事业单位档案信息化建设工作探讨

许燕梅

摘要：作为事业单位一项基础性建设工作，档案信息化有助于常规工作的效能提升、资源存储的利用共享以及对档案中信息数据的多元应用。针对目前这项工作在法规制度、建设层次、资源整合、人才队伍等方面存在的短板，应该着眼于建章立制，在国家法、社会管理领域和信息安全各层面，加强制度建设；同时进一步完善和细化事业单位电子档案管理和分类标准，做好技术对接，实现资源整合。事业单位在这方面应加大投入，强化硬件保障，建立人才梯队，激发创新动力，不断提升新时代事业单位档案信息化建设工作水平。

关键词：事业单位；档案管理；信息化建设

档案信息化管理，是指“利用数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质文件、声像文件等传统介质文件和已归档保存的电子档案，系统组织成具有有序结构的档案信息库”[1]。伴随着现代化改革发展的进程，事业单位档案管理工作的内容和要求都发生了巨大变化，在管理内容急剧扩容的情况下，传统的档案管理方式已不能适应事业单位档案管理的客观需求。新形势档案工作作为对事业单位历史的最完整记录，涵盖了本单位党建、事业发展、民主决策、制度建设、职能履行、保障服务等领域诸多有重要价值的信息的存储和利用，是事业单位管理的重要基础性工作，因此须纳入本单位整体发展规划，促进档案信息化建设与其他中心工作同步发展，发挥出档案管理应有的效能和价值。

一、事业单位档案信息化建设的价值剖析

目前而言，事业单位档案管理工作主要包括单位档案工作自身的建章立制和规划发展，接收征集、整理鉴定、统计保管有关事业单位的各类档案资料，编制检索工具，编研出版专题档案史料，开发档案信息资源，开放档案和提供利用工作，此外还涉及档案工作的人员培训、宣教和业务交流等。将档案信息化建设渗透于上述工作任务和环节内容之中，能够有效提升事业单位档案工作的科学化水平和管理效能。

1.常规工作的效能提升。计算机数据处理开始之初，业内专家就断言：“借用数字化、信息化存储，在很大程度上可以减少档案的日常整理程序的复杂性、重复性劳动，借助于大数据的分析研判，可以使档案检索更加快速和准确”[2]。事业单位日常工作中涉及的档案信息量较为庞大，对数据信息的收集整理、检索利用要求较高，档案信息化建设极大提升了事业单位档案管理效率。借阅人员只需要获得授权的电子密钥，就可以借助信息化“高速通道”储存在电脑中的电子档案信息，实现相关档案的下载和传输，如果借助互联网，甚至不受地域的限制，实现快速检索档案。在程序上，通过关键词和字符串，自动化归类储存档案，可以成倍减少人工检索时间，极大降低日常工作所投入的人工成本，使档案管理从业者有更多时间精力从事高质量的研究型工作。

2.资源存储的利用共享。在事业单位中，以脑力劳动为主体的知识密集型组织占很大比例，信息化建设将传统的不同载体的各种档案利用信息技术进行数字化转换，转换后的档案信息成为信息容量大、传递快、空间占用小的电子资源，更能满足相关单位大量的知识信息需求，也更有利于档案管理者查找和翻阅，同时避免人工搜检、多次查阅同一档案触摸造成的物理损耗缺失。此外，随着事业单位数字化建设的进程加快，电子档案融入事业单位的大数据，能够和其他领域信息资源如公文系统、人事管理系统等对接，便于实现各种信息资源的归档与整合，实现档案资源的优化共享。

3.档案信息的多元应用。档案信息化的实现，有助于更好地为事业单位发展提供决策参考和资源平台。比如人事档案信息化程度较高时，针对本单位高层次人才档案可以形成精英人才库，为提升本单位人力资源管理效能，精确遴选业务岗位人选提供极大便利，实现人才使用的最优分配；再如事业单位作为公共服务性社会机构，按照职能、领域对人员档案、资源档案进行信息化归档和研判，就能助力多部门、各环节之间的高效协作、协同攻关。充分挖掘和研究事业单位在本行业内的档案资料，利用数字模拟、声光技术加以再现，就能使这些蕴含行业工作的独特资源，不再为时间的灰尘所蒙蔽，成为本单位开展职工培训、爱岗教育和思想政治等工作的宝贵资源。

