公共图书馆灰色文献资源开发利用存在的问题研究

原妍婷

摘要：灰色文献资源的开发利用在国外早己引起图书馆等知识服务机构重视，工作开展较早，成效也比较明显。国内对于灰色文献的开发利用与国外相比还存在着一些问题，需要在实践过程中逐步加以解决，这样才能满足我国社会经济发展、科学研究对于灰色文献资源的需求，公共图书馆等知识服务机构才能在这个领域做出自己应有的贡献。

关键词：图书馆；灰色文献；开发利用；问题

据不完全统计，世界上95%以上的产品技术情报来源于灰色文献。灰色文献作为一种特殊类型的信息资源，内容几乎覆盖了自然科学、社会科学的所有领域，并以其独特的存在形式、价值与功能，在政府工作的开展和社会企事业的发展中发挥着举足轻重的作用。

一、公共图书馆灰色文献开发与利用策略

开发利用灰色文献不仅是地方政府决策工作的需要，也是公共图书馆建设不可缺少的组成部分。目前，图书期刊价格不断上涨，而图书馆经费增长有限，有效利用灰色文献可以在一定程度上缓解公共图书馆的供求矛盾。

（一）制定灰色文献资源建设规划战略

灰色文献资源建设规划战略主要包括制定收集战略、筛选战略、管理战略、控制战略等。在收集战略方面，可通过政府制定规章制度来获取政府工作报告、会议资料及会议文献汇编等，确定灰色文献的收集范围、类别、采集方法等指导性问题，通过政府政策支持建立完善的地方文献呈缴制度，使得各文献编撰机关、行政及企事业单位通过复制、协调传递等手段定时定量地对已有数据进行更新上传，保持灰色文献的时效性、新颖性。在对灰色文献进行筛选的过程中，应认真做好灰色文献的筛选、管理工作，对灰色文献的内容及其学科范围作出判断，检查与本机构的目标用户需求是否一致，是否具有收藏价值。此外还必须对灰色文献的保存形式进行一定的筛选，易于统一保存、便于检索的文献形式应该被更多地进行收集。在对灰色文献的管理方面，应建立一个专门的灰色文献管理机构，指派专业图书馆员为灰色文献的整理建立一个完整的编目系统，使收集到的灰色文献能够得到完善、科学的编排和利用。此外，在日常的管理过程中应当指定专人为用户提供灰色文献的查询、检索、复制以及咨询工作，以方便用户更好地获取、利用灰色文献。公共图书馆工作人员应做出以下努力：（1）积极参加各地组织召开的各种会议或展览会，搜集最新动态；（2）与专家、学者、同行间联系、交流获取最新消息；（3）与国内外的兄弟单位建立联系，定期交换资料做到互相交流、互通有无；（4）指定专人承担此项工作，注意收集与本单位有关的内部资料、地方政策报告、商业小册子等。控制战略与筛选战略类似，都是对收集的灰色文献进行选择，根据馆藏特色、目的与标准来挑选具有科学研究价值、实用性强的文献，以更好地满足图书馆用户的需求。此外，控制战略还要关注灰色文献的完整性、连续性以及新颖性，及时地对利用率较高、实用价值强的灰色文献进行收集整理、更新馆藏，这样才能保证灰色文献最大限度地发挥其应有的价值。

（二）重视对灰色文献的宣传

为了提高灰色文献的利用效率，一个重要渠道就是加强对灰色文献的宣传与报道，通过展报、宣传手册、图书馆网页等方式，对灰色文献的来源、特性、类型、情报价值和检索工具的使用方法等进行介绍，让用户对其有所了解，让灰色文献找到其价值所在；增强主动服务的意识，及时通报灰色文献最新信息，对用户爱好、研究方向有所了解，这样可以有目的性地向潜在读者推送一些相关的灰色文献，帮助读者了解灰色文献的价值，使读者了解并掌握利用“灰色文献”的一般规律。

（三）全面收集开发灰色文献资源

首先，应开拓更为广泛的灰色文献来源渠道，例如主动地从各类非正式出版物目录列表中获取需要的灰色文献信息并进行收集整理；此外还需加强馆际交流，定时定期地与兄弟单位、合作机构进行馆藏交流，促进本馆灰色文献开发利用水平，实现资源共享；与当地高校图书馆、科研单位进行合作，派人定期对高校学位论文、科研报告以及科研单位的科研立项报告等灰色文献进行收集，掌握其最新动态，保证灰色文献馆藏内容的新颖性。其次，在搜集到灰色文献之后，应根据各地方图书馆的性质、任务和不同读者的要求，对灰色文献进行系统地整理。按照其来源进行分类排架，并编制馆藏灰色文献目录。还可建立专门的灰色文献阅览室，方便相关人员查找使用。最后，对灰色文献进行深加工，积极编制二次、三次文献。例如，对灰色文献的重点篇章进行索引、文摘、简讯等加工成内容提要、综述等，以电子版或网络版的形式提供给读者，让灰色文献中的新思想、新方法、新技术得到及时通报。在此基础上可以将这些已经加工好的文献按部门和行业向政府工作人员和企事业进行推送，这样的主动服务可使灰色文献得到更快更充分的利用。

（四）建立灰色文獻数据库

开发利用灰色文献的重要方式之一便是对其进行数字化处理，建立起具有地方特色的灰色文献数据库，并为用户提供统一的检索平台，以方便用户从多种渠道、随时随地获取灰色文献。在数据库的建设过程中，首先应当对馆藏灰色文献进行数字化处理，应用扫描的形式将纸质灰色文献的数字版保存下来，然后标引元数据上传到数据库中；对于视频资料、音像资料等多媒体资源，则应对其进行标准化处理，并赋予内容关键词、作者等标签，方便用户进行检索。在方便用户获取方面，应该构建多途径的检索平台，提供包括题名、作者、关键词等多方位的检索途径。

二、结束语

灰色文献由于其独特性、新颖性，是宝贵的信息资源，是政府决策支持、科研活动不可或缺的信息来源，可为地方政策制定、了解学科前沿动态提供更新颖更准确的智力支持。虽然我国对于灰色文献的开发利用起步较晚，但我们应该对这种极具开发潜力与价值的文献加以足够的重视，主动挖掘灰色文献中所蕴含的情报价值，充分开发利用灰色文献并提供服务，及时地将灰色文献中所蕴含的信息转化为生产力。

参考文献：

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