发挥立卷思想在文书档案整理和电子档案管理系统中的作用

米捷 李芳芳 宋元 杨玲 吴玉龙

摘 要：本文从文书档案整理的原则和档案各项制度要求出发，结合自然资源部工作实际，认为文书档案按件整理的方式在实际操作过程中忽视了归档文件之间的内在联系，借助计算机的检索方式也无法维系电子档案之间的有机联系，同时认为立卷思想应在文书档案整理和电子档案管理系统中发挥作用，并提出将立卷思想和按件整理相结合的实际操作方法。

关键词：立卷思想;文书档案;电子档案管理系统

立卷思想是在文书部门整理归档的制度框架下的以“保持文件之间历史联系”为原则的思想。2000年，国家档案局发布了《归档文件整理规则》，将归档文件的整理单位由“卷”改为“件”，自此按“卷”还是按“件”整理便成为档案学界争论不休的话题。2018年10月11日，国家档案局发布了《机关档案管理规定》（以下简称“《规定》”），提出了机关档案卷件融合管理的理念，体现了立卷思想在机关档案整理中的重要作用。笔者认为，虽然《规定》中文书档案仍以“件”的单位进行管理，但立卷思想和按件整理的方式并不矛盾，在实际的文书档案整理和电子档案管理系统中，应根据文件内容具体分析，将立卷思想融入到按件整理的过程中，更有利于体现归档文件之间的有机联系，也便于文书档案的查找与利用。

一、发挥立卷思想在文书档案整理工作的作用，是档案整理工作的题中之义

1.保持文件之间的内在联系是档案整理工作原则和意义的要求。

档案整理工作是将档案通过科学整理组成一个体系，以确保档案的完整和准确，以便保管和提供利用。文件之间的内在联系，就是文件在产生和处理的过程中所形成的各种关联关系。档案文件虽然是以单件的个体形式陆续产生的，却是以组合的群体形式存在和运动的。档案通过科学和系统化地整理，可以充分体现档案历史记录的特点，可以更加完整地反映出各项活动的历史联系和本来面貌。归档文件之间的历史联系，主要表现在来源、时间、内容和形式等几个方面。因此，在文书档案的整理过程中，应从归档文件的来源、内容、时间和形式等方面，全面考虑文件之间的内在联系，为档案的鉴定和利用打下良好的基础。

2.保持文件之间的内在联系是档案各项制度的要求。

2015年，国家档案局发布了修订后的《归档文件整理规则》（以下简称“《规则》”），其中整理原则的第一条为“归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”。第3.2中规定“整理：将归档文件以件为单位进行组件、分类、排列、编号、编目等，使之有序化的过程”。第5.3.1中规定“归档文件应在分类方案的最低一级类目中，按时间结合事由排列”。此外，《规定》中第三十二条中也规定“机关档案整理应当遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用，逐步推进卷件融合管理”。由此可见，文书档案的归档是在遵循文件形成规律，保持文件之间有机联系的基础上，以“件”为单位的整理方法进行归档。

二、发挥立卷思想在文书档案整理工作中的作用，是对文书档案按件整理方法不足的有益补充

按件整理的方法对文书档案进行归档，适应了新形势下档案信息化工作的需要，简化了归档工作程序，提高了文书档案整理和利用的效率，确保了文书档案的安全和保密，是落实“简化整理，深化检索”指导思想的重要举措。但在实际操作中，按件整理的方法强调了组件的重要性，却忽视了归档文件之间的内在联系。在实际文书档案整理的过程中，档案人员并没有在文件材料分类的基础上按时间结合事由综合考虑，只是按照时间或是文号的顺序对文书档案进行排序，有的甚至未考虑盒内件与件之间的排列方式，这样容易造成文件分散的现象，也不容易还原事情发展的整个过程。

以笔者所在的自然资源部信息中心为例，该单位为自然资源部的直属事业单位，文书档案采用全宗-年度-保管期限-机构的方式进行分类，如一项研究成果或书籍的出版，应归档的文件有签报、发文、上级单位的复函和已印刷的书籍，在实际的整理过程中，档案人员会将签报与书籍、发文与上级单位的复函分别作为一件，虽然存放处室相同，但保管期限和存放的档案盒可能均不同。而且，有时一项事务或工作会涉及到不同的处室，那样在整理过程中也只是首先考虑拟稿处室进行归档，这样无法体现文书档案之间的联系，如果不借助计算机的电子检索功能，查找速度也会降低。

