关于企事业单位档案管理工作的创新思考

摘 要：自上世纪80年代改革开放以来，我国大量企事业单位随经济发展规模不断扩大。全球一体化、工作信息化的进程不断推进，企事业单位现有档案管理工作已无法满足时代要求，严重制约着企事业单位的长久发展。本文首先分析创新企事业单位档案管理工作的必要性，提出企事业单位档案管理工作普遍存在的问题，进而针对上述问题提出相关创新策略。

关键词：企事业单位;档案管理;工作创新

档案是记录一个企业单位或事业单位成长過程的载体，是记载其成功与失败的艰辛史，在这当中包括企业创始人、工作目标、战略任务、人员调整、目标调整、规模变动以及地址变迁等一切关于企业内部活动的重要信息。传统档案管理工作难以适应新时期企事业单位业务复杂化、信息化的大环境，因此，对传统档案管理工作加以创新势在必行，更是符合企事业单位未来可持续发展需求，生态发展需求以及信息安全需求的根本手段和最佳途径。创新档案管理工作也是有利于企事业单位拟定战略决策，提升品牌影响力的有效方式。只有剔除传统企事业单位档案管理工作弊端，对有失科学性、合理性的管理模式加以升级和优化，落实科学发展观，才能实现企事业单位的有序前行和健康发展，才能促使二者对自身、对国家的利益最大化，使企事业单位保持活力，以一个精神饱满的状态面对新时期全球一体化背景。

一、创新企事业单位档案管理工作的必要性分析

一个企业单位或事业单位的档案管理工作，在某种程度上直接映射出其整体发展趋势和具体管理情况。社会中任何一个企事业单位均详细记录着单位内部各个部门的真实历史与辉煌成就，是单位结合历年情况制定战略发展方向的有力参考依据，是为其指引方向的信号灯，无时无刻不提醒着企事业单位避免犯下曾经出现过的错误。与此同时，创新传统企业事业单位档案管理工作，不但有助于单位管理人员切实掌握管理现状，以充足的准备对突发性事件制定详细解决策略，而且也有利于企事业单位的发展成就得到社会各个领域的支持与肯定，进而为其前行提供源源不断的动力。由此可见，在保留传统档案管理优势性的基础上，在全方位认知单位档案管理工作重要性的前提下，对传统管理模式、管理手段加以创新，是符合时代发展要求、满足企事业单位自身需求的必要性举措。

二、企事业单位档案管理工作现存问题分析

1.企事业单位档案管理工作程序混乱

企事业单位在档案管理工作方面，应建立健全一套完整的规章制度。然而，就现阶段我国大量企事业单位档案管理现状来看，存在问题较多。第一，在档案管理中的档案收集工作，缺乏具有前瞻性的科学规划。大量企事业单位在进行档案管理的进程中，虽已经采用相应的规章制度，然而制度拟定仍较为的肤浅，深入程度远远不足，导致现有制度难以发挥其作为管理标准应有的作用。与此同时，档案管理工作还缺少效果明显的收集考核，造成档案不上交现象频频发生。第二，部分企事业单位在进行档案管理时，缺乏规范性过程。近年来，在经济飞速发展和同行业单位竞争日益激烈的背景下，大量优秀企事业单位不惧外部环境制约，规模不断壮大、经济效益平稳发展。在此期间，持续性招聘全新管理人员入职，造成档案管理部门内部人员素质参差不齐、专业水平差距明显。在进行实际档案管理的过程中，难以以统一化的标准进行工作，在资料录入阶段时常由于人为原因出现与现实情况不符合、不匹配的问题发生。除此之外，复合型档案管理方式是现阶段国际上较为先进的档案管理手段，然而部分企事业单位在综合档案管理方面力度明显不足，这也是企业事业单位缺少制度化管理的重要表象。目前，大量企事业单位内部档案管理部门普遍以班组为单位的形式存在，造成执行力度不足，无法以行政的手段对单位内部各部门加以有效管理。仅可以报告、汇报的方法将管理信息传达于领导，档案管理工作流于形式，进而发生突发性事件时解决困难，无法大幅提高复合型档案管理工作创新成果，增加了档案管理工作的难度，使档案管理工作难以发挥出其应有意义和价值，对企业是单位生态发展、可持续发展、安全发展造成负面影响。