二、事业单位档案信息化建设的现存问题

回顾新中国档案工作历程，我国档案管理工作经历了文书档案室、综合档案室到档案馆，直至今天的大档案管理体制初步建立的“三次飞跃”，集中统一的档案管理体制逐步形成，在网络化、信息化时代，档案管理与之相接轨并开展建设，是事业单位档案管理工作的又一次“飞跃”。但是，就目前的情况来看，事业单位档案管理从实体化管理向信息化高速发展的道路困难重重，主要集中在以下几个方面。

1.法规制度短板。实行事业单位档案信息化建设的关键，是建立和执行严格规范的管理体系，这其中包括档案信息化的“软环境”，也就是运转流畅、功能适当的管理程序平台，以及档案管理工作的“硬环境”，即事业单位档案信息化管理的规范和制度。前者能够发挥档案管理高效整合信息资源的效能，后者主要是为档案工作确立适应信息化建设环境的标准规范，保障各项工作的运转执行。就目前来看，事业单位档案信息化建设的标准要求相对于企业比较复杂，而且随着改革日益深化，事业单位的类别、性质也发生了较大的变化，档案信息化建设的标准有待进一步细化和完善，尤其需要与部分新技术、新应用对接，体现对当下技术环境的聚焦和契合。比如，部分新兴的公共管理部门归档管理程序界定不清，对归档范围框定标准不够明确、具有一定的随意性；电子文件的凭证作用以及签名的认定、开放信息的适用范畴等问题，这些都需要进一步健全相关的法律法规与制度文件來加以引导和规范。

2.建设层次不一。由于事业单位之间行业、职能、资源占有和发展速度参差不齐，管理水平也高低不一，对档案管理预期也存在不同程度的差异。尽管有些发达地区的事业单位普遍已经进入大力推进、持续建设，实现档案管理高度信息化、与事业单位行政管理、社会服务职能的数字化资源高度融合的阶段，但也有事业单位依然延续传统的档案管理模式，停留在纸质档案管理阶段，较多事业单位虽然在根据自身实际需要推进档案信息化建设工作，但对新形势下档案信息化建设的重要性、必要性、紧迫性的重视度不高，存在没有针对档案信息化建设开展系统化研究，没有列支档案信息化建设的专项经费，没有设立专门组织实施和牵头部门，人员编制在工作开展中严重不足等情况。

3.资源整合困难。信息化资源相对分散是事业单位档案管理工作的特点和难点，由此导致技术对接存在一定难度，二次建设成本高昂。据有关部门调研显示，“事业单位各工作领域大都采用了相对独立的办公信息系统，如教务管理部门的学籍管理系统、成绩管理系统，科研管理部门负责运行的科研管理系统、项目申报评估系统，人事管理部门的职工信息系统、绩效考核系统等，这些系统拥有庞大的数据资源，理论上都可以转化成数字档案，成为档案管理系统中的电子档案”[3]。当前迫切需要科学的远景规划，提升各平台之间的数据信息兼容性，在档案信息系统中实现集成，实现资源信息的共享共通。

4.专业人才匮乏。事业单位档案管理工作的核心是采集、存储，但这绝不是新形势下现代档案工作的全部内容。信息化背景下档案管理更多应侧重于对档案信息的分析研判和挖掘使用，档案管理工作人员除需要具备档案管理基础知识以外，还需要熟练掌握和应用网络信息处理能力。这显然对从业者提出了更高的专业素养要求，但目前较多事业单位档案管理人员由传统纸质档案管理岗位转换而来，对网络信息处理缺乏专业技术的操作培训，甚至还有事业单位使用工勤人员、临时聘用人员兼职开展这一工作，由于对档案工作重要性认识不够，只把档案工作当作附属工作来开展，缺乏积极性、主动性和创新性。同时，由于缺乏档案管理和信息化的专业知识，无法进行重点环节和关键领域的深远认知和积极谋划，档案信息化建设水平因此严重滞后。

