高速公路建设项目档案管理系统建设研究

刘娟

摘要：随着信息化技术的飞速发展，高速公路建设的信息化程度也在逐步加深，加强高速建设项目档案信息化工作，对提高项目管理的科学性、高效性至关重要。本文结合高速公路建设项目的特点，就其电子档案管理系统建设的原则、目的、实施流程等进行了研究。

关键词：高速公路;电子档案;档案管理系统

随着信息技术的发展，高速公路建设中越来越多的运用各种软件辅助工程建设，随之产生了大量的电子文件，因此，建设高速公路建设项目档案管理系统，妥善管理越来越多的电子档案已是必然趋势。但目前高速公路建设中对电子档案管理系统的建设进展缓慢，有些单位虽然开展了信息化建设，但对项目电子档案的完整、准确、安全、有效等方面的管理上依然缺乏成熟、有效的手段。随着信息技术的快速发展，以及国家在电子档案管理上的发展与创新，急需开展高速公路建设项目档案信息系统建设，完善其电子档案的管理。

一、高速公路电子档案管理现状

高速公路档案是高速公路在筹备、立项、施工、验收等过程中形成的有保存价值的文字、图表、音视频等历史记录。高速公路建设项目档案具有多部门管理、档案类别多、利用频率高的特点。由于其涉及专业多、形成体量大、保存时间长，建立一套有针对性的电子档案管理系统，将对高速公路建设项目的运营管理、资源开发等产生积极的效果。2016年，国家档案局出台《建设项目电子文件归檔及建设项目档案管理暂行办法》，为建设项目档案管理提供了依据。《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》也指出要完善交通等行业电子档案的归档标准建设，有条件的单位要开展档案单套制的试点。目前，国家档案局已在全国开展建设项目电子档案管理试点工作，并逐步增加试点数量，取得了一定成果，为提高建设项目电子档案管理质量起到了积极作用。

二、高速公路建设项目电子档案管理系统实施原则

高速公路建设项目档案管理系统主要是对高速公路建设中产生的电子文件进行采集、管理、利用和存储的信息管理系统。建设时要遵循标准化原则、适用性原则、全过程原则、安全性原则和系统性原则。

1.标准化原则。高速公路档案管理系统的建设首先要遵守《建设项目电子文件归档及建设项目档案管理暂行办法》相关要求，系统设计应以国家标准《电子文件管理系统通用功能要求》（GB/T 29194）为指导，以《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894）、《版式电子文件长期长期保存格式需求》（DA/T 47）、《电子档案移交与接收办法》等为具体的操作指南。

2.适用性原则。高速公路建设单位要结合自身人员、资金等因素，合理开展系统建设。要评估系统建设的预期，且不可有一蹴而就的想法，要确保系统关键功能如归档、鉴定、检索、利用、统计、编研等能够在首次建设中实现。建设伊始，应保障在线归档、批量数据传输、元数据自动采集等可以通过信息化手段实现的功能尽快实现，减少人工操作，实现一定程度的自动化。否则，建设完毕后用户体验不到系统的便捷与优势，容易导致系统用户数量减少，无法根据用户反馈对系统进行完善，进而导致系统逐渐被废弃。在完善基础功能建设的基础上，要进一步开发系统的检索、利用能力，以便形成良性循环，进一步提升用户体验，为其他功能的实现开好头、铺好路。

3.全过程原则。全过程原则要求电子档案管理系统能够记录从项目筹备、招投标、施工、验收等各环节的资料，与传统的项目档案在项目通过竣工验收移交到档案部门后才开始进入档案实体管理不同，全过程管理使得档案管理提前到项目部各部门、各参建单位的文件形成阶段。而且还需要系统自动记录资料在编辑、流转过程中产生的元数据信息，如施工资料的创建、编辑、审批、流转、保存、格式转换、价值鉴定、利用、统计等操作均应留有记录。

4.安全性原则。首先，要合理分配用户权限。电子档案不同于传统纸质文件，由于其具有存储体积小、容量大、对存储介质依赖度高等特性，使得重视电子档案安全性非常重要。高速公路建设时安全因素影响更甚，由于施工场所均在野外，办公环境非常简陋，受自然或人为不安全因素影响的概率较大，因此，高速公路建设项目档案管理系统在安全性方面应特别给予重视。为确保项目电子档案的安全，系统需要对用户进行严格的授权，使不同用户具有不同的访问权限，如有些用户可以直接查阅全文，有些则只能查阅条目信息，在经过授权后方可进行全文查阅或者打印、下载。作为档案管理员，则应具有对系统进行审计、更改元数据等权力。系统应该以最小授权为原则，制定详尽的角色授权方案，以便控制相应的使用权限。

其次，系统应具备数据容灾备份功能，当遇到人为或自然灾害时能够及时恢复数据。目前一般采用近线备份、远程异地备份和离线备份的方法开展灾备工作。在确定备份套数后，还应明确备份策略，是全覆盖备份，还是增量备份，是即时备份还是定时备份，均应根据实际情况在工程开工前制定出完善的方案。