2.企事业单位管理技术水平和设备相对滞后

现阶段，部分企事业单位在发展的进程中，虽然有的已经具备较为先进的管理模式，但是仍然采用一套管理软件，档案管理专用计算机的数量也明显不足，产生严重的硬件设备不足问题。这与当前网络信息化背景下国际先进管理模式格格不入。与此同时，部分单位虽然资金力量雄厚，管理软件和高配置计算机数量充足，然而由于领导缺乏对档案管理工作的重视等内在原因，导致管理人员技术水平落后，难以在实际工作中积累经验或得到培训，提升自身管理技能。此外，随着我国近年来的经济快速发展大量企事业单位规模不断壮大，出现工作人员数量不足的问题。在大规模进行档案管理人员招聘的过程中，降低人员标准，面试主考官存在形式主义，甚至存在为凑人数而招聘的现象。最终致使档案管理人员综合素质、专业素质、技术水平等方面存在巨大差异，优秀的档案管理人员包揽部门大部分工作，工作能力较差的员工无法对档案管理发挥实际性作用。在上述局面下，不仅大幅增加了档案管理人员的工作强度，更拉低了企事业单位档案管理部门的整体水平，对单位自身发展形成潜在的制约。

三、针对企事业单位档案管理工作现存问题的创新策略

1.强化管理人员思想意识，加强管理人员管理权力

创新精神是一个组织、一个民族、一个国家乃至全人类发展的最大驱动力。在企事业单位进行档案管理工作，仅有少数管理人员能意识到自身存在的缺点和不足，根本原因在于员工对管理工作的创新观念和创新意识的缺失。为了从观念上创新现有管理工作，使其实质性发挥自身对提升档案管理工作质量和效率的作用，提高档案信息资源的有效性和准确性，应从观念上改变档案管理工作人员，并长期坚持以下两方面策略。一方面，应灌输员工将本单位档案视为最珍贵资源的思想。在信息化时代的背景下，个人与组织的发展均离不开必要性的信息，负责信息资源档案管理的工作人员尤为重要。针对管理人员的观念提升，首先，企事业单位应积极聘请国内外先进档案管理专业人才，为员工定期开展“强化自身管理意识”培训，使档案管理人员形成长期、有效的全新意识。另一方面，应将档案管理人员作为单位各部门人员工作的管理者和监督者，档案管理人员与企业事业单位高层领导不存在管理与被管理的关系，使档案管理部门成为独立机构，不受内部因素影响和制约，避免因怕领导、畏惧领导出现的形式性管理。进而，将完整、可靠、客观的档案纳入档案库，准确反映出企事业单位各个部门发展的实际情况，为其拟定未来战略计划提供参考依据，为其长久发展奠定夯实基础。

2.加大硬件设备投资力度，构建信息化档案中心

为实现企事业单位档案管理工作的有效创新，应加大档案管理信息化建设力度，构建科学化信息档案管理。一方面，计算机与配套软件作为信息化管理的基础与前提，企事业单位必须提高对相关设备的投资，为档案管理创新工作提供稳定充足的外部条件。另一方面，在企事业单位整体档案信息化架构中，数字档案中心是其主体和基础。所谓的数字档案中心，也就是复合型档案管理平台，在对其进行建设时，企事业单位档案管理人员必须严格要求自身行为和思想，以信息资源内部共享为原则，以现场管控为工作重点。使档案管理工作基本形成档案管理一体化、文档管理系统化、互联网操作简单化。

3.构建先進档案管理体系，实现档案管理功能的全面拓展

由于企事业单位档案管理内容复杂繁琐，几乎与单位一切工作内容具有紧密关联。同时，档案分散度高，企业事业单位内部各个职能部门以直接或间接的形式完成各自部门的档案管理任务，档案管理工作职责缺少明确清晰的界限，管理范围伴随混乱现象或重叠现象。甚至时常出现档案遗失现象，无序化的管理模式大幅提升了管理难度。一旦某一部门档案管理工作出现失误，企事业单位各个部门均可能受其消极性影响。此外，部分企事业单位对档案管理重视度不足，难以将其与业务管理、效益管理、财政管理等视为同等重要的工作，单位专项管理部门缺少实际权利，最终导致在管理过程中遇到相对专业的问题时，难以应付和解决问题。因此，企事业单位应加速系统化档案管理体系的构建，剔除传统管理体系的种种弊端和缺陷，在发挥其原有优势的基础上加以创新和升级。使档案管理人员以先进的档案管理体系为框架，实现档案管理功能的全方位拓展和提升。

四、结语

综上所述，企事业单位内部档案管理工作，对其自身发展而言具有极高意义和作用，是确保企事业单位未来可持续发展、生态发展的重要参考依据，是为企事业单位前行指引方向的关键因素。因此，针对我国大量企事业单位档案管理工作现存问题，需要单位各层级人员与档案管理人员紧密配合，进而实现档案管理工作的实质性、全方位创新，发挥出档案管理工作应有的价值和意义。

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作者简介：林艳（1980-），女，汉族，籍贯：山东龙口，本科学历，龙口市河道建设养护中心，助理馆员。