企业档案保密管理分析

摘 要：做好新时期企业档案及其利用的前提和基础是要保证档案安全和保密。本文在分析了企业档案工作面临的保密对象范围广、内容多样化以及要求差异化特点的基础上，探讨了企业档案保密工作所面临的现实问题，最后，从保密宣传、保密制度、保密内容、保密技术和保密人员等方面提出了做好新时期企业档案保密的具体策略，对规范企业档案保密管理具有积极的现实意义。

关键词：档案保密;企业档案;档案管理

概述

企业档案是指企业在生产、经营和管理过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等资料的总和。反映了企业发展的历史进程，是企业宝贵的信息资产。随着社会主义市场经济竞争的加剧，企业经营者也逐渐重视档案管理工作，注重从企业档案中提炼有价值的信息，推动企业生产经营，丰富企业文化内涵。但在企业档案利用过程中涉密问题时有发生，甚至会造成商业秘密被泄露，对企业的正常生产、经营和管理构成较大影响。因此，做好新时期企业档案及其利用的前提和基础是要保证档案安全和保密。

一、企业档案保密工作特点分析

与机关、事业单位相比，企业档案在保密的内容、保密的对象以及保密的差异上均有着明显的差异性。

1.保密对象范围广

企业中从事档案管理工作的部门及人员，一般既要承担着日常档案资料的收集、归档、查询和利用等管理业务，也要担负着企业的技术资料、技术图书、专利资料、商业合同等管理职责。可见，企业档案管理承担的任务庞杂，尤其是重要技术资料、商业合同的保管、利用等。纳入到企业档案保密对象的涉密资料，既包括涉密文件、商业合同，也包括领导签批的涉密文件，所服务的对象不仅包括企业的经营者，也包括一线技术操作人员，还涉及到其他非企业员工等。档案保密的环节众多，保密的对象广泛，这些特点无疑也增添了企业档案管理的难度。

2.保密内容多样化

我国企业类型多样，既有国有企业，也有集体企业，还有私营企业，这也使得我国的企业档案保密内容呈现出多样化特点，既有国家秘密档案，也有企业自身的商业秘密类档案。相对于国有、集体企业，私营企业的涉密内容多为商业秘密类档案，这一类档案有企业生产工艺、生产技术、商业谈判及商业购销合同等，内容众多，涉及的秘密事项广，对于企业从事档案管理人员的职业道德和个人品德提出了更高标准，要求从事企业档案管理人员要经得住外在诱惑，耐得住平凡岗位的寂寞，在思想上要高度重視档案保密工作，严守企业秘密。

3.保密要求差异化

企业档案的保密种类多，既有技术秘密类，也有先进工艺类，还有人事任免类、工资薪酬类等，涉及的保密种类不同，对保密的具体要求也有着较大的差异性。相对于故意泄露国家秘密类档案受到刑法处罚不同的是，企业秘密的泄密后果往往承担着更多的是经济性惩罚。此外，对于保密的期限、定密的要求、涉密档案利用人员的身份限制等要求也有着与机关、事业类保密要求有较大的差异性，这些差异性要求从事档案工作者熟悉企业管理的各项规章制度，尤其是保密制度的具体内容和要求，自觉把保密要求落实到日常档案管理工作中。

二、企业档案保密工作现状分析

企业档案中包含着大量科技信息资源，涉及到企业商业秘密，甚至还关系到国家和社会公共安全，一旦发生泄密，不仅会造成巨大的经济损失，还会严重影响到社会的安全，导致公共安全利益受损。

1.档案人员保密意识不强

受激烈的市场竞争影响，企业经营者大多存在重经济效益，轻档案管理现象，对于档案的保密重要性认识不足，降低了保密教育的要求，对于企业档案保密所需的软硬件条件投入不足。例如：未给重要档案配备相应的保密柜;电子档案未采用密钥;涉密档案管理设施未采取物理隔离，与互联网随意链接;这些都增添了企业档案发生泄密的风险。尤其是随着企业之间的交流日趋频繁，由于保密意识不强，大量具有保存价值的重要企业档案资料收集不及时、不完整，甚至对经手的涉密文件材料也“见密不知密”，给企业档案管理埋下了安全隐患。

