新时代推进社保档案工作的几点思考

陈奕

社保档案是社会保障经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。对于建立权责清晰的保障体系、保障人民生活、调节收入分配、促进经济发展、维护社会稳定等方面具有十分重要的意义。当前社保档案的社会化、全域化趋势日益明显，对社保档案的管理，尤其是信息化建设提出了更高的要求。

一、进入新时代，社保档案呈现新特點

党的十八大以来，我国社会保障领域改革勇涉“深水区”，保障人群持续增加，保障水平逐年提升，以人民为中心的价值取向更加鲜明，十九大报告指出：“加强社会保障体系建设。按照兜底线、织密网、建机制的要求，全面建成覆盖全民、城乡统筹、权责清晰、保障适度、可持续的多层次社会保障体系。”作为其中的一个子系统，社保档案也呈现了许多新特点。

1.社会化程度越来越高。随着覆盖全民、城乡统筹的社会保障体系的不断推进，纳入社保管理的人员众多，几乎涵盖了各个行业和领域。每个领域的社保项目办理的环节众多，产生的档案资料具有显著的社会性且逐年增长。以镇江市为例，2015—2017年三年间产生的各类档案数量均有显著提升（见表1）。仅就三类档案来说，社会保险管理类档案包括了参保单位等级材料、参保人员登记材料、社保个人账户管理材料、社会保险登记证管理材料、社会保险卡（证、手册）管理材料、社会保险待遇领域资格服务材料、退休人员社会化管理服务材料以及异地安置登记材料和服务协议管理材料等九大类，这些档案信息能否得到妥善、安全的管理，直接影响着群众的切身利益、社会的稳定乃至社保制度目标的实现；医疗保障类档案包括了患者住院待遇核定材料、门诊待遇核定材料，以及医疗保险基金支付年度汇总表等，反映了患者医疗保险的报销情况，管理好这部分档案，能够及时掌握保险基金支付情况，为相关部门决策提供第一手参考资料；失业保险类档案涵盖失业人员名单及相关失业证明材料、失业金领取期限、待遇标准等材料，直接关系到失业人员的待遇保障、失业金的领取，是失业人员基本生活的重要保障。

2.全域化趋势迅速形成。一是参保人员的流动性加大，社保档案随之产生跨区域形成、记录、结转等。二是跨区域利用非常频繁，如跨区域诊疗会涉及多地医疗保险待遇的跨区域结算和信息资料的共享，办理退休时，需要跨区域查询其工作过的当地社保档案证明材料等。三是社保资金跨区域转移，社会保险业务的社会属性决定其具有很强的跨区域的特点，中央需要将社保资金由经济发达、社保结余量大的省份调节至落后省份拨付，社保业务及其档案工作因而不再是一省一市一县的工作，全国范围内的联动已呈迫在眉睫之势。

3.海量化特点日益明显。一是参保人员急剧增加。随着《中华人民共和国社会保险法》等一系列法律、法规的出台，通过社保扩面征缴等行政手段，再加上劳动者自身维权意识、用人单位法律意识的提高，参保人数呈逐年快速增长趋势。据2016年统计数据，镇江市区十年间参保人数增长逾13万人次（见表2）。二是社会保险业务急剧增加，所涉及的领域包括养老、医疗、失业、工伤以及生育等所有社保经办机构所办理的业务。三是形成的档案数量及其信息数据急剧增加。仅以镇江人社档案中心为例，截至2018年入库上架社会保险管理类档案就多达15000卷，医疗保障类档案多达10000卷。尤其是随着社保业务经办深度、广度的进一步拓展，社保档案的种类、数量和信息数据也急剧增加。这些档案信息涉及公民切身利益，至少需要保管50年以上，档案数量形成快速增长趋势，这对档案信息的安全管理和长效管理提出了更高要求。四是社会各界对档案利用率逐年提升。社保资料形成档案后，后续必然会对档案进行利用，以显示社保资料的档案价值，这种档案价值的彰显主要就是数据的查询，以2018年为例，档案中心向社会各界提供各类档案利用服务18000余人次，电话咨询服务近8000人次，且逐年递增的趋势十分明显。

