浅谈医院档案管理面临的问题与对策

摘 要：做好医院档案管理对促进医疗管理水平、维护医患双方权益、丰富医院文化内涵和规范人才资源管理等方面都具有积极的现实意义。本文针对当前医院档案管理常见问题，有针对性地提出了解决对策，为进一步做好医院档案管理提供指导和参考，对推动医院档案管理的规范化、制度化和科学化等方面具有积极的现实意义。

关键词：医院档案;档案管理;问题;对策

医院档案是医院发展过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等，详细记录了医院发展最可靠的资料，是最具权威的凭证。做好医院档案管理对规范医院管理、提升医疗服务水平具有积极的现实意义。但在日常档案管理工作中也发现一些问题，为此，应采取有效措施认真加以解决，不断提升中心档案管理水平。

一、医院档案管理的现实必要性

医院档案包括人事、病案、基建、财务和行政管理过程中所形成的具有保存价值的资料。做好医院档案管理具有积极的现实价值和意义。

1.促进医疗管理水平

医院档案具有较强的行业性、专业性和技术性特点，是在日常诊疗或人事管理、财务管理、基础建设以及医务活动中形成的具有保存价值的各个时期的珍贵资料，做好医院档案的收集、整理、组卷、分类、贮存和检索、利用等，能够为医院行政管理和诊疗、人事、财务管理等业务提供信息咨询服务，是总结、提升医疗和行政管理质控的重要依据，具有很强的实践性、实用性和利用率等，对促进医院整体诊疗管理水平具有积极的现实意义。

2.维护医患双方权益

近年来，随着医院诊疗业务量的不断增加，医患纠纷时有发生，做好医院档案管理，尤其是病案等重要业务档案的管理，在医疗纠纷发生后，通过病案的查询，判断医生出具的医疗文书是否规范、医疗行为流程是否存在疏漏，患者在诊疗过程中是否存在过错等，是直接关系到医疗诉讼双方胜诉的关键性证据之一，对维护医患双方合法权益均具有积极的现实意义。

3.丰富医院文化内涵

医院档案记录了医院从无到有，从小到大，由弱到强的整个发展历程，全面展示了各个时期医院发展历史上的重要事件、典型人物、先进事迹、奖牌、荣誉证书，以及具有代表性的建筑等，是医院精神文化、物质文化和制度文化的重要组成部分。如，乐山市精神卫生中心始建于1982年，是乐山市卫生和计划生育局直属的唯一一所集医疗、康复、教学、科研、预防为一体的国家二甲精神病专科医院。2005年因铁路主辅分离，移交乐山市政府管理，新一届领导班子高度重视档案管理工作，将档案管理工作与中心整体发展紧密联合起来，于2006-2007年顺利通过档案工作规范化管理省二级、一级标准单位验收，中心档案管理迈上了科学化、规范化、现代化管理平台，档案管理工作已成为中心管理工作中不可或缺的重要组成部分。通过中心办院宗旨，提炼出“仁爱、至善、笃诚、求精”的发展理念，建设了独具人文气息的迁建工程（一期）项目，这些都进一步丰富了中心的文化内涵，对提升广大职工的认同感和自豪感都具有积极的现实意义。

4.规范人才资源管理

人才资源是医院宝贵的资源之一，通过人事档案管理，加强医院内部人员调动、紧缺型外部人才招聘，以及医务人员的职称评聘、评先评优，构建科学合理的薪酬制度，以及干部的选拔任用等方面发挥着积极的作用，提升人才资源配置的合理性，依据反映医护人员个人的业务能力、政治表现、医德医风等档案资料的调阅，并据此作为选人用人的重要依据，促进人才资源使用的公平、公正。

二、医院档案管理常见问题分析

近年来，随着信息技术的快速发展，医院的档案数量呈现出快速增长态势，有纸质档案、电子档案、视音频档案，以及病案等，内容和形式丰富多样，对档案管理人员的档案资料收集、归档、整理和查询利用提出了新的更高要求，也使得在医院档案管理过程中容易出现各种问题。

1.档案意识淡薄

医院档案是一项综合性、基础性工作，需要全院职工和档案部门人员携手共同努力。但从当前医院档案管理现状来看，主要存在档案意识和档案法制观念淡薄，有部分科室未按照档案管理标准和要求及时将其所保管的档案资料移交至档案部门。档案管理的理念陈旧，效率低下，重医疗业务、轻档案管理的现象依然存在。

