人力资源管理软件在人事档案管理中的作用

郭丽 孙作丽

摘 要： 我院引进的人力资源管理软件在人事档案管理中虽然存在不足，但发挥了重要作用，是传统人事档案管理的有益补充。本文通过分析我院人力资源管理软件在人事档案管理中的作用，旨在加快人事档案管理的信息化，通过科学合理的信息系统或软件促进人事档案管理水平的提高。

关键词：人力资源管理;人事档案;医院

人力资源是医院的重要战略资源，是核心竞争力。医院人事档案管理是人力资源管理的基本工作之一，对于提高医院人力资源管理水平起着关键的作用。目前，各医院普遍存在人事档案管理空间不足、人员不专、信息化程度不高及动态管理不及时的问题。高效完善的人事档案管理软件对于档案管理的科学化、规范化、现代化具有重要意义。

一、传统档案管理中常见的问题

1.对人事档案重视程度不够，管理模式落后

医院工作以临床一线为主，档案工作不能为医院带来直接的经济和社会效益，所以普遍存在领导不够重视的问题。有的医院甚至没有综合档案室或者专门的人事档案存放室，人事档案、文书档案、科技档案、会计档案等分散在各科室管理，档案保存空间不足、条件不好、保密性不强，基础设备、硬件设施配套不足。一旦丢失或损坏重要档案，损失不可估量。

2.人事档案管理人员不专，素质有待提高

目前，很多医院的人事档案都未设专职人员管理，即使设立了也很少是档案专业人员。多数管理人员为人事部门人员兼职，存在时间和精力管理不足的问题，人事档案资料收集的真实性和全面性存在问题。由于缺乏材料及时归档意识，档案管理人员“坐”等材料、被动收集，使人事档案材料长期积压和滞留在单位和个人手中。比如，对需要归档的学历、劳资、奖惩等人事档案资料没有及时整理装入个人档案，从而造成档案材料不完整。有的即使收集整理了材料，也只是简单的装盒，没有经过复核或严格的资料审核，严重影响人事档案的开发利用，甚至影响干部选拔任用。审核管理人员应该具有较高的人事档案管理能力，医院需要加强提高专业管理人员的素质，充分调动其工作的积极性和主动性，重视个人业务和工作能力的培养。

3.人事档案软硬件建设不足，信息化程度不高

一些医院人事档案硬件配备不足，缺乏必要的扫描仪、数码相机、缩微设备、专用移动存储设备等，软件建设更是无从谈起。随着电子信息技术的不断发展，信息化在人事档案管理中发挥着越来越重要的作用。一套实用、易用、通用的软件，对提高人事档案信息资源的利用率、整体工作效率，为医院决策起到了事半功倍的效果。员工使用信息系统工作，比如，做个人档案管理、个人档案查询、个人晋升规划、日常考勤管理、人员调动等能够提供快速度、高精准、大容量的查询形式，实现数据的自动筛选，医院的每个员工也都可以通过医院的软件系统实现个人档案资料的查询，将人事档案管理工作化繁为简。

二、人力资源管理软件（HR）在人事档案管理中的作用

1.电子信息存储量大，占用实地空间小

该软件将个人所有人事信息（基本信息，个人履历，社会关系，职称晋升，专业技术聘任、执业资格、调动，奖惩，继续教育及相应的多媒体资料）导入系统，软件存储量大，并且不占据实地空间，查询方便，人事部门可以快速有效地查找到员工的信息，提高工作效率。我院引进的人力资源软件只需在内网安装便可方便快捷使用。

2.统计分析方便快捷，利于医院决策

该软件参考国家人力资源部门的工資年报，建立了格式化的表格，借助该软件，既可以快速统计人事劳资信息，提高工资年报填报效率，又可进行人力资源分析，通过分析各科室人员年龄、职称、学历结构是否合理，为医院构建合理人才梯队提供依据，与查找纸质人事档案相比，能更加快速地为领导提供决策依据。

3.实现信息和资源的共享

各科室及每个人都有账号和密码，员工可以快速查找信息。在职称晋升、专业技术竞聘等工作中，需要医务、科教、人事部门的信息归整，各职能科室可以快速查找到需要的信息，有利于医院各部门之间的联系与合作，与需要严格审批程序方可借阅的纸质人事档案相比，有效地提高了医院人事信息的使用价值。

我院引进该软件在医院人员调动、职称晋升、专业技术聘任、干部选拔等重要人事工作中查询方便，工作效率得以提高，为医院决策提供了快速有效的依据。

三、人力资源管理软件（HR）在人事档案管理中存在问题

1.软件的投入与维护使用成本高

引入该软件及后期维护都需要一定的成本。软件引进后，传统的纸质人事档案仍需按照人事档案的规范化要求进行整理、归档和保存，需要耗费大量的人力、物力和精力，软件的维护与使用、人员培训、资料收集等方面的工作也使人力等各方面成本增加。

