基于甘特图的“双十一”活动管控可视化的应用研究

摘  要：“双十一”活动是店铺一年中最重要的活动，也是一年中销售最旺季，如何做好“双十一”活动是店铺重要的课题，在长达两个月的“双十一”活动冲刺周期中，实现各部门无差错对接和资源的準确调配，是每一个运营必须考虑的问题。本文通过实例分析如何利用甘特图把“双十一”活动管控可视化，如何更有效地管控“双十一”活动的执行风险，从而实现“双十一”活动的最优化。

关键词：甘特图;“双十一”活动;管控可视化

中图分类号：TP399-C2      文献标识码：A 文章编号：2096-4706（2019）07-0112-04

Abstract：The “Double Eleventh” activity is the most important activity in a year，and it is also the peak season of sales in a year. How to do a good job of the “Double Eleventh” activity is an important topic for the shop. In the sprint cycle of the “Double Eleventh” activity lasting two months，the operation manager must consider the problem that how to connect all the departments well and how to allocate the resource accuratly. This paper analyses how to use Gantt chart to visualize the management and control of “Double Eleven” activities，and to control the implementation risk of “Double Eleven” activities more effectively，so as to optimize the “Double Eleven” activities.

Keywords：Gantt chart;“Double Eleventh” activities;control visualization

0  引  言

“双十一”活动是店铺一年中较重要的活动，也是一年中销售最旺季，对公司一年的业绩有着重大的影响，如何高效准确地实施活动方案，管控活动中的风险，是每一家店铺都必须研究的重要课题，可视化的管控过程会提升“双十一”活动的管控水平，以下从“双十一”活动的管控分析、利用基于甘特图的“双十一”活动管控可视化化解活动管控风险的实证分析、“双十一”活动管控可视化实现的过程等三个方面进行探讨。

1  “双十一”活动的管控分析

1.1  “双十一”活动的特点分析

“双十一”活动的实施过程需要细致的过程管控，以便控制实施过程中的风险，但由于“双十一”活动的本身特点，一些风险不容易控制。“双十一”作为大型的活动，本身存在着以下一些特点：

（1）时间节点精确。“双十一”活动时间节点非常精确，11月11日当天就是爆发日，预售、预热工作必须在11月10日24时之前完成，这样精确的时间节点，就要求有非常精确的时间管控。

（2）衔接部门广泛。“双十一”活动是店铺最大型的活动，涉及到店铺所有部门，参与度位居所有活动之首，需要所有部门的精确衔接，以保证每一个环节都能按时按质完成，这就需要在活动过程中进行严密的流程管控。

（3）资源投入可观。“双十一”活动是店铺全年活动中一次性投入最大的活动，资源的投放力度决定着“双十一”活动的收益，也决定着全年“收益”，大投入就需要更加精细的资源使用管控，以期带来最大的使用效能。

（4）所占地位重要。“双十一”活动是中国乃至世界较重要的促销活动节，已经是电子商务标志性的促销活动节，引领了全球电商活动的发展潮流，也是一年中销售的最大爆发点，做好“双十一”活动，是一年营收的最关键点，其地位毋庸置疑，也就意味着“双十一”活动要万无一失。

1.2  “双十一”活动管控过程中的风险和痛点

由于“双十一”活动的本身特点，所以在实施过程中也存在着一些管控风险，虽然每年都会制作详细的活动方案，但是在整体日程把握、资源投放监管、流程进度把控等方面容易出现疏漏。

从表1可以看出，预售时间相对比较长，不同的时间节点比较多，基本包含了整个10月份，虽然时间表很清晰，但在真正实施过程中，还是会出现一些管控上的风险：

（1）部门衔接风险大。“双十一”活动涉及到全部部门，特别是一线的文案、设计、推广、运营部门业务有紧密的逻辑关系，每一部门的工作都是下一个部门工作的基础，部门之间的衔接存在“初始方案——反馈意见——修正方案”的一个过程，带来了部门衔接中出现时间节点把控不住的风险。

（2）多线程事项时间失控。在CRM时间表里常常出现多个事项，这种多线程事项的出现，让责任人容易迷失在表格里面，从而造成时间失控。再有就是时间衔接错位。没有直观的时间长度表示，往往会造成时间衔接错位，出现该开始的事项未能按时开始，进度容易遗漏，各事项时间衔接错位，影响总体进度。时间表

2  利用基于甘特图的“双十一”活动管控可视化化解活动管控风险的实证分析

2.1  甘特图的特点

甘特图（Gantt chart）又叫横道图、条状图（Bar chart）。它是以图示的方式通过活动列表和时间刻度形象地表示出任何特定项目的活动顺序与持续时间，以亨利·L·甘特先生的名字命名，他制定了一个完整地用条形图表示进度的标志系统。由于甘特图形象简单，在简单、短期的项目中，甘特图都得到了最广泛的运用，它一般涵盖的项目不宜超过30项，超过这个数目，会影响甘特图的阅读难度，所以在这个过程中应特别注意细分项目的设置，使可视化更加贴合实际。

2.2  “双十一”活动管控可视化的风险管控分析及收益

店铺会制定详细的“双十一”活动实施方案，严格按照CRM时间表执行，让CRM时间表成为“双十一”活动最有力的管理工具，但CRM时间表不够直观，也成为实施的痛点。为解决痛点，我们可以引入甘特图，作为“双十一”活动管控可视化的方法论，实现“双十一”活动管控可视化。

