人事档案数字化外包的风险防控

摘要：随着数字化档案馆的建设，人事档案的信息化已是大势所趋，越来越多的高校将人事档案的数字化提上了日程。档案部门由于自身人力、技术等限制，大都选择了专业的数字化外包公司开展人事档案数字化。人事档案由于其内容的涉密性和工作方式的特殊性，需要明确外包过程中可能产生的风险，并有针对性的做好防范和应对，确保数字化外包过程中档案实体和信息的安全。

关键字：人事档案;数字化外包;风险防控

人事档案数字化是指通过规范整理、查缺、图像扫描、图像处理、挂接到人事档案数据库，实现人事档案管理和利用的无纸化、档案调阅的精准化以及分析统计自动化，从而提高人事档案管理水平和利用效率。近年来，越来越多的高校将人事档案的数字化提上了日程。受制于档案部门自身人力、技术的限制，大都选择了借用专业的数字化外包公司开展人事档案数字化。选用外包公司开展数字化，可以充分发挥外包公司的资源、效率和专业优势，节省档案部门的人力、物力，加快人事档案数字化的进程。然而，由于人事档案内容的涉密性和工作方式的特殊性，采用外包方式开展数字化面临着更多的风险。这也是人事档案数字化进程落后于其他类档案的原因。我们要充分利用外包的优势，也要明确数字化外包的风险，有针对性的做好防范和应对，确保外包过程中档案实体和信息的安全。

一、人事档案数字化外包的风险及成因分析

1.档案安全风险

（1）档案实体安全。相比其他类档案，人事档案数字化因涉及到材料的查缺、补充、整理、流程更为复杂，加工工期长，出入库频繁，经手人多，任何一个环节的疏漏和现场监管不到位，都可能出现档案实体的丢失、档案材料的污损、破坏等，影响档案实体安全。

（2）档案信息安全。人事档案信息涉及个人隐私，有很强的保密性。数字化加工过程中，部分项目人员随意翻阅、拍照，随意谈论档案内容，违反保密规定私下拷贝、复制档案信息，或是对存储介质保管不善，遭遇病毒感染、黑客攻击等，都有可能造成人事档案信息的泄露。

安全问題的出现，原因是多方面的。项目人员安全意识不强，对保密制度的不能严格执行，制度不健全，安全措施不到位，缺少相应的技术防范，现场监管不严格等，都可能导致档案实体和信息安全风险。

2.档案质量风险。人事档案数字化外包的质量风险，主要表现在以下几个方面。

（1）档案整理不规范。比如分类、编码不准确，金属物没有完全剔除，对材料的完整规范缺乏鉴定，编码潦草，装订不合规范等。

（2）扫描质量差。图像处理中，可能存在漏扫，对不同类别材料，分辨率一刀切，扫描质量不高，影响数字化成果的利用。

（3）图像处理不到位。比如，对裁剪、纠偏、去污及色彩明暗调整处理不当。

（4）挂接不准确。比如，图像与实物排列顺序、数量不一致，目录与档案实体不对应等。

人事档案的整理、图像的扫描、处理、挂著录等，不仅需要专业知识，也需要很强的责任心。外包公司作为劳动密集型企业，人员水平参差不齐， 项目组很多为临时组建，对人事档案的整理规则和数字化流程并不熟悉，加上外包公司追求利润的天性，片面的强调速度和进度，很容易放松质量要求。

3.数字化进度风险。人事档案数字化外包需要学校的经费支持，如果项目不能按期完成，必然影响到预算的执行以及后期经费的申请，也会影响数字化成果的利用。按质按时的完成数字化扫描，是对外包公司的基本要求。数字化进度风险主要表现在两个方面。一是进度安排不合理，前松后紧，造成档案部门后期的抽检、验收非常被动。二是外包公司从整理、扫描、高清处理、挂接，分别由不同的人员流水作业，如果不能合理控制进度和数量，会造成合同期满时，遗留下大量半成品。

二、人事档案数字化外包的风险控制

1.做好前期招投标准备，严审公司资质，优选外包公司。人事档案数字化由档案管理部门和外包公司共同实施。外包公司的资质，人员水平，管理能力，直接关系到数字化的安全和质量。

首先，严格审查公司资质和背景。2014 年，国家档案局在《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》的解读中指出：“这几年，不少非档案系统的中介机构、专业机构参与档案事务，进行档案保管、档案编研、档案整理与数字化扫描、档案信息化系统维修或托管等，其中有些机构具有复杂背景，有些机构管理不严、违规操作，给我国档案信息安全带来很大隐患，有的甚至造成了失泄密事故”。从事档案数字化的公司必须具备相应资质，不得有涉外背景，人事档案由于其涉密性和特殊性，对公司资质有更高的要求，必须具备国家秘密载体印制资质证书。