2.软件中存储信息的准确性、完整性是最大问题

在收集个人所有信息时，必须保证完整准确，否则查阅和利用这些信息毫无价值。但在软件信息收集录入过程中，由于文件的数量过多，该软件每天记录的信息都需要本人逐一核对确认，相关纸质文件还需要扫描导入，人事档案管理员还要进行二次核对并进行资料的整理和分类，所以整个电子人事档案信息数据库的建立，需要耗费大量的时间、人力和精力。而传统的人事档案，材料的归档是一个循序渐进的过程，归档时都有严格的准入标准和审核，更加真实准确。

3.软件的安全性和保密性较传统人事档案不足

因为信息系统容易遭受黑客攻击，电子信息更易修改和破坏，而且在修改和破坏后不留痕迹，从而无法确定其真实性。另外，由于人事档案管理人员多为兼职非专业人员，如果档案安全意识不足或者精力不足，容易使电子人事信息失真。公立医院传统的纸质人事档案保管有专门的档案管理相关规定，并且有上级卫生行政部门的统一督导与培训，安全性和保密性更高。

四、人力资源管理软件（HR）在人事档案管理中的开发和利用

1.科学进行成本效益分析

增强医院领导对人事档案管理重要性认识，使其认识到人事档案管理对医院人才培养、干部选拔任用的重要性，对医院标准化建设的重要性，才能在资金、技术和人员上支持档案管理工作的开展。首先，建设完善的硬件设备，如专门人事档案室、专职档案管理员、专业的档案室设备，同时做好防火防潮防虫等保障。另外，选择科学合理的软件，使人事档案管理工作可以更系统化、更方便、更有效率，减少工作人员繁重的工作任务，为医院节省大量的人力、物力。

2.配齐配专人事档案管理人员

目前，医院人事档案的生成者、保管者和检查者几乎都是兼职的人事部门工作人员，尽管他们有较高的学历，但经过档案管理培训的却很少，工作人员也尽职尽责，但工作成果却难免不专业、不规范 。医院要配备具有良好思想道德素质、专业人事档案管理能力、熟练信息技术的人员从事人事档案管理工作。另外，人事档案与其他档案相比，其保密性更强，要配备保密意识强、坚持原则的档案管理人员。此外，还要经常组织外出培训学习，做好职业道德、专业知识、信息技术培训，特别是对软件操作技术的培训和良好的信息导入习惯的培养，同时借助绩效管理等手段，充分调动员工的工作积极性、创造性和责任感，不断提高工作的质量和效率，协助医院工作有序而高效地运行。

3.加大人事档案重要性的宣传力度

通过宣传不仅使医院领导认识人事档案的重要性，而且使医院工作人员认识到人事档案和个人利益密切相关，与个人入职、考核、晋升、离职都密不可分。入职需要进行任前档案审核，晋升提拔需要进行专项审核，所有个人考核资料都存入人事档案，作为工资晋升和评价个人的重要依据，离职也需要进行档案转移，到新单位再进行档案的审核。因此，人事档案伴随职业人的整个生涯，对工作人员的职业发展有很大的帮助。医院应多进行此方面的宣传，让员工从思想上重视、从行动上配合人事档案管理工作。

4.增强软件安全意识，落实防保措施

人事档案的保密性较其他档案更强，但有些医院对档案的保存或保密意识不重视，造成了许多重要文件的丢失或人事信息的泄露。电子文件的保密性更重要，因为电子文件更易被修改和破坏，而且在修改和破坏后可以不留任何痕迹，从而无法确定其真实性。因此，应该加强档案的安全意识 ，利用先进技术建立软件防火墙、设置档案访问权限以及进行网络加密。防止电脑黑客的入侵，开机或打开重要文件时设置密码加密， 及时更新软件， 防止系统的不兼容性或病毒的入侵。对已经处理好的文件可以设置成PDF格式、只读文件等格式， 避免人为故意的修改，确保信息的真实性。所有资料最好有多于两份的电子备份， 在保存时避免高温、高湿、强磁场的环境， 最好用塑料薄膜密闭起来， 并由不同的人保存， 确保档案的安全性。

总之，医院人事档案管理既需要传统的管理办法，又需要借助现代化的信息管理软件，将人力资源管理软件应用于人事档案管理中，发挥其存储量大、占用空间小、方便快捷查询、工作效率高的作用，避免信息不准确与不安全的问题，将会大大提高人事档案管理效率，对于档案管理的科学化、规范化、现代化具有重要意义。同时，对于充分利用人事档案信息的价值，及时有效为医院发展提供决策依据，帮助个人做好职业生涯规划具有积极作用。

参考文献：

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[3]王莹，刘克新.我院病案管理的现状及对策[J].中国医院管理，2005，25（6）：41-42.

作者简介：郭丽，女，硕士研究生，烟台市口腔医院馆员，政工科副科长，主持政工科工作，研究方向：人事档案。