大数据在事业单位档案管理中的运用浅析

摘要：信息时代，事业机构的规模、数量和在编员工等都比原来有了明显增加，这时觉得依靠以传统的纸质文档来记录各种信息显然压力较大，而大数据系统是该时代的新兴科技，能够有效改善这个问题。本文首先分析了大数据技术，然后介绍了大数据系统在单位内档案管理方面的具体使用，希望能够推广大数据系统。

关键词：大数据系统;事业机构;档案管理

目前，国内经济与信息技术取得了明显发展及进步，事业机构档案控制的专业化程度也在持续提高，大数据环境下，单位内部档案管理也遇到了很多机遇及挑战。许多事业单位对档案管理展开了深度研究与探讨，而且也取得了显著成果，档案保管的核心也慢慢朝着信息化转变，但在事业机构档案管理信息化阶段依旧存在很多问题，限制了对事业机构档案的数字化管理。由此，对事业机构档案管控制大数据时代的数字化建设制定科学策略十分关键。

一、大数据的基本概述

从含义上介绍，大数据也叫做海量信息，重点指在特殊时间内借助常规软件对信息进行集合和整理，由此为事业单位的运营打好基础。从特征上研究，大数据涉及下几个特征：①大容量，系信息存储量很大，依靠互联网采集信息，进而产生大数据之海。②多样性，不管是信息的内容或者格式都比较多样性，且以视频、图片等诸多形式出现。③速度快，快表现为信息产生快、信息处理快。④真实性，是重要特征之一，信息的重要意义关系到对决策的支撑，其信息具备真实性，能有效保障信息的质量。

二、大数据背景下事业机构档案管理产生的影响

1.克服数字化问题

事业机构档案管理长时间以来重视档案保管，忽视了档案资源的全面共享，无法经过档案资源迎合新时代各种公共事业对数据资源的需求。档案数字化已变成时代发展的潮流，事业机构档案数字化建设长时间一来很难顺利推进。伴随大数据时代的发展，档案资源的数字化管理得到应有的保障，新型科技促使事业机构遇到的信息资源更为多元化，从而实现推动档案数字化发展目标，能够更为高效的给事业机构档案管理、运营带来服务，有利于突出事业机构档案工作的优势，能够不断提升事业机构档案管理的科学性，处理以往档案管理存在的不足。

2.加快广泛化进程。

档案管理业务在大数据环境下进一步扩展了档案管理范畴，充实档案管理的要点，完善的档案管理制度。事业机构档案管理并非是专职部门和具体岗位员工的工作，事业单位内部各业务中心、职业单位内部所有员工均有义务参与竞档案管理之中。在诸多工作数据被保存下来的目前，需要事业机构基层职工积极精准的核实各类基础业务资料，注重资料被精准的存储下来，正式建立大数据档案的管理思想，强调全体员工季军参与进档管理之中，迎合档案事业发展需求。

3.提升档案使用率

信息化社会不断提升了数字档案资源的使用率，有利于提升档案管理的有效性，处理了以往档案管理存在的低效情况，形成了健全的档案管理业务体系，针对实现档案信息的分享、保管、归纳和总结有显著意义。事业机构档案信息在大数据时代必定顺利形成以共享使用为重要管理观念，注重在迎合客户个性化档案信息应用需求的提下，优化档案管理办法，创新档案保管个性化服务形式，进而迎合社会普遍的档案需求。

三、基于大数据事业机构档案管理的现状

1.技术水平滞后

当前，事业机构档案管理的建设经费来源重点以财政支付的形式获取资金，因为国家对事业机构档案管理投资的资金量有限，所以造成事业机构档案管理设施更新不全面，档案管理科技條件比较滞后，现存的档案管理形式不能迎合新时代档案管理业务的发展需求，以往的档案设施影响着大数据系统的推广。因为缺少专门的档案管理平台，无法创建优秀的档案信息库，所以不能突出分布式档案保存机制的优势，无法实现数据的个性化检索，不能对潜藏档案数据资源进行进一步开发，无法迎合事业机构档案资源应用需求，影响着档案管理行业的发展。

2.员工综合素质偏低

当前，事业机构当管理者的素质还无法迎合大数据背景下档案管理业务需求，现存的档案管理者素质尚不具备进行云时代档案保管业务的需求。第一，事业机构缺少专门的数字化信息管理者，现存的管理者缺少开发大数据背景下的档案管理平台和创建档案信息资源库的水平，无法个性化的实现大量档案资源的深入挖掘以及个性化传送共享。第二，事业机构档案人才会迅速被淘汰，因为缺少专门的档案人才教育机制，所以影响档案管理行业发展，不利于迎合新时期档案管理业务的需求，下降了当管理的服务效率。