其次，做好招投标前期准备，优选外包公司。近年来，开展档案数字化的公司不少，但具有保密资质，能开展人事档案数字化并有项目经验的公司并不多。以四川地区为例，能开展人事档案数字化的公司也就四、五家。要选择到优质的外包公司，必须做好招投标及前期的准备工作。通过调研，充分了解外包公司的规模、资质、项目经验等;结合学校档案的实际情况及工作目标，制定详细的数字化方案，拟写招投标文件;同时，在招标前，要与符合条件的数字化公司加强沟通，避免因准备不足，出现流标，或是因参与投标公司不多，缺少选择余地，无法遴选出满意的外包公司。

另外，在外包公司的选择中，项目经验及口碑应作为重要的参考依据。人事档案数字化与文书、学籍类档案的数字化有较大区别。实践中，有档案部门将人事档案和学籍、文书类档案打包招标。部分外包公司有了相关资质，但没有从事人事档案数字化相关业务，对人事档案的形成规律、特点、分类等缺少了解，影响了项目的顺利实施。

2.构建全面的数字化安全体系，确保档案实体和信息的安全。档案安全是档案工作的生命线。必须明确责任，建立制度并严格落实，完善数字化加工场所的技防、物防、人防措施，构建全面的数字化安全体系，确保数字化过程中档案实体和信息的安全。

（1）明确责任，强化安全意识。档案部门和数字化公司作为两个独立的主体，需要担负起各自的责任，共同确保档案安全。在数字化加工合同签订的同时，档案部门要与数字化公司签订保密协议，数字化公司要与参与项目的人员签订保密协议，明确各自的保密责任和义务。数字化公司要负责审查参与数字化项目的人员信息和资质，并在档案部门备案。加强对项目人员的保密教育，强化保密意识。

（2）规章制度的制定及严格执行

在数字化开始前，档案部门与数字化公司一起，制定各项安全保密制度，包括档案的出入库登记制度，人员出入登记制度，工作现场保密安全制度等，并严格执行。

档案的出入库要逐一清点、核对，双方签字确认。人事档案数字化过程中，人事档案的借查阅、转递、材料的补充等工作也都在进行中，每一次档案及材料的交接，都要进行细致的登记。数字化加工场所要有醒目的标记，相关安全制度上墙悬挂，无关人员不能随意出入。工作人员的通讯设备、硬盘、U盘等不能带入数字化办公室。不得在数字化加工场所吃东西、饮水，避免对档案实体造成损伤。不得擅自剔除重份和多余材料，产生的废纸必须集中放置，不得随意清理。

（3）数字化加工场所及设备的安全管理。根据部门实际情况，合理选择数字化加工场所。条件许可的情况下，人事档案数字化办公室应该专用，相对封闭独立，最好临近档案库房，避免档案出入库的长途搬运和无关人员的干扰。房间需要配备空调、除湿设备，避免档案存放过程中的损伤。安装防盗门窗和监控设备，不得连接外网，配备密码柜用于档案的临时存放。另外，购置正版的人事档案管理信息系统，使用前请专业机构进行检测;使用过程中，服务器和数字化加工的电脑，除了“必要的操作系统，杀毒软件，数字化软件和第三方安全管理软件，禁止安装任何无关的软件”;数字化结束后，对硬盘进行格式化，进行安全检测，确保档案信息不泄露。

3.加强现场管理和过程监管，确保工作进度、安全和质量。档案部门与数字化公司，作为两个独立的实体，彼此间是合同关系。虽然双方有合同约定，但外包绝不能“一包了之”。档案管理部门要履行好第一责任人的职责，把好过程监管，只有把过程监管做细、做实，才能确保人事档案数字化的进度、安全和质量。2008年，在中央和国家机关档案整理和数字化会上，时任国家档案局局长杨冬权特别强调：“要做好档案数字化的全程控制，注意全面的质量检查，加强数据的全方位质量控制，对全过程进行管理，保证档案数字化的质量。”

三、结语

外包加快了人事档案数字化的进程，近年来出台的《档案数字化外包安全管理规范》《干部人事档案数字化技術规范》为人事档案数字化提供了指导。我们的数字化实践证明，人事档案外包风险是客观存在的，但也是可防可控的。根据部门经费、人力、档案基础等情况，逐步开展人事档案的数字化，将极大的改变人事档案落后的手工管理模式，促进人事档案工作的规范化和现代化，提升利用效率和服务水平。

参考文献：

[1]李旭红.干部人事档案数字化外包风险及对策探析.中国档案，2018.01：42

[2]杨冬权.做好新形势下档案工作、建设档案强国的纲领性指导文献——学习《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》体会.中国档案，2014，5：20

[3]戴玲.高校人事档案数字化外包的工作机制研究.兰台世界，2017.18：44

基金项目：本文系四川高校档案工作学会科研项目“高校人事档案数字化实施方案的应用研究”的阶段性成果 项目编号180201。

作者简介：杨红（1981-），女，湖北宜昌人，电子科技大学档案馆馆员，硕士，研究方向为档案管理，校史文化。