试论高校档案工作管理体制和运行机制的改革与创新

何玉兰

摘 要：伴随着改革开放的步伐，我国高校的档案管理体制与运行机制已经从原来的单轨制转变为“双轨制”，但是由于各个地方的经济发展水平不同，造成了各高校档案管理体制和运行机制出现短板，无法与各个地方的人事部门形成良好的衔接，造成了很多毕业学生的档案丢失、教师档案混淆，以及其他高校行政部门人员的不实，等等方面，给我国高校的档案管理体制与运行机制带来了较繁琐的问题。本文为了能够将高校档案管理与运行方面提升到新的高度，做出了几点建议。

关键词：档案工作;管理体制;运行机制;改革创新

由于高校的档案相对其他企事业单位的档案来说比较繁琐，需要时时更新与跟踪，加上档案管理体制和运行机制比较落后，我国高校档案的管理与运行存在较多的问题。提高各高等院校的档案管理与运行水平势在必行，对档案工作的管理体制与运行机制需要进行一场改革与创新。

一、高校的档案工作的特点概述

1.种类繁多

按照高校的档案性质和功能，可以把档案分为三大类，它们是行政类档案，科技类档案，教学教务档案。而行政类档案又重点包括财务类账目文件、物业管理凭证、招生部档案等方面;科技类档案包括专利和实用新型类档案;教学教务方面的档案类别最多，包括中国档案和外国档案，中国档案包括教学教务教师的档案和在校或者毕业生的档案;外国档案包括外国教学教务教师的档案和外国留学生的在校状态和离校状态的档案等等。

2.涉及私密文件数量繁多

由于高校本身的性质，属于事业单位，是以公益目的为主，兼营教学教务类型的身份，所以，它的很多档案都属于私密性文件。最明显的就是学生档案。而离校的学生就是其中之一需要进行保护私密的种类，学校不但负责备案还需要对其进行系列的保密措施。

3.保存的方法繁多

这里可以把学校对档案的保存形式理解成对其维护的状态。因为，学校档案包括实物类和纸质版以及电子版的档案，对其维护需要将其放置在特定的设备或者设施中，使其寿命周期尽量增长，这样才有利于科技档案的研发，行政、教学教务、科研档案的保存，以及纸质版和电子版的环境维持。

二、高校档案工作管理体制与运行机制的现状

1.档案管理与运行的效率低

除了高校的学生、教师、行政人员的档案数量比较庞大，年年，甚至月月需要更新、追踪外，科学实验室、模拟法庭等固定资产的维护也将列入到学校的档案留存范围。这就给有限的档案管理者提出了难题。由于档案管理者的能力素质有限，非复合型人才的应用对档案的多元化管理和时时追踪都是不利的，降低了档案开发利用的效率，影响了学校档案正常周转的状态。

2.保密性差

由于数量庞大，高校的档案需要保密的文件很多，但是储存设备设施有限，这就给档案的保密性带来了很多未知的风险。也就是说，学校缺乏专门的电子通讯技术人员对档案进行历史性的摸索和技术上的加密，造成了一部分学生及教师档案、科技成果的外流，带来巨大的损失。

3.欠缺维护技能

对于天天上班就投入工作的大部分高校档案管理人员来说，没有办法利用充足的上班时间对储存档案的环境进行6s管理与维护，常常能见到学校档案被水泡了、被雨浇了的现象，有的文件上面竟是模糊的字迹，失去了它的效用。而对于陈旧的历史档案，需要每隔一段时期将其存载形式翻新，避免被虫子吃掉或者自己老化掉，但是这似乎也是一项一个档案人员无法完成的事情。

