监理单位资料档案信息化管理的审视

摘  要：档案管理工作是每一个政府工作单位和企业管理中的重要组成部分。随着时代的进步和信息技术的发展，新的档案管理模式应运而生。电子信息技术的不断成熟带来了档案管理上的变革，因为电子信息化技术，档案管理更加便利了。在当下社会，人们开始意识到信息的重要性，而电子信息化管理模式下的档案管理无疑能够拥有更加高效的信息提取与整合的能力，能够更好地推动社会的发展，促进城市建设的现代化。监理单位行政资料的电子信息化档案管理，也是必不可少的。

关键词：档案管理;电子信息化;管理模式

中图分类号：G270.7       文献标识码：A 文章编号：2096-4706（2019）07-0185-03

Abstract：Archives management is an important part of the management of every government work unit and enterprise. With the progress of the times and the development of information technology，a new mode of archives management emerges as the times require. The continuous maturity of electronic information technology has brought about changes in archives management，because of electronic information technology，archives management is more convenient. In today’s society，people begin to realize the importance of information，and the archives management under the electronic information management mode can undoubtedly have more efficient information extraction and integration capabilities，can better promote the development of society，and promote the modernization of urban construction. The electronic information archives management of administrative data of supervision units is also indispensable.

Keywords：archives management;electronic informatization;management mode

0  引  言

檔案是政府单位和企业在发展中的重要参考，受传统档案管理类型的限制，档案管理在效率和内容上难以满足时代的需求，为了更好地发展档案管理，电子信息化的监理单位档案管理模式是必不可少的;为了更好地实现档案的保存和利用，就必须对现有的档案进行电子信息化，弥补其不足，由此促进档案管理质量的提升，更好地服务于社会需求。

1  新时代下发展监理单位档案管理电子信息化的必然性

电子信息化模式下的技术发展改变了传统的档案管理模式，互联网时代有大量的办公软件被开发出来，被人们用于工作生活中。利用软件进行工作方便快捷，准确性高，利于查找也利于记录。电子信息化几乎改变了大部分的传统管理方式。新的电子信息化的管理模式已经成为新时代信息管理的主要模式。随着企业的不断发展壮大，所监理的工程项目数量逐日增加，应存储的工程档案资料也越来越多。

相比较于传统的档案管理模式，电子信息化管理模式，信息集中而且开放性强，既方便了管理人员记录和修改，也方便其他人员查阅;而传统档案管理模式信息分散且封闭，而且对档案室的空间要求也较大，虽然在一定时期发挥了重要的作用，但在互联网时代难以满足社会和企业发展的需要，只有运用高效率和高质量的电子信息化的档案管理模式，才可以满足新的时代需求。

2  电子信息化下的新档案管理模式的优势

计算机是互联网时代必不可少的生产工具，通过将文字、声音、图片、视频等传入计算机，可以使档案变为数字形式，既快捷可更改，又能够及时分享，存储安全且便捷，比起传统档案管理模式优势极大。

2.1  档案的共享与办公自动化

在全社会进入办公自动化的背景下，资料的录入工作变得轻而易举，办公系统可以轻松与档案管理系统对接，实现资源实时共享，达成信息一体化，同时，档案的归档也可以实时进行，实现档案整理的同步。这样既有利于档案的利用与整理，又有利于办公自动化的发展，提升了工作效率。

2.2  更快地检索档案

电子信息化最大的优势，便是效率。传统的信息查询不仅慢而且低效，这种低效不仅仅表现在时间上，也表现在正确率上，而电子信息化下的档案管理，既快速，又准确，极少出现错误，而具体使用的时候，既能精确查找，又能模糊查找，极为方便。在提升了工作效率的同时，也减少了工作人员的工作负担。

2.3  时效性和管理效率

传统档案管理模式流程烦琐，这加大了使用者的使用成本，导致流失了大量使用者，这使得档案管理的效率同步降低。而新的电子信息化的档案管理，优化了管理流程，提升了管理效率，档案的产生到使用精确迅捷。因为电子信息化的档案管理减少了大量人工操作环节，利用档案管理系统实现了档案的管理与录入，减少了许多人工失误，所以大大提升了档案的管理效率，使档案管理人员可以有足够多的时间去保证档案的真实性和质量。

2.4  简化了管理流程，加大了信息存储能力

档案管理工作是一项非常复杂的工作，涉及许多方面，传统的档案管理工作是通过大量的档案管理人员经过反复整理和查阅在复杂多样的档案库里找寻需要的档案，这样的工作方式效率低下、误差多、时效性差，也浪费了大量时间。在档案进行存储的时候，也会因为传统档案管理系统的复制性而难以录入，并且还有信息录入量太少，大量的信息难以录入的问题。而新的电子信息化的档案管理系统，可以高效精准地查阅和录入资料。并且因为电子信息化的档案管理系统读写方便，即使是大容量的信息也可以轻松录入资料库，纳入档案管理的系统当中。