2.管理体制不健全

医院档案管理离不开一套完善的体制机制作保障。但从现实来看，医院管理制度不断变革创新，涉及档案管理的体制机制更新却不及时，医院档案收集的范围、方法、程序与新时期档案管理不相适应，档案管理制度的可操作性不强，档案归档分类不规范、借阅归还不及时，缺少符合自身实际需要的档案管理体制机制，不利于医院档案管理的整体事业发展。

3.档案资料缺失

重诊疗业务、轻档案保管的思想，以及对医院档案管理所需的软硬件设施配备不足，即便是档案管理部门年初下发了档案移交要求，但也得不到各业务科室的支持和配合，影响了医院档案资料归档的及时性和完整性。加之，随着医院档案数量的不断增长，有限的档案库房已经难以适应档案管理需要，档案收集、归档工作受限。此外，计算机信息技术应用不够熟练，档案管理效率较低，档案缺失问题不同程度存在。

4.业务素质不高

目前，医院档案管理人员大多为兼职人员，许多从业人员不具有档案专业知识背景。档案管理岗位人员流动频繁，新入职人员对医院檔案管理工作实践经验不足，整体业务素能有待提升，医院档案收集、整理、归档等业务流程不熟练，难以满足新时期医院档案管理规范化要求。再者，许多医院为了节约人力资源，档案员往往都是身兼数职，所以，他们没有过多的时间和精力来完成好档案收集管理工作。

三、医院档案管理对策建议

1.领导重视，强化全员归档意识

医院的领导者要带头高度重视档案管理工作，把档案管理与医疗业务放在同等重要位置，成立由院长担任负责人的医院档案管理工作领导小组，加强档案管理组织的顶层设计。加大《档案法》《保密法》《医院档案管理暂行规定》等档案知识宣传，卫生主管部门或医院自身要定期举办医院依法归档、管档业务知识讲座，加强全院干部职工，尤其是一线业务医护人员依法归档管档教育，提高认识档案管理的重要性，切实增强归档意识，把档案管理规范或标准要求自觉落实到档案收集、管理、查询利用的各个环节。

2.完善制度，健全档案管理体制

结合医院业务实际，以及档案管理的现实需要，在《档案法》《保密法》《四川省档档案管理暂行规定》基础上，探索制定一套符合本院特色和实际需要的档案管理规章制度和体制机制，如出台《档案管理暂行办法》《档案保密管理规定》《立卷归档制度》《档案借阅和归还办法》《档案保密制度》等等，从业务、行政、党务等各个方面逐步完善中心档案管理的科学化、标准化和制度化，使医院档案管理具有良好的制度保障。

3.分类实施，完善档案资料收集

医院的档案类型众多，产生于不同业务科室和业务环节，针对不同的档案形成特点及载体形式，有针对性采取有效措施，完善档案资料收集工作，确保档案资料的完整性。如医院文书资料，主要来源本医院制定或上级主管部门印发，具有较强的政策性、时效性和行业指导性，此类档案资料收集要以常态化收集为主。又如，医院的基建类档案，随着医院基础设施投入的加大，医院基建档案数量呈现大幅增长态势，基建类档案具有成套性和周期长的特点，做好此类档案的收集应紧密结合基建项目的建设周期，从项目立项到竣工验收，档案员要介入，做好成套性档案资料的收集。再如财务类档案，通常是以年度为单位，在每年的归档月，要求医院财务科根据《档案法》管理规定，只能保管3年内的档案，超过时限的财务档案应移交至综合档案室管理。要注重人事、电子、声像、会计、科研、设备、病案等不同类别的档案资料的收集、归档，确保医院档案门类齐全、资料丰富。

4.加强培训，提升档案人员素能

专业的医院档案管理人员不仅能夠熟练按照医院档案管理的要求做好档案资料的收集、归档和服务，还能够对医院档案中的重要信息资源进行二次开发，做好档案编研，提升医院档案资源的利用价值。为此，一方面要通过“请进来、走出去”的方式加强医院档案从业者的业务知识培训，邀请档案专家、业务骨干来院授课，解读最新的医院档案管理规定和要求，掌握最新的档案制度、规范和标准。此外，还可以组织医院档案员赴先进地区或者先进医院参观学习。还要注重计算机信息技术、公文写作知识的业务培训，提升自身综合素能。另一方面要根据医院档案业务量的增加，适当加大人才的招聘引进力度，选聘具有档案专业知识背景，掌握一定计算机技术应用的复合型人才，为医院档案管理提供可靠的人才支持和保障。

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作者简介：王明香（1968-），女，大专，档案馆员，研究方向：医院档案规范化管理。