二、适应新时代，社保档案管理水平亟待提高

同快速发展的社保事业相比，社保档案工作则显得相对滞后。一是社保档案管理制度建设不完善。虽然我国在社保业务开始后也颁布过一些关于社保方面的法律法规，但专门针对社保档案管理方面的比较少，针对基层社保档案室具体情况的、有指导意义和约束力的规范性文件就更少。社保经办机构对业务经办的科室设置相对复杂，在业务经办的过程中，均会产生不同类别不同性质的社保档案。由于档案工作制度体系的欠缺，各科室各自为政，不能形成系统、规范、统一的社保档案，不利于社保档案的长期可持续健康发展。二是社保档案管理工作水平参差不齐。拿镇江市来说，各地对于档案管理的重视程度不一，有些地方极为重视，人员充足，资金到位，社保档案管理工作水平就较高；有的地方由于客观条件的限制，人力物力均未到位，就造成该地区社保档案管理工作的滞后，比如人员虽已参保，但社保档案不能做到及时收集归档，不能及时提供凭证等，异地办理保险业务成了参保人员的噩梦。三是社保档案基础设施建设有待加强。良好的硬件条件，是社保档案管理上水平的基础和保障。目前，许多地方档案库房紧张、设施不完善、档案信息化程度不高、查阅档案手段原始、群众利用不方便等，部分基层社保单位或一些偏远山区的社保单位，依然采用传统的手工记录和保管方式，容易造成社保档案的损坏，甚至丢失。四是社保档案工作人员素质有待提升。目前许多地方从事社保档案管理的人员综合素质偏低，缺少专业知识背景和信息技术能力。有的地区社保单位认为档案管理是较为简单的工作，往往安排年龄较大、学历较低的人员负责，这在很大程度上影响了社保档案管理工作效率的提升。

三、面向新时代，以信息化为龙头推进社保档案管理的科学化、标准化、现代化

新时代社保档案工作的特点和暴露出的问题，决定了社保档案要尽快从各自为战转入全域联动、从实体管理转入信息管理、从档案室管理转入全过程管理，转变的关键是推进社保档案的信息化建设。信息化是以现代计算机技术和通信、网络、数据库技术为基础，把信息形成、积累、汇总成数据库，方便人们利用、考证等活动的综合性技术。通过信息化，可以极大地提高社保档案的科学化、标准化，顺应新时代特点和要求，有效克服诸多问题，为推动社保工作提供强有力的保障和支持。镇江市已将社保档案信息化纳入政府投资项目，集中财力，推动民生工程实施，计划用三年时间，从顶层设计进一步规范和推进社保档案信息化建设。

1.建设规范的社保档案数据库。首先是加快向电子档案的转换进程。借助第三方专业机构的力量尽快将传统的纸质档案转换为电子档案，实现社保档案的完全数字化。其次，社保工作从登记到使用的各个环节要全面采用信息化技术，使新办理的各项数据从形成端就实现数字化。第三，对电子档案进行重新分类、编码，分配给每个档案一个条形码或二维码，将所有档案信息汇入其中，形成档案的全程条码管理，方便查找检索，提高查全率和查准率。

2.将档案管理全面融入社保业务在线平台建设。智慧社保、网上经办和自助服务是社保经办的趋势，相应地档案信息化管理将成为新时代社保档案管理的方向。要推进纸质档案与电子档案、管理与服务的一体化进程。依托互联网和大数据技术，建立智能化社保档案信息管理平台和社保档案资源数据库，使人们在网络终端和移动客户端办理社保业务成为可能。在此基础上实现全域化管理和利用，不同地区、不同部门的档案数据信息能够共享，充分发挥社保档案的社会价值。

3.加大技术应用，确保社保档案信息的安全。这是信息化建设的底线。随着计算机、物联网、互联网等技术的应用和社保档案信息化水平的提升，许多非传统的安全威胁也逐步浮出水面，如存储介质的损坏、信息的篡改和丢失、网络黑客和病毒的破坏、公民个人隐私的泄漏和不规范的公布等等。我们当然不能因噎废食，因害怕种种可能的问题而消极止步，而是要在发展中不断完善。一方面，实现档案双轨制管理，统筹做好社会保险纸质档案和电子档案两种载体的管理，使电子档案作为科技进步和社会发展的重要产物，与传统纸质档案相得益彰。另一方面，加大先进技术的应用，通过“技防”来确保社保档案的安全，如采用密钥、身份认证、安全杀毒软件、远程实时备份等手段，确保社保档案管理的设备、网络、数据库系统、数据信息等各个方面和各个环节的安全，维护社保档案的真实、有效和完整。

4.不斷提升档案管理人员综合素质。社保档案管理的发展离不开高素质的档案管理人员。要将人员综合素质的提升作为关键，同步推进档案管理队伍建设和社保档案业务建设。要对管理实践活动进行系统化分析、总结，优化工作流程和档案人员绩效考核，针对目标、内容、方法等对档案管理人员进行不同层次考核，提高绩效考核的准确性。要根据不同岗位和不同需求开展有针对性的培训，可以利用社保档案管理系统平台，定期组织档案管理人员学习社保档案管理法规规范、理论知识、信息技术知识等，夯实档案管理理论基础。要开展责任意识、服务意识、廉政意识等主题教育活动，注重优秀档案管理人才的引进，优化社保档案管理人才结构，使社保档案管理有坚强的人才保障。