实施办公室精细化行政管理的有效措施

胡青

摘要：现阶段，随着我国经济的快速发展，现代企业的有效运营管理已经成为所有企业管理者必须面对和努力解决的问题。办公室在企业日常经营中占有重要的位置，通过开展办公室的精细化管理可以促进企业行政工作的有效开展，对于企业的持续发展作用十分明显。

关键词：办公室;精细化;行政管理;措施

精细化行政管理方式具有一定创新性与灵活性，能够更好地适用于企业发展中。精细化行政管理方式更加科學、有效，可以将行政管理工作变得更加细化。采用全新的行政管理理念与制度化的管理方式，逐渐提升企业的行政管理效率，提升公共管理质量对于企业的发展也有着极大帮助。

一、办公室行政管理精细化的意义

对办公室行政进行精细化管理，对于一个单位的发展来说，具有重要意义。一是可以使工作规范化、制度化。通过精细化管理，可以发现以前的工作中存在的不合理现象，从而对问题和工作流程进行梳理，理顺工作关系，更科学地做好各项工作。二是可以有效整合资源，减少办公室人力和物力的浪费，提高工作效率，节约办公成本。三是精细化管理可以有效化解工作中的矛盾，把许多工作提前考虑到位，做好预防工作，这样可以避免后面出现更多的矛盾，增强团队协作意识。

二、当前办公室行政管理存在的主要问题

（一）缺乏明确的管理目标

对于企业来说，都有特定的组织形式，办公室作为部门中的重要机构，应当制定好明确的管理目标，并建立科学合理的管理制度，以实现企业的战略管理目标。从当前的形势来看，某些企业没有将管理理念及时转换到现代化发展中来。管理者没有认识到以市场经济为主导的经济体制的运转方式，在短期目标和长期目标的制定上都缺乏前瞻性。所制定的目标和计划都缺乏组织性、全面性、先进性，在此情况下，管理人员也受到上级领导的思维影响，在工作中凭借经验办事，没有真正从企业的发展和实际需求出发。最终导致部门衔接不到位，事务脱节等问题。且随着国际化进程的加快，企业对办公室管理效率的要求也越来越高，如果没有以明确的目标作为管理重心，那么工作人员的工作积极性也会受到影响，当出现问题时相互推脱，更是给企业带来许多不必要的麻烦。

（二）员工职业素养不高

企业中部分员工职业素养不高，自身理论、技术业务能力停滞不前，未能与时俱进。在工作中，部分员工以自我为中心，缺乏精细化工作意识，缺乏团结合作集体精神，缺乏创新精神，工作态度懒散，敷衍了事，未能把工作作为更高的职业追求，贪图享乐，得过且过。

三、实现办公室精细化行政管理的有效措施

（一）明确目标，量化标准

在管理中，应当树立明确的管理目标，制定科学化的管理制度，要求工作人员严格按照规章制度办事，切勿出现漏洞管理、过度管理等问题。可以从以下几个方面建立精细化的管理目标和标准：首先，确保责权分明，岗位划分科学，制度公正。办公室的主要职能是为领导服务，协调其他部门工作，因此在岗位和工作流程的设置上，一定要根据工种和服务需求统筹安排。其次，工作流程的优化。办公室行政管理工作相对其他部门的工作来说更加复杂，综合性较强，简约的工作流程对于实现精细化的办公室管理能起到极大的促进作用，特别是在上级命令的分析和处理上，能够做到快速准确，及时地完成领导所布置的任务。管理人员要努力完善并优化管理流程，在任务的处理上更为快捷和高效。行动时也要符合逻辑性，这样便于决策者更为直观地审视任务结果，并提出决策方案。对每次出现的问题和不足也要及时总结，并做出反馈和调整。

（二）注重行政管理人员的专业素养

企业办公室行政管理人员的专业素养非常重要，直接影响着个性化行政管理效率，办公室个性化行政管理对于行政管理人员的工作能力以及职业素养都有着更高的要求。提升办公室精细化管理需要提升行政管理人员的专业素养，培养更多专业的高素质管理人才，规范行政管理工作，使办公室行政管理工作更加精细化，进而提升办公室行政管理的效率与行政管理水平。企业在发展与行政管理过程中需要细化管理每个工作环节，对工作的内容有全面了解，及时反映出工作的实际情况与存在的问题，体现出办公室行政工作的精细化管理，使企业有更好的发展。

（三）办公室员工要加强思想认识，提高执行力

进行办公室行政精细化管理，只有所有人员的相互协调配合，增强责任感，积极履行自身的责任义务才能把办公室精细化管理落到实处。在日常工作过程之中，很多办公室员工思想懈怠，工作不够积极，对于这种情况，企业应该加强员工的培训教育，使员工树立起责任意识，严格按照办公室精细化工作的规定要求自己，养成良好的工作以及日常行为习惯，加强专业知识的学习，提高自身的综合素质，满足企业发展的具体要求。只有把员工的思想认识水平提高，精细化的工作才可以在办公室全面推进开展。在精细化的过程之中，每一位员工要明确自己的工作任务和标准要求，严格按照精细化的工作流程来要求自己，企业也需要对每一位工作人员进行严格的考核，确保工作落实到位。

四、结语

综上所述，办公室行政管理的精细化体系不仅是提升整个管理效率的最佳手段，能够通过较低的管理成本来获取较高的收益，同时还能够在整个办公室内建立起一整套完善、科学的规章管理体系，通过合理化、精细化、科学化的方式将精细化意识贯彻到每一名员工的脑海中，为全中国的经济社会建设贡献一份力量。

参考文献：

[1]王红艳.实现办公室行政管理精细化的思路与对策[J].价值工程，2015（34）.

[2]于雪梅.实现办公室行政管理精细化的思路与对策[J].才智，2015，20（20）：346.

[3]王红艳.实现办公室行政管理精细化的思路与对策[J].价值工程，2016，03（34）：128-129.