三、事业单位档案信息化建设的创新路径

新时期事业单位档案信息化建设，应适应新时代、新形势、新任务的要求，主动融入社会治理、公共服务和本单位事业跃升的大格局，在制度建设、依法管理、技术创新、队伍建设等方面做细做实，才能将档案信息化建设的成果，切实转化为推进档案工作现代化的新动力。

1.建章立制，加强制度建设。在国家法层面，根据我国《档案法》等法律法规和有关档案管理规定，根据国家治理现代化的发展趋势和事业单位的工作实际，从档案的收集归档、保管利用、鉴定收录等方面入手，应进一步完善分级分类分领域的事业单位档案管理制度。在本单位所开展的工作领域层面，针对事业单位档案管理特点和具体工作内容，制定标准化制度和评估考核体系，为事业单位有的放矢地开展档案管理和信息化建设提供制度约束和保障。在信息安全层面，档案信息化建设过程中，相关信息传播速度快、路径多，必须针对档案信息整理、储存和传递过程建立专门的保密法规，完善信息数据安全制度。在约束性法规层面，针对事业单位档案信息化运行、使用和管理过程中可能出现的危害行为进行约束和处罚，明确处罚措施。

2.技术对接，实现资源整合。制定包括事业单位在内的企事业单位电子档案管理和分类标准，“对不同性质、不同层次、不同水平的事业单位施行不同的档案信息化管理标准，为档案管理、信息化建设及事业发展助力”[4]。在标准框架下，“事业单位采用先进的信息管理技术，逐步建立和完善档案管理机制，促进档案管理与其他系统内信息化管理的对接和兼容”[5]，实现不同信息化资源系统之间建设更新、信息化管理和信息化成果利用的同步，确保档案资源信息能够及时、有效地接收与传递，实现系统内大数据资源共享。信息化建设系统可以高度精确地追踪工作流程，将信息化管理责任落实到个人，有效避免职责混乱，提升工作效能。

3.加大投入，强化基础保障。信息化建设和档案科学管理运用是事业单位管理水平的重要指征，在这方面事业单位应该加大对档案信息化建设的基础投入。基础设施是档案信息化建设必不可少的物质条件，事业单位档案信息化建设的硬件设施就包括档案数据的储存、开发和利用的硬件，如计算机、网络设施、大容量加密储存器、数码照相机、摄像机及图文扫描仪等设备，还有与之相配套的存储、检索、展示等场地馆所。除了基础设施硬件，专业的档案信息化建设与管理队伍是提升与推进这项工作必不可少的“软件”，档案信息化管理工作要求从业人员不仅要掌握传统的档案管理知识技能，还要能熟练运用计算机、网络进行数据录入，应用大数据技术构建档案数据库，运用现代传媒技术制作图文并茂的“电子档案”，运用相关领域的专业知识去做好信息化系统的维护与更新等。针对当前较多事业单位缺乏高素质专职档案管理人员的现状，除了重视引进档案管理和计算机专业的高层次人才，还要定期对这支从业队伍进行培训，包括专业知识、实践技能和保密方面的教育与提升，建立良性的人才发展与晋升机制，不断为新时代事业单位档案信息化建设注入源头活水，激发创新活力。

注释及参考文献

[1]张鸿艳.大数据背景下人事档案信息资源建设的现状与进路研究——基于檔案数据管理视角[J].山西档案，2019（9）.

[2]邹晏秋，刘杰操.经济信息新时代下的事业单位档案管理与培养志愿服务者关系的探讨[J].现代营销（信息版），2019（9）：24-25.

[3]佘晓芬.事业单位数字化档案管理现状及对策探讨[J].科技风，2019（9）：34-36.

[4]王燕.高职院校人事档案信息化管理研究——以济南市高职院校为例[D].山东大学，2014.

[5]汤男楠.企业档案信息化建设存在问题与对策研究[D].安徽：安徽大学，2017.