法治视域下的档案管理优化分析

丁晶晶

摘 要：档案管理是优化工作进程、保留工作记录的有效途径，作为重要的资源信息，其管理与监督、效率与应用都十分重要。在法治社会，确保档案系统的完整变得尤为关键，因为它所记录的“工作历史”是对工作发展有决定性意义的。近些年，通过法治视域视角探究档案管理工作的研究课题比较多，集合了各行各业的现实问题、管理经验，有利好发展条件与技术，也有客观存在的不足，本文以档案管理优化为主要研究目标，探究法治视域下档案管理改变的新路径、新方法。

关键词：法治视域;档案管理;优化策略;分析应用

档案对于大多数企事业单位来说，是重点搜集、整理、保管的资料，一方面通过档案资料可以了解一个阶段内的工作质量和工作效率，另一方面利用档案管理也可以深入实践“责任到人”，不同部门所负责的工作由档案信息的方式呈现、储存，有助于建立完整的、成体系化的工作管理体系。正因为档案管理非常重要，所以在应用管理方面要特别注重其“法治”特性，也就是说依靠法律、法规的权威性监管责任，来优化完善档案管理，其管理效率和表现会更优。

一、法治视域下档案管理的发展背景与条件

1987年《档案法》实施以来，其内容与规范标准为我国档案管理事业提供了许多帮助和支持。然而，在网络信息化管理背景下，以往创建的档案法规体系已经不适用于现今社会行政管理、日常工作，例如，部分从事档案工作的管理人员在使用电子档案、多媒體档案等新兴档案资料时，经常出现误差、失误。

电子信息时代的来临，促使档案管理法制建设进入了一个全新的阶段，档案领域体系、结构的完善与升级，档案管理在市场运营中的状态与模式，都需要进行全新的改革。一方面档案管理的信息资源发生了本质性的变化，档案管理不仅仅停留在纸质版档案的管理，还涉及到很多电子信息的安全保护和留存;另一方面仅仅依靠《档案法》的推进已经无法适应现今社会对档案管理的进步需求，档案管理工作需要依靠高效、优质的管理平台来支撑。

面对新时期档案管理发展的各种问题，档案管理工作需要配合法治视域，重新整合管理体系、优化管理工作，积极探索档案管理的新思路、新方法、新模式。

二、法治视域下的档案管理的突出问题

我国早就提出，要在推动政府法制建设的基础上，促进档案管理、法制的创新活动，并提出了“推进依法治档，建设法治政府”“依法治理档案，保障政府公信”的档案管理指导方针。然而当前社会普遍推行的档案管理工作体系是以《档案法》为核心的，与现实档案行政管理的配合度还是存在一定差距的，从目前来看，档案法制建设面临以下几点问题：

1.依法治档的机制薄弱、漏洞多。从法律层面看，法律机制缺陷、漏洞多，比如《刑法》《保密法》《文物保护法》《统计法》《会计法》等各法之间，对档案法制建设相关工作的解读与联系存在理解和意识偏差，存在实践矛盾，要独立完成档案管理工作，必须制成一套科学、共融的法律体系。在这样的背景下，很难找到一套适用于不同档案管理环境和工作条件的档案监管机制，很多约束条件的存在“形同虚设”，依法“治档”也就变成了“一纸空谈”。

2.档案管理需要极强的针对性。依靠“法制”来推进档案管理工作，不适用于普遍性的企业或单位，尤其是私营企业、中小型企业，它们很难建立独立的档案管理部门，所以针对于“法制”的档案管理理想只适用于专业化的机关和部门，档案管理需要极强的针对性，是法制指导思想无法深入推进的客观条件。对于不具备规范档案管理的企业或单位来说，档案管理人员紧缺、档案资料搜集不利、档案管理建设投资小、规章制度不完善和不受重视等问题很难克服。同时，即使有条件、有能力处理档案资源的单位，也无法在现行的法律条款中找到与自身工作相匹配的行为规范，法律“滞后性”严重，“专业特征”过于明显也禁锢住了企业在档案管理方面的工作优化思想与行为。

3.从业者综合素质与能力水平低。现在的档案管理工作大多在电脑上、网络上操作，有些岁数较大的档案人员档案专业知识薄弱，又不会主动学习新的管理方式和技能，就不能够完全胜任这份工作，这无疑会影响档案工作、法制建设的整体进步。

三、法治视域下的档案管理优化策略分析

要实现档案管理工作的现代化、法治化、高效化，只有让档案管理充分利用“法制背景”，通过加强法制建设，方能做到在意识上创新、在理念上突破、在行为上规范工作发展目标。下文笔者结合现实案例，提出档案法制建设的若干建议，具体内容包括：

