浅析高校“互联网+”人事档案共享平台的建设

周美玲

摘 要：本文基于“互联网+”技术，结合新形势下人事档案数字化的要求，在明确高校“互联网+”人事档案共享平台为主体的前提下，从平台运作流程的设计、平台实现功能等方面提出构建人事档案共享平台的设想，力求改善高校人事档案利用工作中存在的不足，真正实现让数据多“跑腿”，让群众少跑路。

关键词：互联网+;人事档案;共享

一、“互联网+”人事档案提出背景

“互联网+”一词最早是由于扬在公开场合中首次提出，此后，以马化腾为首的互联网先行者多次提及互联网+的概念，最终被国家认可并被纳入政府工作报告。2015年3月，李克强总理确定“互聯网+”行动计划，“互联网+”的概念这才真正为众人熟知。“互联网+”是以互联网平台为基础，利用信息通信技术与各行业的跨界融合，推动产业转型升级，并不断创造出新产品、新业务与新模式，构建连接一切的新生态。在“”互联网+“”各行业盛行之时，人事档案的数字化工作也开始逐步要求在各单位中开展。顾名思义，“互联网+”人事档案是指在借用互联网这一平台下，将数字化的人事档案进行跨部门、跨地域的共享。

二、高校“互联网+”人事档案共享模式构建

档案数字化是信息化时代下的必然要求，是提高办公效率、科学规范化管理和充分利用档案资源的重要渠道。人事档案数字化工作中涉及多个子系统，需要专业的人员进行图像处理来保证人事档案的清晰度，同时为了确保组织系统干部档案数据的兼容性，在已完成人事档案数字化工作的单位中目前大部分采取外包的方式进行此项工作。

1.明确模式中的主体

高校“互联网+”人事档案共享机制中主要有以下三个主体：

（1）来源主体。通过笔者多年的人事档案工作实践中得知，高校人事档案的来源主要有：各部门、各学院移交过来的考核材料、工资单、在职学历学位材料、出国进修材料等;教职工本人移交过来的奖励材料等;其它如教职工去世后由家属移交过来的死亡证明等。

（2）服务主体。人事档案室是在人事档案共享模式中的服务主体，是接收档案来源和提供利用的对接窗口，服务主体要做好接收材料的清点、存档工作的同时还需要积极向需要利用的群体提供利用，做好联系两者纽带的作用。

（3）利用主体。利用主体是指需要对人事档案进行查询利用的主要对象。主要包括：

①教职工本人。教职工是高校人事档案中常见的利用主体，因学历再造、职称评聘等的需要，需要从个人人事档案中复印相关材料。

②教职工的家属。教职工的人事档案是永久存放于人事档案库房中，直至去世死亡后仍然留存，其家属时常需复印其档案用作于遗产公证等。

③各部门、各学院。各部门、各学院既是人事档案的来源主体，又是人事档案的利用主体，在对自己部门或学院所管辖范围内的人员档案存在利用需求，如查询教职工的入党信息等。

④其他有涉及工作需要的人员。除了上述的利用主体外，有些不存在联系的人员因为某种正当理由需要提出查询他人人事档案的，在符合条件并材料齐全的情况下均可以提供查询利用。

2.“互联网+”人事档案共享平台规划设计

在高校人事档案共享机制图（1）框架的指导下，构建“互联网+”人事档案共享平台，形成一个服务主体授予利用主体查询指定人员人事档案权限并提供利用功能的共享路径。

当利用主体因某一特定原因需要在查询并复印相关人员的人事档案时，登录共享网络平台并像服务主体提出申请，提出申请的同时附上相关的证明材料，例如校内部门提供查阅登记表，校外人员提供身份证复印件及亲属关系证明等。服务主体接收到利用主体的利用请求后，需及时进行校验并进行选择性反馈，校验利用主体是否符合利用条件，不符合直接将理由反馈给利用主体，若符合利用条件，服务主体则通过网络服务器将共享平台密钥授予给利用主体，并对利用内容进行指定。利用主体接收到密钥后便可登录共享平台对服务主体指定共享的人员人事档案进行查看，有需要复印的情况下提出复印申请并加盖电子印章，当利用主体完成查询利用后退出平台。整个共享平台流程如下图（2）：

3.人事档案共享平台实现功能

（1）数据准确读取。人事档案是重要的档案材料，对于个人及单位而言都具有重要的凭证作用，在工作和生活中发挥着重要的作用。因此，在实现人事档案共享平台之前应当完成中组部要求的“三龄二历一身份”的审核工作，并在审核工作中补充干部人事档案所缺的材料，在保证人事档案完整性的基础上实现人事档案的数字化，尤其是在后期的管理中，需要对新移交过来的人事档案进行扫描、处理、增添新纪录，只有完整的人事档案才能满足不同利用主体的需求，将数据准确供给，保证数据的真实性、完整性。

（2）档案信息特定利用。高校的人事档案室是容纳学校所有教职工的人事档案的场所，数字化后形成的数据库是由不同的子数据库构成，每个人的人事档案形成一个子数据库，多个子数据库共同形成总的人事档案共享数据库。当利用者提出利用需求时往往都是针对某一特定的人，这就要求服务主体可以通过平台向利用主体推送指定人员的档案信息，而不是将所有人员档案全部推送，既保证档案利用的针对性，又保证了档案信息的安全性。

（3）一站式服务。本着让数据多“跑腿”，让群众少跑路的原则，能在互联网共享平台上实现的服务尽可能在平台上完成。对于常规性利用的业务，系统应当设定固定的流程，从用户提出利用申请--服务主体校验并发送数据--平台查询利用--自主打印这一流程，免去利用主体来回奔波的辛劳，真正意义上实现档案数字资源的跨空间共享。

4.建立安全保护机制

信息化时代，信息的安全问题成为了首要问题。为了保证人事档案信息的安全，保证利用主体在登录共享平台进行利用时候的稳定、通畅，需要建立完善的人事档案共享平台安全保护机制。

（1）平台稳定维护机制。人事档案共享平台在使用的过程中有可能会出现认证错误、用户名无效等数据库的内部错误，也有可能因为供电不稳定造成数据库无法正常使用等外部隐患。为了维护平台使用的稳定性，这就要求需要提前做好预案，在服务器中安装备用电源，并开发数据恢复功能，保证平台的长效运行。

（2）安全防护机制。在信息网络技术不断发展的时代，网络信息安全成为安全防护工作中的重中之重，这就要求共享平台需要有完备的安全系统，包括病毒防卫软件、防火墙等。

（3）业务能力培养提高机制。“互联网+”人事档案是一种趋势，更是一种挑战。作为人事档案工作人员，面对这项工程，需要增强适应“互联网+”的能力，积极参加有关的业务培训，提高业务能力，增强保密意识，争取提供最优质的服务为利用主体提供高效、安全、快捷的服务。

三、结语

“互联网+”人事档案并不是简单的将人事档案数字化，更不是一味地将所有的档案毫无保留地推送提供利用，而是充分利用当今主流的互联网、云计算等技术，搭建人事档案共享平台，形成电子档案数据并加以利用。无论从单位或者是个人的角度出发，都应该抓住新时代下的机遇，做好人事档案服务利用工作。

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