但是，在当前计算机管理的条件下，只是借助计算机的电子检索功能是不是就可以真正体现文书档案之间的联系呢？以自然资源部数字档案室为例，自然资源部数字档案室可以提供多种类型的检索方式，如不设定字段的简单检索、选定多项检索字段、跨档案门类检索和全文检索等，但通过同一主题词或关键词对文书电子档案进行检索，搜索的结果只是包含同一主题词或关键词电子档案的简单罗列，并无法体现出电子档案之间的有机联系，更无法呈现出处理一项事务或工作的整个过程;而且，具有同一个主题词或关键词的电子档案，也可能是在处理不同事务或工作中产生的。因此，仅仅以主题词或关键词来维系电子档案之间的有机联系也是不可行的。

三、将立卷思想与按件整理相结合的实际操作

辩证地看，立卷思想和按件整理并不矛盾，两者可以有机结合，互为补充。有的学者提出“立卷思想应该在按件整理为主流方法的归档文件整理工作中继续延续”，有的学者提出了在按件整理的基础上采用虚拟卷的方法，这些都是立卷思想可以在文书档案按件整理中发挥作用的有力体现。

1.将立卷思想融入文书档案整理工作的过程中。将立卷思想与按件整理相结合，并不是回到按卷整理的方法，只是在对归档文件按件整理的过程中，除正确组件外，要更加注重归档文件之间的内在联系，在件之间的排序方式上综合考虑档案的来源、内容、时间和形式等方面，保持文件材料之间的最优化的联系，以便体现一个项目、一次会议或是一项工作发展的全过程。

文书档案分类整理和鉴定阶段是档案整理工作的重要步骤，文书档案通常采用全宗-年度-保管期限-机构的分类方式进行归档，可以在此分类方式的基础上，按照事由调整同一机构内或是同一档案盒内件与件之间的顺序，在鉴定保管期限时采用就高不就低的方式，尽量将一个项目、一次会议或是一项工作相关的所有文件集中放在一个档案盒内，将其按照事情发展的过程进行排序，并可在备考表中加以注明，如“第1件至第5件为××会议材料”等;如果一项事务或工作比较复杂，涉及的部门比较多，那么档案工作人员也可在备考表中注明档案之间的联系;相应的，在档案系统中也可以在备注中注明。这样才能真正体现出档案的记录性和能够还原历史原貌的特点，这也区别于图书、情报资料的标识。

2.在文书档案培训中强化文书档案整理原则内容，将立卷思想融入培训内容中。檔案培训是档案工作的基础，其直接影响文书档案管理的质量。在笔者所在的单位为例，自然资源部系统每年都会召开文书档案培训班，其内容包含对《规则》的系统讲解，由于文秘人员换岗比较频繁，因此培训的重点均放在如何组件方面，对如何体现文件之间的有机联系未进行详细讲解和提出要求。因此，在对档案人员的培训中，可以融入立卷思想内容，除了对按件整理的方法予以详述外，也应在文书档案整理原则和意义上予以倾斜，整理档案不是目的，还原历史才是档案整理的真正意义。

3.将立卷思想融入电子档案管理系统建设中。近年来，随着电子信息技术的深入发展和广泛应用，档案的管理方式也逐步向数字化方向发展，建设电子档案管理系统，实现档案的数字化管理成为档案管理发展的必由之路。国家档案局印发的《数字档案室建设评价办法》第六部分6.4中也有“保持电子档案之间有机联系”的明确表述，因此，应该将立卷思想融入电子档案管理系统建设中，可以在文书电子文件产生的源头就赋予“案卷”的概念，即在办公自动化系统中将处理同一事务或工作中形成的电子文件进行逻辑关联，则电子档案管理系统接收的电子档案相应也会保留此逻辑关系，从而体现电子档案之间的有机联系。

总之，将有着内在联系的文件材料科学地、系统地集合在一起，才是真正将文件材料转化为档案的过程，也是“遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系”整理原则的体现。综上所述，发挥立卷思想在文书档案整理和电子档案管理系统中的作用不仅是必要的，也是可行的。

参考文献：

[1]沈蕾，刘立.论立卷思想在归档文件整理工作中的延续[J].档案学通讯，2018（3）：53-57.

[2]王英玮，陈智为，刘越男.档案管理学[M].中国人民大学出版社，2015.

[3]江红.卷件结合整理环境监测档案[J].环境监测管理与技术，2008（6）：69-70.