“双十一”活动的实施，一般分为三大部分，预售、预热、爆发，每一个部分都有很多细节项目需要执行。以下是“双十一”活动中预热模块的甘特图示例，通过阅读实例，可得到更加清晰的结果。

从图1分析，我们认为管控可视化可以为我们带来以下三大收益，因而我们有必要对“双十一”活动管控进行可视化，从而为方案的实施提供风险化解。

（1）“双十一”活动管控可视化保留了细分项目的完整性、逻辑性以及时间关系。分析“双十一”活动的细分项目，预热部分按照项目可以分为“双十一商品抢先看”“双十一邀请函”“微淘”三大板块，开始时间和执行时间是有重复，以表格来呈现，按照细分项目排序是合理的，反映了正确的流程，但造成各个细分项目时间的并列关系不容易体现，通过甘特图进行可视化之后，既保留了细分项目的逻辑顺序，又很好地体现了各个细分项目的时间并列关系，更加直观地体现了细分项目中每一小项的执行时间。如图1所示，11月3日共有“双十一商品抢先看短信文案”等4个项目同时开展，负责人同时关注CRM时间表与CRM时间表甘特图，就能对活动进程进行有效管控。

（2）“双十一”活动管控可视化清晰地体现了项目中各个部门的配合，降低了部門配合的难度。按照所涉及的部门来看，预热部分涉及到客户管理部（如“人群分组”）、文案（如“体验装文案”）、美工（如“邀请函EDM（电子邮件营销）模板及设计”）、运营部门（如“EDM”）等多个部门，按照时间节点完成相应工作任务，变得尤为重要，甘特图很好地管控了各个部门的时间流程和部门衔接失误的风险，非常清晰地表达了各个项目组完成任务的时间节点。

（3）CRM时间表与CRM甘特图的配合使用，让部门监管更加清晰到位，负责人、执行人、对接人能清晰地知道自己的工作进程与时间点控制，不留下容易出现失误的空白点。

由此可见，“双十一”活动管控的可视化，确实能够有效化解在“双十一”活动执行过程中的风险，可以提升“双十一”活动的执行精确度。

3  以WPS为工具的“双十一”活动管控可视化的实现

结合“双十一”活动方案完成其可视化有很多专业的软件，下面以国产办公软件WPS为工具，分析可视化设计的过程。

3.1  可视化过程的主要技术要点

在可视化过程中，首先，要理解时间节点与持续时间的关系，持续时间作为图形呈现容易理解，但结合日期之后的呈现方式就存在一个转换过程，怎么样才能完整表达这个关系呢？在WPS里面是通过日期转化为数值进行累加持续时间来完成的。例如：11月10日转化为数值就是43046，持续1天，就是43047，只需要为甘特图设定日期的范围，就很容易用图形表达出持续时间与时间节点的关系。其次，是如何保持细分项目的完整性，需要通过设置纵坐标为“逆序类别”。最后，是将图形中的日期项由“常规”改为“日期”，从而实现开始日期与持续时间的文字与图形的匹配。

3.2  七步完成可视化的实现

可视化的实现，可以用“双十一”活动管控可视化设计七个步骤完成。

步骤一：转换日期格式，使之与持续时间相匹配，如图2所示。

步骤二：插入堆积条形图，建立甘特图雏形，如图3所示。

步骤三：为横坐标设定边界，以“开始日期”为最小值，以“开始日期+持续时间”的最大得数作为最大值，确保开始日期在起点，结束日期在终点，如图4所示。

步骤四：为纵坐标设定为逆序类别，保持细分项目的逻辑顺序，如图5所示。

步骤五：将“开始日期”图案设为无填充，凸显出持续时间，如图6所示。

步骤六：将横坐标主要单位设置为1，让1天成为一个主要时间节点，如图7所示。

步骤七：将横坐标改为日期型，如图8所示。

3.3  完成的“双十一”活动管控可视化甘特图

经过快速简洁的设计，“双十一”活动管控可视化甘特图就完成了，如图9所示，在“双十一”活动管控过程中，可视化甘特图与CRM时间表同时打印粘贴在作战板上，就能很好地进行可视化的管控，提升活动管控的安全性。

3.4  基于WPS工具的可视化可行性结论

综上所述，利用国产软件WPS完成“双十一”活动管控过程的可视化，具备了工具简单易用，制作流程简单的特点，通过“CRM时间表”与“CRM时间表可视化甘特图”的配合使用，能让项目执行人、负责人、对接人在项目对接、时间流程控制方面有清晰的了解，对于分项目不超过30项的活动，有非常高的可行性和可操作性。

4  结  论

“双十一”活动的管控是店铺的重点工作，通过使用常用办公软件WPS实现低成本、易实现的“双十一”活动管控的可视化，能有效保留“双十一”活动中细分项目的完整性、逻辑性以及时间关系，清晰地体现了项目中各个部门的配合，降低了部门配合的难度，解决“双十一”活动过程中“部门衔接不到位”和“多线程项目时间失控”两大风险。“双十一”活动管控过程的可视化，能够让我们更加高效地完成“双十一”活动，从而提升“双十一”活动的准确性和精密度，实现活动效益最大化。

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作者简介：李剑（1977.11-），男，汉族，广东廉江人，电商部部长，计算机中学一级，计算机讲师，高级电子商务师，网络管理技师，理学学士，研究方向：电子商务。