建立数字化档案管理体系的方法策略探析

2019-09-10石修银

兰台内外 2019年11期

摘要：数字化的档案模式逐渐成为当代档案建设的基础条件，从传统的档案处理形式中，演变出多样的数字管理要求，进而实现综合化的档案控制，利用网络的模式建立数据库，将档案更加系统化的集成起来，通过信息的科学化处理、统计分析，从多个认知视角出发，让档案的归纳更加符合工作需要，与当代的发展目标相融合，档案管理应进一步的借助先进的技术手段，开发出具备多功能的管理模式，另资源得到有效的利用。

关键词：建立;数字化;档案管理体系;方法策略

数字化、科学化、智能化的档案管理方式，正在逐渐的更新与改正，填补了传统管理中的漏洞，与此同时，还让数字化的控制方向与整体的单位目标相结合，现代化的技术不断的革新，应重视档案管理的变革，吸纳科学技术人才，构建针对性的档案管理体系，提炼出档案管理的关键性内容，开发出更加高效的模式，分门别类的展示档案的内容，提供更加优质的档案资料解读形式，通过数字化的形式，使得档案管理创新步伐持续迈进。

一、现阶段数字化档案管理体系的建设问题解构

1.管理机制严重缺失

当前，无论是在各个企业，还是相关的机关部门单位，不难看出对于经济、成本、效率等问题重视度较高，但对于档案的管理重视度不足，虽然网络的发展日新月异，但网络与数字模式的融合还处于一个摸索的阶段中，不同的企业在档案的利用与控制上需求不同，这就导致档案管理一直在不断的整改，因此，大多都还没有具体的管理制度与方案确定，尤其是对档案信息资源的控制仍没有引起足够的重视。

2.队伍建设机制严重滞后

数字化的档案管理，需要有专业的人才提供技术支持，同时持续的进行数据库的维护与问题处理，另外还需要配备有关的器材设备等，然而现实生活中多采取老员工培训的形式，现学现卖的进行数字化分析，尤其是创新人才短缺，员工多是秉持多一事不如少一事的心态，在创新后不一定能够获得预期的效果，不仅绩效得不到提高，还可能由于系统漏洞获得处罚，在不严谨、不合理的奖惩制度下，员工较为消极怠工，复合型人才不足，传统档案管理转岗专职，或者兼职模式下对于档案的管理工作认识不深，在有限的水平下无法展开网络问题的调节。

3.网络安全性能有待提高

档案中留存部分的保密信息，这些内容将会成为网络漏洞中的危险性因素，一旦有所泄露，很可能损害企业的利益，网络受到病毒的侵扰，或者外部的攻击，而内部没有设定防火墙等体系，造成的损失是不可估量的，另外内部的安全问题也应引起重视，如随意的数据查询与获取，没有按照岗位与部门分类，创建权限模块，那么在员工无知的情况下，可能带着原始档案数据去复印，带出数据丢失，在信息的传输中出现系统的肆意修改等，致使档案内容保存状态不稳定。

二、建立数字化档案管理体系的有效方法策略

档案数字化的建设形式中，应综合的考虑档案的管理流程，与控制模式，将档案的收集、采集，整理分析、归纳汇总、查询查阅、统计归类、借阅定位、编辑改编、分享移交、销毁清除等，均借助数据形式建立系统化的管理模块，数据化的控制应全面覆盖档案管理的各个环节，一方面减轻用户的调取困难度，一方面便于企业自身进行档案的分析总结，为后续的档案数据化变革提供经验基础。

1.电子文件的归档管理

现阶段档案的管理处于纸质版与电子版两种模式中，傳统的纸质版归纳也不可忽视，然而无论是归纳到电子文件、信息处理部门还是归纳到档案的纸质存储空间中，都存在归纳的风险，为避免将电子档案归纳为一般的电子信息，可设立专门的档案归纳小组，结合档案管理中常常出现短期管理，缺乏长期维护的现象，应落实责任进行定期的检查汇总，另外应把握电子文化与企业发展、各个部门项目运作之间的联系性，注重档案的真实性、系统性和时效性。企业应充分的认识到档案的管理即使处于电子化的变革阶段，也不能视为基本的信息内容归纳到信息管理部门，忽视档案的归纳意义，以保障档案的充分合理利用。

2.电子文件的鉴定

电子文件应在归档前做好甄别工作，部分的文档存在不足、错误等，应及时纠正，而对于前期累积的内容，已经被替换到的文件，可将原始文件选择删除，或者在另外的移动硬盘中保留备用，鉴定能够保障归档的安全性与完整性，由于档案的管理是一项较为复杂的工作，因此鉴定是必不可少的，同时也应鉴定归档的保存时效等。为提高电子归档利用的效率，应鉴定档案的审阅期限，可在内部建设档案保管期限表，这样避免大面积的筛选档案浪费时间，文件生成后，会提示保管的期限，据此确认或者更替期限时长后，进入正常的处理流程，可参考单位的实际文件利用需求，对于一些需要长期保存与短期保存的文件，分别予以类别限制，保管期限应有一定的规律，并划分不同的范围，具有延展性，可随时结合档案的信息内容与应用方向进行期限的补充等，按照系统的提示进行设定与修正。

