信息时代高校人事档案管理的研究

摘要：随着网络信息技术的发展，我国档案管理已经发展成信息化的管理，在完善档案系统的整体功能上具有重要的作用。在新形势下，高校的人事档案管理需要不断创新才能促进档案管理事业的发展，进行信息化的转变才能满足高校发展的需求。本文对当前高校人事档案管理的现状做了简单的分析，探究了信息化管理对高校人事档案工作的重要意义，并提出了一些有关档案管理的实施策略。以期不断的完善高校人事档案管理的工作，推动管理技术和理念的不断革新，为高校的改革和发展提供充足的条件。

关键词：信息时代;高校;人事档案管理

高校的人事档案掌握着高校各工作人员的全面信息，是高校进行一系列评价、管理、人事调动等工作的重要基础，也是推动高校改革和发展的基础条件。它是高校人才信息的主要来源，反应高校内部所有工作人员的能力、素质、政治面貌等各种信息。人事档案管理的质量是评价高校内部整体管理水平的重要标准，也代表着高校的发展进程。在当前信息化的时代，高校必须进行档案管理的信息化改革，跟上时代的步伐，才能更好的提高档案管理的效率，发挥档案的重要价值。

一、当前高校人事档案管理存在的问题分析

1.管理意识不足，管理方式单一。很多高校在人事档案管理工作上明显存在认识不足的现象， 特别是有一些高校并没有设置专门的人事档案管理部门，档案管理的工作大多都是由其他工作人员或者教职工代为管理。这说明，高校管理层并没有充分的认识到档案的重要性，对如何进行档案管理也没有专业的知识。这种落后的理念也导致档案管理工作的落后，所以在很多高校，人事的档案并没有发挥其应有的价值，信息和数据不能及时的更新和处理，管理人员也无法从档案中得到有效的信息，这对于高校在开展很多活动时是非常不利的。另外，在管理方式上也没有及时的更新改革，没有意识到信息化时代的到来已经为档案管理带来了更多的机遇，仍然延续传统的纸质档案，使得档案管理工作变得复杂和繁琐。

2.管理人员缺乏专业素质，管理系统落后。档案管理专业人才的缺乏是我国的一个普遍现象，一是由于在这方面的专业教育还没有普及和成熟;二是因为大多数人对该工作的认识程度不够，认为其枯燥乏味而且没有发展优势，导致没有人才专门的从事这个行业的研究。不光是高校，很多企业也难以找到专业的人才来进行档案管理。而很多代为管理的人员，由于缺乏专业的技能和素质，在管理工作上还是会出现很多漏洞。另外，高校的人事档案管理的系统建设由于受到一些条件的限制，存在系统比较落后的现象，比如机制不完善、技术不先进、管理工作没有落实等问题。

3.管理体制落后。高校人事档案管理工作具有比较完整的系统性，所以需要健全的管理制度来约束，才能使得每项工作都有规则可循。但是由于认识不足、专业人才缺乏等原因，高校的人事档案在记录、保存、整理等工作的方式方法上存在隨机、散乱以及没有系统性操作规则等问题，这很容易导致信息的错乱和遗漏，大大降低了档案信息的价值。高校的人事档案包括领导、教职工和学生等群体的各种信息，是高校在进行相关工作开展过程中需要利用和查阅的数据，关系到高校的多项工作。但是，很多高校并没有清晰的认识到人事档案管理工作的性质，将其划分给了人事处、教务处等其他部门，因此在管理机制上就存在很多的漏洞，比如，档案可以被随意的借阅，档案管理没有程序化，不具备规范化，所以使用起来也有很大的难度。随着高校人事档案的不断增加，工作上还是延续人为记录和保存的状态，管理工作的混乱造成大量人力、财力的浪费，效率和质量也得不到有效的提升。这主要是由于管理体制的落后，使得档案信息无法发挥其有用的价值。

4.没有强烈的服务意识。高校的人事档案管理主要为管理人员提供重要的信息，帮助其对高校的各种活动和工作进行准确的决策，是一项服务性比较强的工作。但是很多高校管理者并没有认识到档案信息的服务性功能，没有正确的利用其信息资源，所以在很大的程度上，人事档案管理只存在表面的形式上，而没有发挥其真正的价值。随着世界信息化进程的不断推进，信息可以说就是财富，是人们进行精准活动的重要依据。但是高校的档案管理工作却只停留在对信息的记录和保存上，而没有通过先进的技术手段来发挥这些信息的作用。随着人事的变动和个人的能力、水平以及素质的变化，档案信息也要及时的更新，保持高效的、准确的服务信息，才有利于高校的工作建设。

二、高校人事档案信息化管理的重要意义

1.有利于适应新时代的发展。社会信息化已经成为了一个国家或者地区发展状况的重要检验条件，而档案是一个单位或者企业进行各种职能活动必需的材料和信息，有着重要的管理价值。随着信息化建设越来越重要，国家档案局也开始重视档案的信息化管理，对档案管理提出了更多、更高的新要求，实现档案管理的信息化是当前国家对所有档案管理单位的必然要求。所以，高校的人事档案管理要想顺应时代发展，保持稳定长久的进步，就要发展信息化的档案管理。