四、大数据环境下事业机构档管理的对策

1.丰富管理方式。提升大数据环境下档案管理业务的有效性，还应完善档案管理方式，改进档案管理操作模式，重视结合事业机构电子文件和纸质档案共存的现实改进档案管理设施。第一，建立健全的档案管理方案，完善档案管理形式，强调以宏观方面优化档案管理流程。第二，创建专业的档案管理服务网站，在大数据环境下，创建档案管理服务体系，真正在事业机构中实现档案信息共享，而且建立开放式的信息查询检索体系。第三，还应优化整理档案文档，实现对档案文档的合理化整理，由此科学管理电子档案，进而随时处置档案信息资源，不断提升档案管理高效性。

2.提升服务质量。大数据环境下档案管理的主要目标是突出档案资源的使用优势，重视建立开放式的档案管理制度，强调不断提升档案服务效果。第一，革新档案管理服务思路，重视以创新思维改进事业机构档案管理的服务形式，依靠大数据系统实现事业机构档案信息和多种移动媒介的充分衔接，进而迎合社会大众在公共平台展开档案资源的查找需求。第二，推动档案控制服务的转型，在信息化的带领下得到档案信息的充分共享，重视形成规范化的管理制度，整体提升档案信息的适应社会性能。第三，提升档案控制的服务性，重视完善事业机构档案管理规定，保证在数字化、互联网、智能化的观念下进行档案管理，确保事业机构档案管理更为有序，整体提升档案管理的高效性。

3.建立数字化系统的推广形式。事业机构注重创建数字化系统的主要目的在于可以为信息的需求对象提供更加优质、更为整体的服务，如此是大数据所强调的。因此，在对事业机构档案管理变革阶段，有关管理部门要加大力度推行数字化平台建立，而且展开科学高效的宣传，进一步提高事业机构档案管理数字化系统创建的影响力。还要进一步吸取大型单位有关档案资源管理方面的实践经验，经过对数字化系统建设的高效使用推进事业机构档案管理数字化发展。

4.创新数字化设备。现今，在信息系统高速发展的环境下，事业单位若想更好迎合大数据所提出的需求，强化档案管理的数字化发展，要全覆盖的使用计算机以及网络应当获得事业机构各级领导的认可，还要化为处理问题的具体行动，即增加资金投入，确保工作可以正常进行。而且，事业机构档案资源量比较大，需要选择较为稳定、安全指数高的电子储存仪器，防止档案内容的丢失和损毁。另外，各事业机构还要创建完善的计算机管理制度，能够极大推进事业机构档案管理的数字化发展，并改进档案管理方式。对数量较多的传统纸质文档进行存储，也是展开档案数字化管理的关键基础及前提，二者相互作用，要逐步形成一個完善的档案管理平台，再使用网络不断完善单位资源管理工作，进而提升事业机构档案管理效果及效率。

5.提高人员素养。提升事业机构档案管理效果，还应提升单位内部档案管理者的素养，经过专业科技人才迎合大数据背景下事业机构档案管理业务需求。一方面，引入专门的信息化档案管理者，基于大数据社会档案管理的要求，安排专门的数字化档案服务队伍，不断提升档案管理技术含量。另一方面，组织档案管理者接受专业培训，从整体上提高档案管理者的数字化能力，促使档案管理者在各岗位职责的前提下提升数字化服务水平。此外，还应建立内引外联的体系，进一步促进档案团队水平的不断提升。唯有重视档案人才的搭配，方可迎合事业机构大数据背景下档案管理要求。

6.深入挖掘档案资源数据。中国是全球人口大国，在创建档案时，针对所有人的各种资料均要详细记录，而且要结合部分关键字来有效区别这些档案内容。大数据系统在人口档案资料整理时，能够经过输入关键字来智能检索相关的档案内容，能够有效缩减信息的检索范围。比如在户籍部门，业务人员能够经过录入出生日期和出生地点来选择自己所需的人员名单，或是再录入性别、血型等其余关键字来缩减范围，这令资料的查询更为精准、便捷。大数据系统针对档案的信息挖掘能够令档案的储存和查找更为高效，削减各种不必要的翻阅，这针对作业量大的业务人员来讲就是一种方便的途径。

五、结束语

时代的快速进步，社会针对信息的采集和控制更为重视，大数据系统的发展中契合当下社会要求。事业单位内部档案管理人员要具备现代化思想意识，将大数据系统用于自身工作之中，使档案管理业务在大数据系统的帮助下开展，既能够提升本身的业务效率，降低自己的压力，还能够更好地为大众提供服务，改善人民的生活水准，实现社会的统一发展。

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作者简介：沈鹤慧（1978-），女，汉族，硕士研究生，福建省诏安县，馆员，研究方向：档案管理。