办公室档案管理工作的信息化创新探索

柴晓洁

摘要：随着科学技术和信息技术的不断发展，各行各業都面临着新的变革。就办公室档案管理工作来说，在信息时代背景之下，管理方式和管理技巧都需要进一步的创新和优化。信息化的档案管理工作，既能很好的保证历史文件不丢失，还能确保文件机密不被泄露，对于社会的安全稳定具有重要意义。

关键词：办公室档案管理;信息化;创新;变革

档案管理工作已成为当前社会管理工作的重要组成部分。在信息时代的背景下，现有的档案管理制度已经不再适用于瞬息万变的社会环境。对此，积极进行档案管理制度的改革，探索新的档案管理方案，已成为众多专家和学者的主要工作。文章对档案管理工作进行了分析，找到其存在的一些问题，并提出了具体的解决策略，希望可以为相关企业的档案管理工作提供借鉴。

一、办公室档案管理工作

1.档案管理工作简述。档案管理也被称作档案工作，在实际工作中，不仅仅是对文件和档案的储存保管，更是根据档案的基本性质及其作用，而展开的一系列系统化的管理措施，并在合适的时机加以利用。档案管理工作是我国档案事业的重要组成部分，具有一定的政治性和服务价值。

档案管理工作不像其他工作一样会制造出一些物质财富，档案本身也并不由管理人员制造或者使用。档案管理主要是对一些已经形成的历史文件进行整理保存，具有一定的管理性，且融于各个管理系统之中，在社会工作中具有重要意义。

2.信息化档案管理工作的特征。首先，档案的管理工作并不是随意为之，而是有严格的法律和政策规定的，管理工作的开展必须遵循相关规定，从而确保信息的有效性。其次，在信息化的背景之下，档案管理已经逐步由传统的实物文件存档管理转变为电子文档，不易损坏，保存时间更久。此外，信息化的档案管理工作合理地应用了互联网技术，有效提高了管理工作质量和工作效率，对于社会发展具有积极意义。

3.档案信息化管理工作的主要任务。在信息时代的背景下，档案管理工作主要是利用信息化的技术手段，管理档案的信息资源，在应用过程中，简化查找过程，提高工作效率。信息化技术既是档案管理过程中的一种技术手段，也是管理档案的一种重要载体。

二、档案信息化管理的内容

1.完善管理设施的建设。信息化档案管理的主要工具是计算机，因此计算机软件、硬件性能的好坏对于管理工作的开展具有重要意义。所以，开展档案管理工作必须首先确保管理设备的安全性和稳定性，通过设备安全来确保信息安全。档案管理的目标是建立一个统一的管理平台，将档案合理划分，设立多层保护机制，为档案的信息化管理工作提供保障。

2.建立管理标准。档案管理工作具有严格的制度规范和法律保护。因此，在开展档案管理工作时，需要结合我国国情和单位的档案管理工作现状进行管理标准的建立。档案管理工作必须基于实际工作情况开展，决不能与现实脱节，需要经过仔细调研和反复摸索，进而确立一种符合企业单位现状的管理规范。

3.信息资源管理。档案管理就是对档案中信息资源的管理，因此档案管理的内容需要和单位内部的信息资源库、公共档案信息资源、数字档案等相统一，从而实现对档案信息资源的管理和建设。

4.管理系统的建设。档案管理工作的有效开展，需要一定的平台和技术支撑。所以，在档案管理工作的开展中，相关人员应结合单位发展现状，建立合适的档案管理系统，为管理工作提供良好的技术支撑。同时，管理系统的设置需要符合单位的实际情况，所应用的软件设备也要尽可能的产品化和通用化。

5.管理人员的培养。档案管理人才队伍的建设对于档案管理工作的开展具有重要意义。所以，相关单位一定要积极的进行档案管理人才的培养，积极的对其进行业务培训，并及时的更新和补充管理人员的技术信息，确保他们具备良好的计算机知识，保障管理工作的高效开展。

三、办公室档案管理工作面临的问题

1.管理理念的问题。受到传统档案管理理念的影响，档案管理工作一般只重视档案的存储而忽视了档案的应用。实践表明，在各个行业，档案管理都对现实工作具有重要意义，尤其是在信息时代的背景之下，档案信息量大，且具有很强的应用价值，所以需要相关管理人员树立服务意识，积极调整自己的观念，确保档案管理工作与时俱进。

2.管理方案的问题。由于不同单位的工作、经营现状不同，所以档案资源的类别、内容等也有较大差异，在管理制度、权限、方案等方面都各具特点，所以很难拥有一个统一化的档案管理和规划方案。此外，档案本身就具有不确定性，在发展中可能会出现各种变化和调整，所以难以在管理工作中实现一致，全国统一的档案管理规划方案的建设存在诸多问题。

