新形势下高职院校人事管理信息化探究

余晨晔

[摘    要] 随着国家，社会信息化的不断推进，加快信息化发展，已成为高职院校的一项重要任务。文章探究了高职院校发展人事管理信息化的重要意义，梳理了高职院校在进行人事管理信息化过程中遇到的问题，并提出了一些改进意见。

[关键词] 高职院校;人事管理;管理信息化

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 15. 098

[中图分类号] F719    [文献标识码]  A      [文章编号]  1673 - 0194（2019）15- 0224- 02

1      前    言

随着信息技术的不断发展，方便快捷的信息技术对人们生活工作的影响越来越大。十九大以来，党中央、国务院对信息化工作高度重视，现阶段的“放管服”的一个重要部分就是信息化，很多高职院校也都启动了“数字化校园”、“智慧校园”等信息化工程。在这样新的形势下，人事管理的信息化如何高效进行是一个值得思考的问题。长期以来，由于高职院校规模、编制、去行政化等原因导致人事管理部门人手并不充裕，而人事管理工作的特点又是事务性工作繁多，政策性强，关注度高，信息量大，涉及面广，需要和其他部门紧密联系;信息高度共享且实时变化，准确性要求高，经常需要对数据进行大量的录入、核验、统计分析，导出上报等工作。如何在人手少、业务繁多的情况下，高效地完成人事工作是高校人事管理工作的长期难题。要根本解决这一问题，就必须要加快推行和实现高校人事管理信息化，而在各高职院校推行人事管理信息的过程中，不可避免地出现了一些问题。

2      高职院校实现人事管理信息化的意义

2.1   人事管理信息化为高校改革发展和领导决策提供依据

人事管理信息化可以把教职工的所有信息整合到一起，通过数据分析等信息化手段快速地为教职工提供全面、准确、及時的信息资料，按照要求生成各种需要的分析数据表，为学校各项工作的高效开展提供数据支持。学校领导也可以自己进行数据查询和数据分析，掌握第一手资料，根据数据做出科学客观的决策。

2.2   人事管理信息化实现信息共享，提高工作效率

人事管理信息化通过整合教职工各类信息，把人事工作人员从以往的翻档案、查电子表格等低效的重复性工作中解放出来，让管理人员可以更加专注于提升服务质量和制度建设，优化工作流程，提高人事管理人员的工作效率。人事管理信息化也可以实现信息共享，如线上办事、信息查询等，节约教职工时间，让教职工“少跑腿”，提高教职工的办事效率，且线上办事流程更加透明，规范化。人事管理信息化可以整合人事部门各项工作流程，把人事，师资，劳资等工作有机统一，解决人事工作的错综复杂的问题，提高人事工作效率，还可以整合不同部门的各类数据系统，快速进行数据统计，且可以由学院，部门，二级学院，秘书，个人等多方面进行维护，大大提高了数据的准确性和及时性，提高了学校各部门的工作效率。

2.3   人事管理信息化促进管理工作规范化，提高管理人员信息化水平

人事管理信息化不仅仅是人事部门的工作，而是需要所有行政部门通力合作，才能实现信息共享。信息共享就需要统一的信息标准，完善的的工作流程和规范，这会促使各部门加强合作，互通有无，统一制定相应的业务标准和工作流程，使管理工作规范化。同时，随着对新的信息技术的不断使用，促使管理人员转变了传统的工作习惯，在实践中提高了自身的管理化水平。

3      高职院校人事管理信息化存在的问题

3.1   对人事管理信息化不够重视，观念落后

现阶段，高职院校陆陆续续开展了人事管理信息化工作，但大多是盲目跟风去做，缺乏对人事管理信息化的全面理解，只注重人事管理信息化的形式，没有真正认识到人事管理信息化的重要性和必要性，对人事信息化建设的目的，结果，如何使用，维护等问题都没有清晰的认识，导致人事管理信息化工作没有起到应有的效果。

3.2   信息冗余现象严重

信息冗余主要指在管理系统中相同或者相似信息的重复出现。人事部门的信息化工作没有进行统一规划，各项人事工作对应了不同的信息系统，如人事系统，工资系统，培训系统等等，有些是自己开发，有些是上级部门开发。不仅如此，人事工作和教学，科研等工作均紧密相连，而各个部门又都有自己的系统，这些大大小小的系统形成了一个个的信息孤岛，互不相连，使得各部门工作人员需要在不同系统中录入大量重复性数据，增加了人力资源成本和维护的成本，信息也很难共享和交流，信息的准确性更无法保证。这种信息冗余现象使得信息化工作不仅没有提高工作效率，反而从一定程度上降低了工作效率。而且这些大大小小的系统功能简单，不易使用，往往对工作的帮助有限，使得工作人员认为信息化对工作的帮助并不大，从一定程度上阻碍了信息化的发展。

