的传播载体正在不断的蔓延，不仅冲击着以报纸为媒介的传统媒体传播结构，也刷新了人们在信息时代中的新闻信息传播方式。跟随数字媒体技术的持续发展，以及其在社会各方面的不断深入，档案信息管理的方式也发生了很大的变化。不能否认的是，数字传媒下的新兴媒介在信息传播中占据着明显的优势，并被广泛的应用在各个领域之中，而为了让档案信息管理工作得到更加有效的利用，档案部门在工作的开展中也越来越多的采用了新媒体。如今，数字传媒技术虽然在档案信息管理工作中已经被应用，但依旧存在着一定的问题，而为了适应档案信息管理未来的工作需求，数字传播环境下，档案信息管理工作的开展还需要展开创新性的发展研究。

一、数字传媒下档案信息管理工作中存在的问题

1.重视程度不足

档案信息管理中，很多单位对数字传媒技术的应用都存在着一种只要把档案资料输入到电脑中，就表示进入或完成信息化管理的误区，因此，在对数字传媒的具体应用中，人为观念所造成的影响非常严重，而针对数字传媒下各种传媒媒介（微信、微博、音频、视频等）的应用程度根本不足，以此阻碍着档案信息管理工作的良性发展。于此同时，部分领导对档案信息管理数字传媒工作的开展只是口头上比较重视，在具体的实际行动上却严重忽视，只有在使用的过程中才发现它的重要性，而在不需要的时候依旧将其放在次要的地位，对于档案管理本身也不是非常重视，这些落后的思想普遍存在于档案信息管理工作中。

2.缺乏长远规划

虽然信息时代已经来临很久了，但是在档案管理的具体实施中，很多单位信息化工作的开展还是处于一种起步阶段，对于数字传播媒介的应用更是刚刚开始，尚未掌握科学合理的管理方法，同时，对数字传媒下的档案信息管理工作的发展战略也缺乏一定的考虑，没有在档案信息化的推进过程中做好总体的规划工作。受这些因素的影响，即使档案管理工作已经将现代信息技术应用其中，已经对数字传播媒介进行了利用，但如果依旧固守着落后的体制、陈旧的模式，不去根据实际制定一套科学、完整的档案管理体制，这对数字传播媒介下档案信息化工作的有序发展是很不利的。

3.资源开发不足

长久以来，对于普通群众来讲，他们都无法获得利用档案的权利，或者说是缺乏一定的档案利用意识，只有部分人存在档案利用的行为。但是，随着新媒体的发展，以数字传播媒介为载体的各种传播方式扩大了档案利用人群的规模，也进一步的满足了人们对档案的多元化需求，但是，从目前的情况分析，室藏档案的数字化加工力度依旧不大，固守原有管理模式的现象非常严重，在档案资源的开发上存在一定的局限性，开发力度有所限制，因此导致档案管理的信息化程度明显较低，甚至有些部门的档案管理信息化建设工作尚处于备案状态，还没有展开具体的活动，这些情况的存在都导致档案无法在数字传媒中提供更加丰富的档案数据查询，也导致档案所具有的各项服务功能无法得到进一步的发挥。

二、档案信息管理工作的发展趋势

1.档案信息数字化

数字媒体以信息技术为支撑，在信息化的高度普及下，很多单位工作的开展都是依靠办公自动化系统来实现的，展开的是一种无纸化的办公模式，在这种环境下，档案的生成方式、存储方式、阅读方式等都发生了重大的变革。例如，在起草和签发文件、催办和文件归档工作的开展中，都对信息化的管理模式进行了有效的利用，档案文件中所包含的文书多是以数字化的形式而存在的，此时，档案就是以电子媒介的形态而存在的，不仅便于管理，还具有存储方便的优势，还能通过数字媒介来展开档案的收集、筛选、存数、使用等整个管理流程，由此可以发现，当前的档案信息管理工作呈现着一种数字化的发展趋势。

2.利用多样化

社会的进步促使档案管理的水平也在不断的提升，在逐渐丰富的工作环境下，档案的内容多种多样，一方面利用档案展开工作的人数和对象在不断的扩大，另一方面人们对档案利用的需求也在随之不断的增加。如今，在数字传媒的背景下，档案管理工作的进行将这一传统的利用方式打破了，通过数字传媒下的新闻媒介，以及微博、微信等新兴媒介，为人们档案的利用提供了一定的便利性，而它的利用价值也发生了新的变化，逐渐的突破了单纯的参考、凭证等用途，逐渐的将档案所具有的知识性、休闲性展现出来，将它们的利用变为一种可能。