三、创新高校档案工作管理体制与运行机制的途径

1.提高档案管理与运行的效率办法

（1）利用二维码对高校的档案进行管理

基于现在通讯设备的发达，手机已经成为人人的需要，而二维码的引用可以利用智能手机轻松操作。由于高校档案的特点制约，二维码可以轻松判断上传的档案信息属于具体哪个人和什么时间。这也有利于档案的远程传送和借阅凭证的形式保留（手机截图）。档案开发利用时可以微信建群，在群里的人员可以开启微信二维码进行有权限的查阅，既方便又高效，还可以解决办公楼与教学楼以及寝室之间的距离问题。除此之外，还应该像微信红包那样，收款付款功能那样开启一对一的文件加密扫一扫付款功能，提高员工对档案信息资源的重视。

（2）利用银行、医院缴费取票式的制度提升档案工作的运行效果

由于高校的档案比较复杂，涉及到具体档案时就牵连到历史遗留问题，紧紧靠着屈指可数的档案管理员不一定有效完成工作的。建议可以引进银行、医院的个人缴费机器来进行个人缴费取票的形式，设置移动硬盘或者优盘的存储方式，不但利用网络的速度高效性还可以保证上传的文件不易混淆，以及编号、学号的一对一性，可以依靠系统的强大储备特性，形成历史性的记忆，以后学生只用一个特定的优盘就能轻松查询自己的成绩等私密信息。

2.利用电子软件为私密性档案提供保障

（1）为各种存载形式的文件加密

学校档案管理部门的部分档案属于学校机密或者个人私密信息的，可以采取学校利用权力加密，对借阅、研发的人员进行严格手续限制，防止这些重要信息外流，造成不必要的损失。例如，某位学者在学校的系统中存入了他的专利文件，就需要他在特定系统中输入自己的账务姓名和密码，还需要与手机号码绑定，这样如果他忘记了密码，可以利用本身身份证件有关的手机号码进行查询和解密，这种方法虽然看似繁琐，但是操作起来非常简单。

（2）引入新的档案管理系统软件

对高校来讲，最需要的就是高科技、高容量的系统软件，它应该具有强大的区分、识别能力，采用的计算机编程语言也应该是比较精准的语言。上传文件时需要层层上报审批审核才能在有权限的个人环境下进行备份处理。这种软件本身打开就应该利用学校局域网进行下载、转阅等。那么，对档案的管理和运行来讲，这种软件的挑选就成了比较复杂的事情。可以雇佣专门的电子通讯人员对其进行定期更新和調整，把系统里的垃圾及时清除掉，定期杀毒，营造一个档案信息资源存储的良好虚拟环境。

（3）学校投入资金对档案的存储购进新设备和设施

其实，档案的保存设备设施也是非常重要的因素，可是现实工作中，高校的资金很难重点投入在这里。这就需要档案管理者将档案整理好，再向学校申请专门的档案储存设备设施，并且利用眼角膜识别技术打开设备，调取纸质版或者实物、数据形式的档案。这样有利于保护档案的卫生环境和储存安全。

3.对高校档案管理与运行方面实行激励机制

由于档案管理过去不认为是技术工作，档案人员的待遇偏低，但是现在应该是属于复合型人才的工作。所以单靠档案管理者以前的待遇是无法激发档案管理者施展才能和全身心投入工作，为了保证其更好的为学校服务，确保档案安全，应该对其待遇做出调整，根据城市生活水平和学校的经营效益，高校应该对档案管理部门和档案工作者进行业绩考核，采取激励机制，对其工作成果进行阶段性监督与抽查，并作出评价，设置年度奖金等等，使档案员这个看似普通的岗位也参与到教学教务等方面的年度考评中，并领取奖金。而且学校应该对新入职的档案管理员进行性格色彩测试，并用电脑数据分析其是否适合从事档案管理员工作，并且应该对档案管理员进行定期培训，不断挖掘潜能提高其自身素质和能力。

综上所述，高校应该从提高档案管理与运行的效率办法、利用电子软件为私密性档案提供保障、以及对高校档案管理与运行方面实行激励机制等三方面入手，创新高校档案管理与运行机制水平，不断提高高校档案管理水平。

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