信息技术在事业单位档案管理中的应用

苏杭

摘要：科技的进步发展，提升了信息技术水平，并且信息技术应用于事业单位档案管理，可以有效提升档案管理效率及实效性，基于此，本文阐述了事业单位档案管理的必要性以及信息技术在事业单位档案管理中应用的主要作用，对信息技术在事业单位档案管理中的应用进行了探讨分析。

关键词：事业单位;档案管理;必要性;信息技术;应用;作用

信息技术在事业单位档案管理中的有效应用，有助于提高事业单位档案管理质量。因此为了提升事业单位档案管理效率，以下就信息技术在事业单位档案管理中的应用进行了探讨分析。

一、事业单位档案管理的必要性

事业单位档案管理的必要性主要表现为：（l）依法治档的需要。档案工作规范的根本在于依法治档。《档案法》的颁布，正是我国档案事业朝着健康方向发展的强力后盾。新形势下的档案工作需对不同地方给予充分运用立法的权限，成立相应的档案法规。各部门也应相应健全相关档案制度，做到灵活有效地管理。（2）事业单位档案应用的需要。一方面需共享信息资源。档案员在做好搜集、整理、评定及保存档案的同时，还需健全检索系统及汇编档案文件等资料，以便使档案使用者之需。以外，还要加强檔案存放库房设备。另一方面需顺应时代变化的要求，提升其运用的水平，这样不仅增加了社会效益，而且能促进档案工作健康发展。

二、信息技术在事业单位档案管理中应用的主要作用

信息技术在事业单位档案管理中应用的作用主要体现在：（1）有助于扩大档案管理范围。信息传送技术具备较高的局限性，导致以往实施的档案资源开发对象仅局限于固定区域中的资源或者各相关单位中现存的各种资源。而经由合理应用信息技术的方式，可有效优化事业单位资源管理系统，促使时间及空间限制的问题得以有效解决，如此一来，事业单位便可以不受空间以及时间限制的实施各环节档案管理操作。（2）合理应用信息技术，推进了档案资源管理的系统化发展进程。经由信息化技术的实效性发挥，档案信息存储的数量以及可靠性大幅度提升，同时，建立起有效的信息化系统，也有利于更好的保证数据的统一。

三、信息技术在事业单位档案管理中的应用分析

（一）应用数据技术提升档案信息备份及存储实效性。事业单位可以利用多种有效的信息技术实施档案信息的备份及存储操作，可有效避免传统档案管理模式下发生的各种备份及存储实效性较低等问题，有助于提升档案管理的整体质量。基于现代化信息技术理念的影响，大数据等技术的发展速度越来越快，经由合理应用各种大数据技术的方式，可促使各环节档案管理的效率有效提升。在具体档案管理工作时，各相关管理人员可利用大数据技术对传统的纸质档案等实施数据化信息转化操作，同时，经由将文字及影像信息加以综合的方式，对传统档案实施数据化的备份及存储操作。如此一来，可有效提升档案管理相关支出的整体控制质量，也有助于各档案管理人员累积更多的新型、现代化的档案管理经验，进而将各种信息技术以及各环节档案管理工作的实效性更为充分的发挥出来。

（二）应用专业软件推进档案精细化管理进程。事业单位可利用相关的专业软件，尝试对各种档案信息实施精细化管理操作。具体而言，事业单位可利用档案管理软件，实时修改相应的档案信息以及对个别档案实施调出操作等。以往实施的各环节档案管理对人力资源过分依赖，通过有效应用专业信息化软件的方式，可良好解决此类问题。同时，基于档案管理软件的实际应用不断深入、范围不断扩大，事业单位在具体实施各环节档案管理工作时，具有的选择也会相对增加。其中，需要注意的为，想要利用信息化档案管理软件实施高效的精细化档案管理操作，则相关的管理人员也需要具备较高的管理能力以及综合素质。因此事业单位需要重视针对各档案管理人员，积极开展和组织多种类型的档案管理知识理论、技能以及信息化档案管理软件操作相关的培训和教育活动等，并可以经由组织竞赛或者实践活动的方式，提升档案管理人员的积极性和自主性，促使其更好的投入到自身工作中，有助于促使事业单位档案管理整体质量以及效率提升。

（三）应用信息技术改良档案管理流程。当前现代信息技术已经可以作为信息高效传播的载体，事业单位在利用各种信息化技术实施具体的档案管理工作时，也可以将信息技术的此类优势良好的发挥出来，即经由合理应用信息技术的方式，提升信息传播质量，改良档案管理流程及内容。个别事业单位在实际应用信息技术时依旧会利用软件调整档案管理模式，该方法虽然可以促使信息技术于档案管理过程中良好发挥自身优势，但却无法将信息技术的优势充分发挥出来。事业单位是档案管理的主体，可经由有效建设内部局域网以及优化档案管理沟通体系的方式，创设档案管理信息化通道，促使档案信息及相应的档案管理信息可以被更好的传递出来，有助于优化事业单位档案管理的流程及内容。

（四）应用云技术推进共享式档案管理实现进程。目前云技术已经较为成熟，云端的物理接口可以为智能手机以及电脑等，将其有效应用于事业单位档案管理中，有助于提升各环节档案管理工作的效率及实效性。具体而言，各事业单位经由合理应用云技术的方式，可促使档案管理的共享程度大幅度提升，进而促使档案管理不断趋于云管理转变。同时事业单位可建立起相应的档案数据库，并实施好各环节档案信息数据库检修及维护工作。各有关区域内的事业单位也可以借助政府建立的档案信息数据库，进行良好的自有档案信息数据建立以及维护操作，即将政府建立的档案信息数据库发挥云端支撑的功能，并实施的于数据中实施相应的档案信息传输操作，进而促使事业单位的档案管理模式转变为集云端及现实管理于一体的管理模式，有助于更充分的了解和应用“互联网+”运营及管理理念。

四、结束语

综上所述，随着事业单位改革的不断深入，其档案管理要求也越来越高，因此为了提升事业单位档案管理效率，需要合理应用现代化信息技术，从而使事业单位档案的功能作用得到充分发挥。

参考文献：

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[2]孟凡宏.信息技术在事业单位档案管理中的应用[J].兰台世界，2017 （S1）.

[3]李朋起.浅谈信息技术在事业单位档案管理工作中的运用[J]办公室业务，2017（13）