3.管理方式的问题。档案管理的方式过于落伍。在传统的档案管理工作中，档案信息的录入一般是通过工作人员人工编辑录入的，过程复杂，出错率高，且工作量巨大，不能及时对相关档案信息归档。此外，在这种管理模式之下，档案信息的检索效率和准确性都比较低，不能很好的发挥档案资源的作用，还浪费了大量的人力物力资源。

4.管理队伍的问题。在传统的档案管理工作中，管理人员对于计算机的了解不多，仅仅掌握信息录入的有关知识，对于档案管理工作了解不足，相关的管理知识也不能有效掌握。所以，在信息化背景之下，需要加强档案管理队伍的建设，积极的对档案管理人员进行技术培训，帮助其了解电脑的软件、硬件知识，提升他们的计算机操作水平，从而培养出具有较高专业素质和操作能力的档案管理人员。

四、信息化背景之下档案管理工作的开展

1.创新优化服务。由于传统的档案管理方式过于落后，手工编辑存档速度慢，准确性差，为档案的应用带来诸多问题。若想对有关信息进行应用，需要专人去档案存储处进行查询，不仅耗费了大量的人力、物力资源，工作效率还低。因此，为解决这一问题，需要相关技术人员积极地进行软件的开发，建立统一的档案管理平台，设置登陆账号，所有部门都可以通过账号密码或者验证信息等方式登陆平台进行档案资料的查询。但是每个部门都只可以查询本部门的档案信息，确保信息的保密性。

2.创新档案管理系统。在信息化的背景之下，對办公室档案管理工作进行创新，需要完善档案管理系统的建设，结合当代的信息技术，对档案管理系统进行科学化的创新。具体的工作内容包括：⑴积极地对已经录入完毕的档案进行重新编排，对于原有档案中较为繁琐的环节进行简化。⑵应用信息化手段，创新档案管理制度，促进档案管理工作效率的提升，同时确保档案管理信息的准确性。⑶完善管理系统，将档案进行分类管理，实体文本类档案需要及时准确录入，同时将文本合理保存，电子类档案进行分类归档管理。

3.培养专业的档案管理人员。档案管理工作需要专业的人员来完成，因此，在完成管理系统的创新之后，需要培养特定的人员来进行系统的管理和操作。专业人员的培养主要分为两点：一是技术的培养，要求档案管理人员对档案管理工作的内容和档案管理系统的操作方法具有充分的了解，只有这样，才能更好的将创新后的档案管理系统的优势表现出来。所以相关单位应积极的展开管理人员的技术培训工作，聘请系统创新开发人员进行新系统内容和操作方法的介绍，帮助工作人员更好的了解档案管理系统，进而提升档案管理的工作效率。二是思想的转变，在新的时代背景之下，要求档案管理人员的思想也能与时俱进，积极主动地学习新知识，具有创新意识和创新精神，领会到档案管理工作的实用价值和重要性，从而更好开展工作，提供更为优质的档案管理服务。

4.完善档案精选系统。在实际工作过程中，档案文件需要经过起草、签发和催办，在以上过程全部完成以后，再进行归档工作。整个过程都是通过计算机实现的，无论是原始的申请文件，还是后面的审批文件，都具有电子形式的文档，在进行档案管理工作时，一定要将原始的电子文件良好保存，在后期的核查和调用过程中才能更为方便准确。随着工作的不断开展，会发现类似电子形式的档案越来越多，这些档案文件均以磁盘为载体，在保存和使用过程中都能更为便捷。因此，为了加强电子档案的系统化管理，促进档案信息的真实性和实用性，在进行档案保存工作之前要先进行档案的精选，找到实用性价值较强的档案加以科学管理，进而为用户提供更加便捷的服务。

5.加强档案的保密工作。信息的发展为档案管理工作带来了诸多好处，但是也造成了许多隐患。在档案管理工作中，档案材料都在计算机中保存，如果计算机硬件或软件发生故障或者被人为破坏，就会造成档案资料的丢失。此外，病毒的入侵或植入，也会造成档案信息的泄露，为企业单位带来严重的损失。对此，就需要工作人员积极的进行档案资料的备份，可以采用云端存储的方式，为档案管理提供双重保障。同时，通过对相应的存储设备进行定期的检查，禁止用工作电脑浏览其他网页，为电脑设立防火墙等方式加强档案安全管理，防止病毒的入侵，确保档案安全。

综上所述，在信息时代的背景之下，档案管理工作已成为社会管理系统中的重要组成部分。积极地对档案管理工作进行改革，通过档案管理系统的完善、档案管理服务的优化、专业人员的培训等方式全面的加强各单位的档案管理工作。促进档案信息的规范化、标准化，管理人员的专业化、管理体系的完善化，三方面共同发展，进而实现档案管理系统的全面升级和优化。让档案信息资源更好的服务社会。

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