2.档案保密划分不够准确

根据《保密法》规定，各级国家机关、单位对所产生的国家秘密事项，应当根据国家秘密及其密级范围规定定密。可见，《保密法》赋予了机关、单位较为宽泛的定密自主权，对于企业做好重要档案资料的安全保密起到了很好的保障的作用。但是这也容易造成企业在定密时由于范围过于宽泛，档案资料密级确定不准确，保密期限划定与其密级不相符，甚至存在涉密应定密而未定密或把不涉密的不需定密的定为秘密文件，影响了企业档案保密工作的规范化进行。

3.信息技术增添泄密风险

随着信息技术和网络技术的应用和发展，提升了企业档案管理的信息化、数字化水平。也使得企业档案面临着非传统的安全威胁。例如光盘、磁盘、磁带、软盘、U盘等新型档案存储介质的应用，增添了涉密档案被恶意篡改的风险。移动互联网的应用，黑客、木马病毒入侵等，增加了涉密档案泄密的风险。

4.档案人员流动过于频繁

随着社会主义市场经济的发展，以及现代企业制度的建立，企业与其聘用人员的双向选择，使得包括涉密人员在企业间的流动更加频繁。但是档案人员流动过于频繁则不利于档案工作的稳定性，也使得更多的人员接触到涉密档案资料，无疑也是增添档案泄密风险的重要因素之一。为此，相关的法律法规都明确规定涉密岗位人员调动的竞业禁止或脱密时间要求。

三、企业档案保密工作对策分析

1.加强保密知识宣传，增强保密意识

企业管理人员及档案部门要加强《档案法》《保密法》《劳动法》《专利法》《合同法》《刑法》等法律法规的宣传，举办专门的保密业务知识培训，邀请企业领导、涉密岗位人员以及专业技术工作者和档案人员参加，切实提升企业档案保密意识，增强企业档案保密管理工作的重要性认识，自觉把保密规定和要求纳入到日常的生产、经营管理的各个环节。既要重视经济效益，也不能忽视企业档案保密重要性，自觉遵守保密规定和要求，提升保守企业秘密的行为自觉和思想自觉。

2.完善保密制度体系，加强制度建设

依据《档案法》《保密法》《公司法》等法律法规，结合企业实际，制定企业档案保密實施细则，如《科技档案归档若干规定》《档案岗位职责》以及企业档案借阅、查询和利用的具体要求。尤其是涉密档案资料的查询和利用，要履行专门的手续，必须经过分管领导、保密部门的层层审批，履行相关的签字手续等。此外，还需要签订《保密责任书》，明确档案保密管理责任和义务，切实规范企业涉密档案的管理，为企业档案管理建立一道安全防护制度体系。

3.健全保密范围划定，规范保密内容

依据《保密法》《科学技术保密规定》等条例和规定，始终以维护国家、社会公共安全和利益为目的，认真做好企业档案的定密权，正确处理好企业档案保密与利用之间的关系。一方面严格按照相关规定，做到该定密的应定密，不该定密的要坚决开放;另一方面要做好涉密档案的管理，做好脱密处理。例如，《国家秘密保密期限的规定》分别对绝密级、机密级和秘密级事项作出了相应的保密期限，保密期限结束后应严格按照相关规定和程序，做好涉密档案资料的脱密工作，防止随意扩大保密范围和期限。

4.加大保密技术应用，提升科技含量

随着现代信息技术的应用，以及移动互联网、大数据、云计算等信息技术在企业档案管理中的应用，要积极应用现代信息技术，提升企业档案保密科技含量。例如：坚持涉密不联网、联网不涉密原则，做好企业涉密档案的应用物理隔离。利用数据备份技术、可信时间戳技术等信息技术，增强企业档案安全保密科技水平。此外，还要注重企业档案的监督检查，及时堵塞安全漏洞。注重企业档案存储介质的后期维护和规范维修，严禁随意将保存档案设备或介质交由第三方维修。

5.加强档案管理人员保密素能，提升专业技能

加大企业档案管理人员的专业素养、信息安全素养和综合知识素养的培养，切实提升档案工作者的档案安全保密业务素能和技术水平。一方面要熟练掌握企业档案保密、文献编纂等档案专业知识;另一方面要通过邀请信息技术安全领域专家授课等形式，注重信息安全素养的培育，提升信息安全的业务技能。此外，还要注重电子计算机、管理学等业务知识的学习，切实提升自身的综合业务素能，适应新时期企业档案安全保密工作的要求。对于从事企业档案工作人员，加大企业文化宣传，培养其档案职业精神和职业认同感、荣誉感，降低从业人员的频繁流动。

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作者简介：吴彩芳（1977-），女，肇庆粤肇公路有限公司档案管理员。