再次，系统应具有数据导出、迁移功能。由于电子文件格式会不断的变化，为确保电子档案能够长期可读，需要系统支持电子档案迁移。同时，迁移技术需采用标准的算法，或采用技术领域普遍认可的迁移技术，且数据迁移可通过计算机自动进行，以提高迁移的效率。最后，系统应具备较好的兼容性。高速公路建设项目档案一般会采用CAD制图，目前有些项目甚至采用BIM技术，所产生的电子档案格式并非常见的存储格式，为确保所存档案的可识别性，需通过格式转换或者连同软件一并保存等方式对电子档案进行处理。有时为防止电子档案出现人工无法识读的情况，还可以将一些不常见格式文件转化为常用格式或者转存为标准的开放格式。

5.系统性原则。建设项目电子档案管理系统并非简单开发一个软件，还要确保能够同建设施工单位的其他业务系统相连接，而且在职责、制度建设上同步跟进。因此开展档案管理系统建设必须要进行系统的、全方位的管理准备，比如，前期调研、制度制定、项目变更管理、各部门需求调研等工作。

三、系统设计目标

系统应根据高速公路项目建设的实际情况，在摸清各部门、单位的工作流程、信息化需求的基础上，明确建设预期目标，并以确定的目标为指引开展工作。一般而言，高速公路建设项目档案管理系统建设至少应明确以下四个目标：一是要满足公路建设电子文件及电子档案管理领域的相关标准要求。系统要严格遵守相关的国家、行业、地方标准和规范要求，并实现电子档案和纸质档案的同步管理，在文件的管理、处置上也要统一要求。二是要灵活可靠。既能够对电子文件进行全程动态管理，保证其原始性、真实性，还要有完善的安全保障策略，精细的用户授权，对于用户的删除、更改等敏感操作不但能够记入系统日志，还要可追溯，在实现电子档案管理自动化的同时保障使用的安全性。三是要具备高适用性。建成的系统能够提供可视化的业务流程定义工具，根据项目的实际情况自定义电子文件流转的过程，以便满足项目建设实际需要，并随着项目的实际进展进行二次开发，以便满足用户特定的应用场景。四是兼容性和用户体验良好。良好的兼容性和用户体验是确保系统持续健康运转的前提条件，因此开发的系统应能够支持与各种业务系统及软件，如财务系统、招投标系统、项目管理系统、BIM、资料管理系统等的高度融合，实现无缝衔接，并提供友好、学习成本低的交互界面。

四、系统实施

系统实施主要包括系统规划、开发、实施、维护和更新等内容，且各阶段之间有一定的重合和关联。

1.系统规划。在系统规划阶段，要从项目整体进行统筹安排，充分做好准备，编制可行性研究报告时要从项目的必要性、可行性、成本、风险等方面进行调研，确定系统是否有充裕的资金、专业的信息化工作人员以及专职的档案人员，并初步确定项目周期，以及在此周期内的需求实现程度。在此基础上制定项目实施计划，合理调配人员、物资。

2.系统开发。系统开发阶段需要在前期可行性研究的基础上开发出一套适合高速公路建设项目档案管理的信息系统。针对高速公路建设周期长、涉及部门多、专业多、人员分散等特点，要选择合适的方法和工具进行分析，明确项目电子档案产生、管理和利用的需求，并分析本单位既有的制度规范，如归档范围和保管期限表，结合国家档案局颁布的《建设项目电子文件归档及电子档案管理暂行办法》的要求，制定高速公路建设项目电子档案的分类方案、保管期限及鉴定處置表、元数据策略、档案利用、备份、著录等必备的管理规定。系统开发商根据制定的相关规章制度，定义系统的业务流程、物理结构和逻辑结构。在系统开发过程中，由于不同的高速公路企业对档案信息化要求也不尽相同，这就需要结合具体情况选择适宜的管理系统。需要企业综合考虑软件开发商的技术团队开发能力、开发经验，在已有基础上更新或开发的难易程度，所建系统个性化水平，安全保密策略实施的难易程度等因素，并结合项目建设周期、可投入的资金量等因素选择外包开发或定制开发。一般而言，在成本投入上，自行开发、外包开发和直接购买现成软件的成本依次下降。

3.系统实施。系统实施过程中主要工作是进行系统配置，根据已有的分类方案、保管期限表、元数据策略、角色权限划分、系统角色定义等对系统进行配置，方便用户使用。系统通过厂商、用户的各种功能、系统和安全测试后，方可投入使用。在投入使用前，最好选择第三方进行系统测试。为了保证系统的实施效果，可以在正式上线前选择某个施工单位或某个标段作为试点开展试运行，取得预期效果后再正式运行。为确保系统使用效果，需对施工单位的资料员、监理单位的档案人员、建设单位各部门分管档案工作的人员进行培训。如果之前已经有类似系统，还应做好项目档案数据向新系统迁移的工作。

参考文献：

[1]丘美嫦.高速公路项目实施电子档案单轨制的可行性[J].交通世界，2018（19）：140.

[2]茅敏.高速公路建设项目档案信息化建设研究[J].城建档案，2018（6）：18.