2.5  优秀的存储媒介

传统的档案管理的存储媒介大多是纸质的，存在文件体积大、易受潮、易燃烧、不易备份、不易保存、不易转移等问题，并且容易在火灾或自然灾害后出现档案丢失的现象，这极不利于档案管理工作的展开。而电子信息化的档案管理则很好地避免了这些问题。电子信息化的档案管理容易备份，而且利用硬盘存储，具备体积小、重量轻、发生灾害时易转移等优势。即使是水浸或者被切割，也有技术手段可以修复。而且可以利用互联网进行备份，资料很难丢失。

2.6  减少对档案室的场地依赖

传统的档案管理对场地的要求较高，既有空间面积的要求，也有电气设备、消防设备等安全管理的要求，而且还需要配备专兼职的档案室管理人员，加上对档案室的日常管理与维护，这对于企业而言是一笔不菲的开支。

3  电子信息化下档案管理的新职责

3.1  收集整理信息

借助计算机系统为载体，收集需要的信息录入网络，存储电子档案，完成建立网络电子档案的工作，建立档案的信息库。信息的收集是档案管理工作的重要部分。在收集电子档案的时候，将收集到的档案进行整理，进行编号，进行有序化处理，制作逻辑目录。

3.2  系统维护

在档案管理的计算机系统当中，硬件问题较少出现但出现后难以解决，需要有较好的备份处理。而软件问题需要经常调试，配备专业人员进行维护，以此保持档案管理系统的高效运转。

3.3  对档案信息系统的保密

保密工作，一部分是因为隐私的需要，另一方面也是防止黑客篡改利用档案信息。因此，建立档案系统的保密性十分重要。档案信息的保密工作可以说是电子信息化的档案系统以后工作的一大重点。

3.4  增加利用环节效率

利用环节是档案管理中的根本环节，利用电子信息化系统，可以使档案管理与互联网结合起来，可以增加多种查阅方式，增加阅读和检索方式。电子信息化的档案管理模式最大的优势便是效率。因为传统的信息查询慢而且低效，电子信息化下的档案管理要做到既快速，又准确，不出现错误，而具体使用的时候，既能精确查找，又能模糊查找，增加了工作效率的同时，减少工作人员的工作负担。

3.5  保存存储媒介

电子信息化的档案管理模式中，档案存储媒介大多是以硬盘形式存在，硬盘需要专业人员进行维护和检查，也要增加安全意识防止被复制或篡改。对于电子信息化的档案管理，应该建造有专门的电子信息化档案机房，用于放置服务器。

3.6  对档案管理信息中心的安全维护

作为档案管理的主体单位，应设立档案管理信息中心，负责档案的日常运维及特殊时期的应急处理。档案管理信息中心要建立健全运维体系，规范各种运行情况下的规章制度，经常开展切换和灾难演练等工作，详细包括灾难恢复系统在内的集中监控和网络维护，系统监控和磁带介质管理，灾难恢复，服务器维护的统一过程。以满足灾害发生后档案管理信息中心的正常工作。

对于档案管理信息中心来说，灾难之后的恢复流程十分重要。针对灾害事件的响应和事故损失控制的机构要尽早建立。在災难发生时的流程和对策要在平时进行编辑，包括灾难的初始响应和灾难的应急处理，灾难的损害评估，灾害等级的识别都要重视起来。而对于应急指挥中心的建立和灾难发生时的管理机构以及灾害通知系统，都是档案管理信息中心灾后能够快速恢复业务系统的具体手段。

4  结  论

总而言之，在当今社会互联网的冲击下，传统的档案管理已经难以跟上时代的发展，互联网在给予巨大帮助的同时也对传统的档案管理提出了新的要求。复杂多样且难度较大的档案管理系统肯定会被电子信息化的档案管理系统所取代。所以，在监理单位档案管理部门建立电子信息化的档案管理档案系统是新时代档案管理工作的必然趋势。而顺应趋势，增加监理单位档案管理的信息管理效率，建立新时代电子信息化的档案管理系统，是我们监理单位档案管理行业贡献社会的一大途径，也是促进档案管理综合管理的技术基础。因此，监理单位档案管理部门应该充分认识到档案管理信息化建设的重要性，完善档案管理系统，提高档案管理人员的专业素质，促进档案管理的信息化建设。

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作者简介：王雪（1984.12-），女，汉族，重庆合川人，本科，档案馆员，研究方向：行政管理、人事管理。