对医院基建档案信息化管理的几点思考

王亚琦

摘 要：医院基建档案真实记载着医院工程建设的情况。本文围绕医院基建档案信息化管理这个问题，从医院基建档案管理的特点入手，在分析医院基建档案信息化管理的必要性的基础上，提出了医院基建档案信息化管理应采取的对策。

关键词：医院;基建档案;信息化管理;思考

在医院档案管理中，基建档案为其主要内容，其涉及到医院基建改、扩建及维护等诸多方面。在科技快速发展和信息技术日益更新的今天，将信息化管理手段引入医院基建档案管理过程中，尤为关键。因为医院基建档案管理不仅有繁杂的内容，而且还有很强的专业性，这就未免让得医院基建档案管理工作呈现出比较庞杂的特点。因此，就需要以信息化管理手段提升醫院基建档案的管理水平，使基建档案的价值得到充分地发挥，以便更好地促进医院各项事业的发展。

一、医院基建档案管理的特点

1.档案管理繁杂而多变。这是医院基建档案管理非常显著的特点。应医院基建档案管理与其各职能部门均有所涉及，点多面广必然导致医院基建管理事务的复杂性强。并且医院所做出的任何一项基建工程决定，必然要与众多政府部门协调，这包括：首先是征求城建部门的审批后，才能开展规划设计，然后还要经过环保和消防部门的层层审核，再要展开实地勘察，走程序确定工程招标承包单位，还要采购物资和开展工程监督，涉及相当多的环节和单位，而且还有成百成千的经受人员，这些办事人员素质高低不一，不仅文化程度和业务水平不一样，而且缺少及时归档资料的意识，这就容易造成无法及时收齐基建档案资料的现象，缺失一些资料，这就对加医院基建档案管理工作的难度无形之中就加大了。

2.容易丢失档案材料。档案材料容易丢失也是医院基建档案管理的一个明显特点。在常规的医院基建档案管理过程中，因基建项目建设时间过长，就未免产生丢失基建材料的情况。不仅如此，由于医院基建项目建设，在经历提出、审核、勘察、实施以及竣工等阶段中，也容易有基建档案资料丢失情况发生。如，医院基建项目运作过程中，因出现资金不到位以及施工图纸的设计方案不过关等情况，都会在很大程度上，对医院基建档案管理的质量产生不利影响。

3.急需专业能力强的档案管理人员。现从事医院基建档案管理的人员，大都缺乏足够的专业知识，也能严重影响到基建档案管理的质量。不仅如此，在医院的基建档案管理内容方面，只要是基建工程的施工图纸、资金分析表以及合同书等，都离不开相关专业方面的知识，也离不开专业人员的管理。倘若收集人员缺乏专门训练，也不了解工程的运作特点，未免会有错误发生，丢失重要档案资料。由此来看，做好医院基建档案管理工作，离不开专业化技能比较强的档案管理人员。

二、医院基建档案信息化管理的必要性

医院基建档案实施信息化管理，不仅是解决当前基建档案存在问题的需要，也是时代和现实对档案管理提出的必然要求。

1.解决当前存在问题的需要。首先，图纸为基建档案的主要材料，由于纸张和历史等一些原因，整理保存不易。再加上建设医院的过程一般比较长久，而且相当多的医院拥有悠久的建院历史，甚至有的医院历史跨度达到上百年，这些医院的基建档案就不好整理。不少基建档案仅保存了几张图纸，可因图纸的纸张质量不好，经历年代长了，就出现字纸模糊和严重破损的问题，这就在整理基建档案中，出现了不少难题。一般的基建档案图纸的纸张相对比较大，必须多次折叠才可装入档案盒中，时间一长就可能导致折叠处痕迹破损的出现。其次，医院缺少基建专职档案管理人员。医院为了满足社会需要，逐年增加改扩建项目，一般的医院基建项目，自设计开始到最后竣工，周期一般在3年左右。从目前看，不少医院都单独设立基建部门和医院的档案管理部门，面对医院基建的第一手原始档案资料，对其进行整理，又缺乏具备专业素养的档案管理人员，就难以避免出现很多问题，如，归类不合理，整理杂乱无章，等等。第三，缺乏足够的先进设备支撑。因为体积比较大的基建图纸，保存起来不容易，需要加大设备投资，引进相关设备对图纸进行扫描成图象，然后转化为电子文档。不仅如此，还应对不同楼房档案进行合理分类，再储存到计算机等一些电子设备中。

2.时代与现实的发展需要。一方面，与时代发展相同步。网络与信息时代，在档案管理方面，就以基建档案信息化管理为主要体现。时代的发展，需要积极推进医院基建档案的信息化管理步伐的加快。如，在2011年，美国联邦政府就将“联邦政府档案管理”总统备忘录进行了发布，档案信息化管理得到了有力地推行，而改革法案被美国政府签署时，就将国家档案与文件管理进行改革，以与政府开放的新需要相适应。而美国《档案管理指令》的及时颁布，就为进联邦政府档案管理的传统管理模式转变为电子档案管理模式创造了条件。另一方面，是对医院基建具体情况的需求给予满足。那些传统纸质档案管理通常需要提供相当大的保存库房，这显然在管理和利用基建档案方面就非常不利。当信息化管理传统纸质基建档案后，可在光盘和硬盘直接存储这些信息化档案资料，并与“云计算”“云存储”技术结合起来，可在专门的局域网或建立的数据库，把信息化后的基建档案在其中保存，这就使档案存储所需的空间极大地减少，也能很好地保护纸质档案，可为后期基建当档案的查找提供方便。