3.3   人事管理信息化制度不完善

人事管理信息化不仅仅体现在信息技术上，同样也需要配套的管理制度来保障信息化的正确运行。但高职院校的信息化进程还处于初级阶段，重建设，轻维护。大多数高职院校并未及时制定完善的管理制度，严重阻碍了信息化的建设。信息系统没有专人进行维护，且没有和其他部门，二级学院间建立起共同使用，共同维护的体制机制，使得信息化的成果无法真正转化，无法最大化地利用人事管理信息化建设的成果。且人事信息有安全性的要求，没有规范的制度约束，完善的密码管理和系统权限设置，就无法保证信息的安全，容易导致信息泄露事件的发生。

3.4   信息系统建设落后，实用性不高

人事管理信息化建设不仅仅是设备、硬件的建设，同样也是应用软件的建设，各高职院校普遍注重硬件上的投入，而轻视应用软件的建设，缺乏一整套完善的人事管理系统，或已有的人事管理系统已经使用很多年，明显滞后。且很多信息系统的开发由信息中心主要来负责，人事部门与信息中心间沟通不畅，导致开发工作脱离人事工作实际需求，人事管理信息系统实用性不高。

3.5   业务人员信息化水平不高

人事管理信息化最终落到实处需要人事部门工作人员的不断参与，信息系统再好，不去使用或者不会使用，最终都无法产生作用，因此对相关工作人员的信息化水平提出了更高的要求。高职院校大多都是由中专校合并升格而成，管理人员层次相对较低，自身业务水平和信息化水平不高，且习惯传统的工作方式，对信息化的工作方式不适应，这些阻碍了人事管理信息化的建设，降低了信息化带来的优越性。

4      人事管理信息化的建议

4.1   转变观念，重视人事管理信息化

现今是信息化的社会，各种信息技术日新月异，线上线下协同办公，云办公，手机办公等新技术不断出现，高职院校要转变传统观念，积极去适应新的信息技术，拥抱新的信息技术，利用新的信息技术来提高自己的工作效率，而人事工作是高职院校的一项重要工作，高职院校要重视人事管理工作，重视人事管理信息化，不断提高人事管理效率，这样才能为学校的改革发展和领导决策提供有力支撑。

4.2   打通信息孤岛，实现信息共享

高职院校要从全局出发，整合资源，统筹规划，制订完善的信息化建设计划，整合全校力量进行信息化工作，统一制定规范和标准，打通各部门间的信息孤岛，实现全校范围内的信息共享和流转，减少信息冗余现象，提高管理工作效率。

4.3   规范人事管理信息化制度

人事管理信息化的高效运转同样离不开配套的制度。转变传统的工作习惯需要强有力的制度支持，通过制度倒逼管理人员去使用信息化，去适应信息化，去改变工作习惯，学习新的工作思路和流程，以此来提高管理水平。高职院校要及时制定相应的规章制度，加强规范化管理，建立整套的信息化建设、使用，维护等制度，让二级学院，不同部门，教职工个人都充分参与到人事管理信息化工作中来，有效保障信息的时效性，安排专人进行维护，及时更新信息，并合理分配权限，保障信息的安全性，使得人事管理工作可以高效、协同、安全地进行。

4.4   完善并有效利用人事信息系统

人事管理信息化系统需要高职院校统筹规划，不止是人事部门的一个系统，而是在全校建立起统一的信息共享平台，信息中心要和人事管理部门深入对接，确定需求，因地制宜地开发适宜的信息系统，并不断利用新的信息技术去完善，改进系统，做到与时俱进，提高系统的可用性，安全性等，让所有教师岗都能方便快捷的使用信息系统，提高学校服务水平和管理效率。

4.5   加强培训，提高业务人员信息化水平

人事管理信息化只是辅助工具，起决定性作用的还是使用的人员。因此，高职院校要定期对相关业务人员开展培训，转变传统观念，加强信息化的業务水平，学习新的工作规范和流程，适应人事管理信息化，并不断进行安全教育，提高安全意识，建立起一支适应现代高职发展的高水平管理队伍，为高职院校的持续发展提供支持。

5      结    语

随着信息技术的不断发展，竞争的不断加剧，高职院校实施人事管理信息化是必然的趋势。高职院校领导和工作人员要转变观念，重视信息化建设，利用信息技术为学校的发展添砖加瓦。人事管理信息化同样是一项长期工作，高职院校一定要合理规划，统筹实施，切实保障人事管理信息化的有序运行，提高工作效率，提升学校的竞争力。

主要参考文献

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