1.创新管理思想、弥补机制漏洞。在引入先进管理思想和意识的同时，先要确立学习“法律”“法规”的重要性，并积极学习西方发达国家在档案法制建设方面的优势和特点，走特色化道路，企事业单位在创设档案业务时，一定要狠抓思想教育，在各部门、窗口广泛宣传先进档案管理文化，如：网络化、智能化、一体化建设思想等。

此外，因为依法治国是国家的基本方略之一，所以档案管理工作也应围绕这一核心思想，强调“法律”“规范”“条款”在档案管理工作行为中的主导价值、决断能力，在“创新”管理思想的同时，弥补机制漏洞，以核心法制指导精神为主导思想，修改档案管理工作程序中的法律漏洞或责任不明的问题;以“法规”为准绳，深入到档案信息制作、收集、整理、归档等各个部分;明确档案管理工作的责任划分，让档案管理工作有序、有效进行的同时，有明确的责任人、负责人，进而达到不盲从、不盲目的档案管理工作形态。可见，创新管理理念的目的是正视“法制”视角在档案管理工作中的重要性，之后找到机制上的漏洞，针对问题制定对策，其效果会更加显著。

2.加强档案管理的针对性。企业或单位在推进档案管理工作的时候，需要学习当前关于档案管理的法律和法规政策，如，组织学习、调研活动，让从业人员全部加入，努力学习《宪法》《档案法》《档案法实施办法》等法律法规，结合其他文献资料，提出法律中与现代档案工作存在矛盾、争议的地方，进行修改或指正。如此一来，档案管理在深入到各个企业、单位的时候，其针对性就会凸显出来。

与其他行政管理工作不同，档案管理涉及公民隐私、国家安全、文化保护等内容，其背后隐藏的利益价值巨大，因此除了要强调它的针对性，还要强调它在针对条件下的法制约束性。由此可见，档案管理也要突出它的“执法”力度，其目的是杜绝、纠正、惩罚在档案管理工作中，从业者因个人利益而做出的不正当行为或违法行为。比方说，企业或单位可以根据不同职能部门、档案管理负责人的管理权限、利益关系，制定一套“惩罚体系”，甚至可以配套建立“诉讼体系”“追责体系”。

3.优化业务培训、提高从业者的综合素质与能力。近些年，从事档案管理工作的人员一般都是刚进入单位的职员，作为一项“基础性”工作，大多数从业者的心理是不成熟的，所以在业务培训方面，要从心理、素质与能力三方面，加强从业者的档案管理法治意识和管理能力。

首先，在心理层面，可提高从业者参与单位档案管理工作改革與发展的积极性和动力。比方说，让从业者作为档案管理工作的主人，说出目前档案管理存在的问题，只要从业者能搜集到最具说明价值的工作依据和信息，就应该认可他们在“心理”上“当家做主”的权利。

其次，在素质层面，要加强“普法教育”，让从业者都能够通过传媒途径了解档案法制情况，了解档案管理，支持档案工作，要结合当前有关档案工作的相关法规条文，建设档案管理的独立规则和体系。从业者通过学习体系文件、规范要求，便能够对单位的档案管理工作有正确的认识，并且能够时刻绷紧神经，重视档案管理的法律责任和规范要求。

最后，在能力层面，要帮助从业者学习先进的档案管理技术，如，计算机档案管理系统、软件的使用方式和方法;档案管理防火墙、安全密钥的设置与要求;档案管理权限的责任划分等等。还有，专业培训，坚持学理论、学法规、学业务，对现有档案人员分期分批、有计划、有步骤地进行脱产学习。总之，涉及到档案信息安全、管理的工作，都需要配合现阶段推行的高科技软件、技术来完成，所以从业者必须要掌握，更要熟练掌握，以避免档案管理出现不必要的漏洞或问题。

由此可见，从业者综合素质与能力的培训是法治视域下档案管理工作优化的基础性保障工作，它需要花费大量的精力和时间，也需要公司或单位的支持，更需要社会的支持。在业务培训及综合能力提升方面，国家可以采取优惠政策，给企业以鼓励，使它们能够进入到档案管理工作的法制环境当中，慢慢建立法律意识、逐步掌握管理技巧与能力，循序渐进地推进档案管理的各项改革工作。

结论

通过上文对法制视域下档案管理工作的优化策略研究，可知，当前社会网络化信息盛行，我们应该紧紧把握这一契机，广开档案管理路径，让档案法制建设在广泛工作、大容量、大数据背景下普及开来，成为单位在管理工作、执行工作、生产工作中的大型“数据库”，以用来维护、纠正档案管理在行为、理念、管理上的偏差与问题。总而言之，档案管理工作的优化，既需要“法制意识”的约束与管理，还需要整个社会、行政机关在思想和行为上的全力支持，方能从根本上提高档案管理水平。

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