3.拥有无可比拟的优势。当基建档案的信息化管理新模式在医院档案管理过程中有效应用，就可突破档案资料保存的时空限制，并相应地延长档案的有效保存期限，也就能相应地提高档案的保管质量。具体来说：一是可将基建图纸泛黄、磨损、不易装盒保存的弊端有效避免。不仅如此，还可使打通档案部门与基建部门的壁垒，实现两者网络的顺利沟通。如果医院缺乏配备专职基建档案人员的条件，就能通过计算机网络解决档案管理人员处理基建档案存在的问题，引进基建部门远程协助手段，将档案归类管理更好地完成。二是有利于提高档案利用率。因档案管理信息化可达到档案的共享合理化。可在建起医院基建档案数据库之后，就在每张基建图纸加上附注，一一列举出每张图纸的内容和来源，也有相关建筑的尺寸。一旦需要对基建项目档案进行查询或借阅，可采取检索关键字的方式，有效利用相关文件。三是档案管理者的工作量逐步减轻，由此，档案管理者的积极性会有很大提升。档案管理既烦琐又繁重，从目前看，从政府到档案管理工作者，均需要将很大的体力和脑力劳动付出，只有实现档案管理信息化，档案管理人员的工作效率才可不断提高。

三、医院基建档案信息化管理应采取的对策

1.医院领导应高度重视。这就要求医院领导人对此有足够认识，在同等位置看待基建档案信息化管理与医院的医疗业务两项工作，也对这一工作拥有一定程度的认识，尽快建立专门的档案信息化管理部门，参与这一工作，还应配备专门的专业人员岗位，并建立和完善与之相关的各项管理制度。同时，还应强化宣教工作，确保参与医院基建项目建设的单位和个人，能与医院档案管理部门密切配合工作，充分整合起基建档案信息化管理的各种力量。

2.强化各种档案信息化管理管理。要与医院发展的现实密切结合，进行信息化医疗管理体系的积极构建，使之作为整个信息化医疗管理体系中的重要内容对待，并把顶层规划和设计做好，进行近、中、远期医院基建档案信息化管理规划的制定，以便使基建档案管理信息化发展的目标明确，并从大方向上，为信息化管理提供有效指导。

3.将各种专业技术措施落到实处。首先，要采集好集成数据。要先数字化解析医院基建档案，接着分析和整编，然后把信息在基建档案数据库及时录入并有效处理。其次，检索集成数据。在创设基建项目档案数据检索期间，可对 “关键词”“类别”“职能”等相关的重要信息分门别类设计;也可立足检索信息多元化的原则，对于关键词，可进行一些重点词语，如 “竣工”“审批”等的设置，确保基建项目档案检索能及时检索字句，检索方便而快捷。第三，分析集成数据。结合数据来检索，将基建档案与医院长远发展的需要有机结合，并充分考虑医院战略规划和档案整体开放等具体情况，通过信息系统性分析之后，再将基建档案的信息集成数據分析有机融合到医院建设发展需求之中，确保基建质量与档案综合业务质量的不断提升。

4.要促进网络平台资源共享的实现。由于医院的基建档案信息和资料种类繁多，面临相当大的工作难度，再加上其管理效率很难提高，在当今科技日新月异和信息化水平不断提高的新形势下，可将专门的信息化平台建设好，让档案管理人员通过这个平台统一分析和管理医院的基建档案资料，以便促使医院基建档案资源共享能够实现。

5.要不断提高档案管理人员的信息化专业技能。将网络资源与信息技术应用于基建档案管理中，是档案信息化建设的重点。因此，就需要在实施医院基建档案信息化管理过程中，要强化档案管理人员信息化培训工作，要通过实战演练和现场模拟等手段，有针对性培训档案管理人员。同时，还要引进和聘请信息化专业管理人员参与基建档案管理中，不断提高现有档案管理人员的信息化管理技能。不仅如此，从事医院基建档案的管理人员，要积极研究信息化管理知识，努力在实践中提高自己的信息化管理技能。只有通过这些路径，将医院基建档案管理的高素质信息化管理人员队伍建设好，以此来促进医院基建档案的信息化管理水平的不断提升。

总之，医院基建档案真实记载着医院工程建设的情况，积极进行新形势下基建档案信息化管理模式的不断探索，这对于维护医院档案完整性和系统性尤为重要。

参考文献：

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[3]刘世杰.“互联网+”背景下医院基建档案信息化管理研究[J].城建档案，2017（12）.