3.电子文件的著录

为便于查询查阅相关的信息，按照目录进行档案的划分，需要进行电子化文档的著录，档案部门应在上述的期限表的设置同时，注意著录单的设计，通过界面进行著录项目的编撰标准化，将著录的项目可归纳为适用于企业的统一编制，方便部门之间进行工作的衔接，将机构内的全部档案归纳到著录的范畴内，而后结合文件之间的联系，与部门的文件利用要求等，进行类别的划分。

4.电子文件的维护

电子文件的数据化信息较多，很多数据内容、文字内容、图像内容等储存起来可能出现错位等问题，应读取网络环境，做好电子化的文件承载与分类，减少管理中的成本支出，对于有有关设备磁性等问题，应结合其精密设计的需求控制好其温湿度，日常进行防尘防湿减震等处理，避免阳光的长时间照射，控制电源的安全性，注重对有关磁盘、硬盘的保存方式，对于部分重要的文件，应做好电脑的备份，并留有硬盘的备份，数据可传输到云端，有较为复杂的密码保护，明确责任制度，相应的查询权限，可依照结构的内部职位与项目责任等进行调节，加密电子文件，有一定的解密密码，定期进行病毒的检测，落实权限，管理人员应做好岗位的交接，定时进行维护处理，内部设计防病毒与防入侵系统，避免对于数据进行肆意的改正与填充。

5.电子文档的色彩、分辨

传统纸质版形式只有黑白两种设定，这样的档案管理模式下，部分的图像资料显示的不够具象化，通过电子版的彩色创建，不仅能够利用色彩简单的区分有关的档案条目，构建档案的内容框架，还能够凸显出部分的重点内容，弱化相应模糊的资料，为了保留信息的真实内容，因此在档案纸质版到电子版的转化过程中，可建议将批量的转化内容直接扫描成为彩色，这样在批量的信息整理时更加一目了然的观察到相应的信息界限，考虑到各个归档部门有差异，归档的信息利用渠道也不同，因此可结合现实的情况进行彩色的插图处理或者原始的黑白模式存储，这里不可一概而論。另外在扫描处理下，应注重分辨率的控制，部分员工的技术能力不足，对于计算机的控制能力薄弱，一些较为清晰的纸质资料在扫描录入中出现了分辨率较低的问题，再次经过几次的传输与传递，最终的图变得十分模糊，数据出现误差，通常扫描的分辨率较高，其存储占据的空间也较大，因此也不是说分辨率越高越好，应有一定的分辨限制，如图片、文字等分辨率达到一个统一的标准，如文字偏小、密度较大等情况下，扫描的分辨率应不低于300DPI，通过这样的原则式概念建立，可分别针对仿真复制的图像、有关的数据等进行规定处理，按照档案的内容等可区分存储形式如TIFF、JPEG、JPEG2000、PDF、OFD等，适应于不用的场景，如长期存储的、信息量较大的可利用TIFF等，这就需要相关人员对于各个存储形式有充分的了解，并区分档案的利用目标，达到合理保存的目的。

三、档案数字化建设的主要目标

1.完善档案数字化管理体系

档案的数字化建立体系应逐步完善，利用现有的管理章程，找出其中的数字化管理不协调问题，进行现已经进行的数据化管理设定，并留存一定的空间限制，进行下阶段的研究体系创新。

2.加强与信息管理部门的强强联合

档案管理部门的信息化处理能力若是不足，应加强与信息化管理部门的联合，通过档案的信息安全防护锁等形式，应获得各个部门之间的配合协作，多部门进行档案整理，推进数字化的建设。

3.丰富数字档案的采集途径

基于机构内部的档案模式，拓展档案的海量库存，将档案融于市场环境中，进行综合的测评与分析，以期提高档案的利用率，在档案的信息采集中，完善数字化的生成系统，构建更加广阔的信息采集途径，获得更多的数据进行对比分析。

四、结语

综上所述，数字化的档案管理正在如火如荼的展开，档案的管理体系也更加健全，应充分的了解当前数据化的信息处理问题，采取具有针对性的形式去化解数据信息的管理疑点，提高数据化的控制效率。

参考文献：

[1]侯涛.浅谈建立数字化档案管理体系的方法策略[J].才智，2015（10）：369-369.

[2]李江霞.基于高校数字化档案安全管理体系的研究[J].中国管理信息化，2015，18（1）：206.