2.有利于人事档案管理的自身发展。信息化的档案管理与传统的管理方式相比，在工作效率、服务质量等方面都有了很大的提升。其充分利用了计算机网络系统、新技术来对各种信息进行记录、处理、整理、保存和传递，在数据的应用上大大提高了准确率。不但节省了更多的人工和时间，还避免了人工操作容易造成的各种失误，导致数据不完整、不精确的现象。当前电子档案和各种电子系统的发展，给高校的人事档案管理造成了巨大的冲击，同时也带来了更多的机遇。传统的管理方式不得不被信息化的形式代替，才能适应经济市场和社会发展的需求，才能实现档案管理的全面发展，才能更好的发挥档案的价值，为高校的各种活动做好优质的服务。

3.人事档案管理改革的发展方向。人事档案是高校活动和管理的一个重要部分，也是国家档案管理部门的重要的信息组成部分，它不仅为高校的全体教职工服务，也为国家的人事档案局的各种工作开展服务。所以其发展和建设对于全国的档案信息化建设具有重要的意义。同时，高校的人事档案对于高校全体的人员的自身利益和相关的权益有着重要的意义，在一定程度上发挥着相应的法律效应，是员工在进行各种评价和调动工作时的重要依据。因此，人事档案的管理必须经过改革，才能更好的发展，而信息化建设是时代的趋势，更是档案管理改革的重要方向。

三、推进信息时代高校人事档案管理的策略

1.加强信息建设的投入。首先，高校领导者和管理者应该对人事档案管理的发展趋势有一个清晰的认知，要建立信息化和智能化的发展目标，重视档案信息化管理的作用。然后，要对人事档案管理的相关知识和技术进行学习，提高自己的专业性，正确的认知档案管理工作的各个方面和环节的重要性，了解本校管理的实际情况，并对其进行有效的分析。其次，根据本校人事档案管理的现状，结合本校的管理特征，建立完善的档案管理信息化建设机制，有效的利用本校的各种资源，将信息化建设贯穿到校园的基础活动中，合理的加大信息化建设的相关投入，包括管理理念、技术手段、相关设备等，完善校园内部的网络建设，实现信息传递和共享的高效性。要加大信息化建设的投入，就要了解当前档案管理的级别和现状，制定科学合理的建设方案，采购有效的资源，提高资源的利用率。最后，可以寻求相关的企业进行长期的合作，在人力资源管理上得到更多的发展机会和资源，实现信息的共通，促进双方共同的发展。

2.促进人事档案信息的有效利用。当前，信息已经成为了促进人类发展和社會进步的重要条件，高校的人事档案管理也要充分的认识到信息的重要性，利用本校的人事档案信息的资源，实现自身的改革和发展，促进校园更好的建设。所以，高校需要对管理制度进行科学合理的改革。第一，要成立专门的档案管理部门，特别是人事档案具有一定的机密性，需要专门的小组进行记录、保存、更改、调用、利用和传递等各项工作，还要不断地完善人事档案信息，为高校的人才发展收集各种全面的资料，为高校的建设提供有用的数据;第二，要完善人事档案材料的报送机制，目的就是要提升人事档案的完整、全面和准确性，从而才能发挥其应有的价值。因此档案管理部门必须明确各岗位的责任，实行责权利的管理机制，提高工作人员的责任意识，促进报送工作规范及时的进行。

3.加强专业人才的建设。人事档案管理的信息化建设一定离不开人才的管理，只有专业的人才才能有效的开展档案管理工作，促进其信息化建设的不断发展。所以，高校需要重视对相关人才的培养，从高校的发展战略上来审查人力资源管理这项工作，从而能够制定科学的人才发展计划。首先，高校要提高工作人员整体对人事档案管理的重视程度，特别是管理层的领导，需要培养其信息化建设和管理的意识，把握时代的特征和前进的步伐，时刻掌握最新的时代信息，清晰地认识到信息化发展的重要趋势。同时，要加强对人事档案管理人员的专业技能和综合素质的培训，可以进行定期的考核和长期的继续教育，加强对管理人员的评价，针对性的制定培训计划。另外，还可以邀请具有专业知识和经验的人才来进行技能的交流和讲座，完善评价和考核机制，促进从业人员的技能提升，加强其服务意识。最后，要制定科学合理的奖惩机制，促进人员间良性竞争，促进其互相成长，从而推动人事档案管理的信息化建设的进程。

四、结束语

综上所述，高校的人事档案管理目前存在许多问题，包括人才的缺乏、基础设备的匮乏、管理意识和观念的落后等，都是阻碍其信息化发展的重要因素。随着时代的发展，信息已经成为了推动人类进步的重要条件，所以人事档案管理的信息化建设是必然的发展趋势，也是其改革的重要方向。高校的相关领导者要充分地认识到人事信息的重要性，加强对档案管理的资金、人才、技术、设备以及手段等各方面的投入，寻求全面的发展。通过完善管理机制，突出信息化建设的重要性，不断推进本校人事档案管理信息化建设的进程，提高内部整体的管理水平。

参考文献：

[1]李光铣，欧阳春宜.新时代背景下高校干部人事档案工作的对策研究[J].赣南师范大学学报，2018

[2]贺滢锦.信息化时代高校人事档案管理创新方向探讨[J].科教导刊，2017（6）

作者简介：韩超（1988-），男，太原市，大学本科，助理馆员。