3.服务大众化

随着网络、手机、数字电视等新媒体形式的发展，以及在人们生活的广泛应用，由此衍生出了微博、微信等很多新兴的数字传媒形式，为档案服务利用的方式实现了创新。就档案信息管理工作的开展来讲，部分地方政府的规章中，已经在档案馆的信息管理文件中开放了档案服务工作的相关规定，甚至在智能手机还没出现的时代，就创造性的开通了手机短信查询档案和现行文件目录业务，档案利用和新媒体的接触由来已久。传统档案的利用是通过到档案馆查询实现的，但是通过数字传媒技术下的各种衍生物，这就实现了对档案随时利用的目的，将档案便捷利用的潜能激发了出来，促进了档案利用人群的多元化和规模化发展趋势。

三、数字媒体下档案信息管理工作的创新途径

1.以数字传播媒介为载体，展开档案宣传工作

数字传媒环境下，档案信息工作的开展需要从媒介传播的方式着手，并在适应这一传播方式的基础上展开档案信息管理工作。例如，在档案宣传管理活动中，除了开展传统的档案制度和业务培训讲座、开展档案知识竞赛、举办档案文化沙龙等宣传途径外，还可以和数字传播媒介紧密结合。以微博为例，作为一种新型的传播媒介，微博具有传播速度快、受众范围广、时效性强和交流互动效果好等优势，档案宣传工作中开通微博是占领媒体宣传的新要求，通过发布微博不仅能够对自身进行宣传，还能加强和公众的互动交流能力，对档案社会影响力的扩大非常有益。同时，通过微博这一传播平台，档案部门可以更加自由、灵活的发布更多的档案文化信息，将和档案相关的照片、视频等内容发布出来，通过微博上实现互动交流，参与到公众对档案的关注之中，以更好的适应当前人们对档案文化的需求。

2.增加数字媒体档案比重，拓展档案收集的广度

信息时代的大背景下，檔案已经不是传统意义上以书籍形式而存在的物体，音频、视频等逐渐成为档案的一部分，并占据着很大的比例，尤其体现在广播电视事业之中。在新的社会发展形式下，档案工作的完善和丰富需要对视频、音频等形式的档案做好收集工作，将反应企业、学校、公共档案馆特色改革发展实践中的讲话录像、活动录像、会议录像，以及在广播和新闻上的报道等其他的多媒体素材纳入到档案的收集范围之中。当然，这些档案收集工作的进行是建立在数字传媒基础之上的，视频、音频以摄像机、数码相机、手机为主要载体，各种活动、会议中所呈现的一些细节都需要详细录入。原本，单纯依靠这些载体是很难实现这一收集目标的，但媒体环境的变化和数字传媒技术的进步都为这些动态档案的收集提供了支持，使档案收集的类别和内容更加的丰富、广泛，而档案的记录者和收集者也可能是身边的每一个人，有效的拓展了档案资源的收集渠道，增加了新媒体档案的比重。

3.紧抓媒介技术升级契机，拓宽档案利用形式

目前，面对数字传媒这一发展环境，档案服务工作的开展在任何一个环境下都需要由“主动服务”向“被动服务”，由“单一服务”向“立体服务”转变，而档案管理部门更需要和其他相关部门一起展开档案管理的科学化和规范化改革进展。在这个需求下，档案部门可以和相关的职能部门通过数字媒介，整合相关的社会制作力量，构建一个专业化的制作团队共同编辑一个网络版的《档案通讯》，将单位在发展进程中的各项决策内容、依据、发展历史、政策导向等情况，通过计算机办公系统，或者借助微博、微信等信息传播媒介，将相关内容发送给各个职能部门和领导人员，给予他们决策性的参考意见。当然，对于能力比较高的单位，档案信息管理工作的开展还有更好的拓宽渠道，可通过网络平台、移动电视等展开全方位的升级活动，让公众通过这些传媒来了解档案、促使档案工作能够更好的服务于大众。

四、结语

综上所述，在我国数字传媒技术的不断发展中，各种新兴的传播媒介正在不断的扩大，作用也在不断的凸显，这一发展环境对档案信息管理工作的开展来讲，不仅是一个机遇，也是一种挑战。因此，面对档案信息管理中所存在的各种问题，档案工作的开展需要尽快的实现和办公自动化的对接，更需要将新兴媒介应用其中，给予足够的重视，这样才能更好的拓宽档案信息管理的渠道，收集更多的档案信息，将档案的作用最大化的发挥出来。

参考文献：

[1]朱晓杰.数字时代高校档案管理创新研究——以河南信息统计职业学院为例[J].档案管理，2018（06）

[2]李天凤.数字信息化背景下医院档案管理的创新措施[J].中国卫生产业，2019（02）

[3]袁双云，王仁秋.网络云时代的个人数字档案管理策略[J].兰台世界，2019（03）

作者简介：夏歆钰（1976-），女，汉族，浙江温州人，温州市中心医院，馆员，研究方向：档案管理。