信息化条件下的档案编研工作

叶萍

摘 要：伴随着信息时代的蓬勃发展，我国已经逐渐进入了网络信息化时代。网络信息化时代的到来为一些高校档案的编研工作带来了全新的挑战与机遇，专科院校也不例外，所以各高校为了迎合当前的形势，必须要以信息化为基础来展开新的档案编研工作并不断提高其档案编研的质量。因此，本文对信息化时代下专科院校的档案编研工作进行了分析研究，最后结合当前时代的新形势就如何更好地开展档案编研工作提出了一些意见，希望对相关高校的教师们有一定的帮助。

关键词：互联网 信息时代 档案编研

多年以来，伴随着信息技术对于社会各行各业的不断渗入，我国已经逐渐建立了以各种网络为平台且以档案信息管理系统为支撑的档案信息化体系。而且随着时间的不断推移，我国的档案信息化体系已经得到了较大的发展，且以信息化为核心的档案管理现代化水平也已经得到了较为显著的提升。档案的编研工作作为各高校档案信息资源开发与利用的一种较为重要的形式，已经受到了档案管理者们的高度重视。然而，目前的档案编研工作已经逐渐向多方面且深层次的方向进行发展和创新，所以势必会带来一些新的问题和挑战，针对这种情况如何深化改革专科院校的档案编研工作是十分重要的。

一、信息时代档案编研的概念及分类

（一）档案编研的基本含义

我国是在20世纪80年代才第一次在正式的文件之中提到了“编研工作”这个词语。简单地说，信息时代的档案编研工作就是档案编研的专业人员以馆藏中的档案资源为主要的研究对象，并以开发档案的信息资源作为目标，然后通过一些较为先进的信息化技术并在档案研究的基础上采取多种的方法来对档案的信息进行较为深入的加工等。

在信息化时代专科院校档案的编研工作一定要不断提高创新服务的能力，要把编、研完美地融合为一体，并且随着档案资源越来越丰富，编研的教师要逐渐突破对于文字档案编研的局限性，然后多向其他方向进行发展，要加强对档案信息资源的分析和整合。

（二）档案编研的基本类型

档案编研有很多种类型，根据不同的分类方法可以对档案编研有不同的描述。档案编研中最常用且最科学的方法就是根据档案信息的加工深度层次来划分的，可以分为一次编研、二次编研以及三次编研等三种类型。其中，一次编研基本上就是通过汇编来进行，简单地说就是把档案信息中有着共同性的文件资源进行合理的汇集，然后按照一定的顺序进行编辑，在编辑的过程中要保持文件资源的本来内容而不对内容进行较大的加工处理。二次编研就是按照一定的要求对档案的信息进行重新处理加工，然后形成概括性和介绍性较强的材料，这种编研属于较为深层次性的编研方法。而三次编研就是根据一些专题和目标，然后根据各种资料在系统之中逐渐编研出来的成果，三次编研是在第一、二次编研成果的基础上进行的编研工作。

二、信息时代档案编研工作面临的形势和挑战

信息技术已经成为目前发展最为迅速的技术，所以它也正在接受着新时代的挑战。同样伴随着以信息化为核心的档案管理技术的不断进步，档案编研工作也受着当前信息化时代的挑战。

（一）面临信息爆炸的挑战和机遇

根据多年的调查得知，在20世纪80年代全球的信息总量每年都在飞速的上涨，而到了90年代，所有的信息数据上涨速度更快。近些年来，全世界的论文发表量以及各种纸质材料的发表与日俱增，这些新材料以及新方法的不断更新使得知识的更新速度逐渐加快。所以面临着当前信息爆炸的时代，档案编研工作既是一种机遇更是一种挑战。

（二）面临档案载体多元化的现状和挑战

目前世界上各种各样蓬勃发展的信息化技术逐渐渗入了社会之中的各个行业之中，它们为各行业注入了新的动力。过去的档案信息大多是由纸质的材料进行保存的，而如今随着信息化时代的不断发展，纸质化的档案材料也已经逐渐消失，代替它们的正是非纸质类的档案信息材料。除此之外，按照我国近几年的规定要求，档案资料的数字化和网络化是必然趋势，我国的档案载体已经呈现出了多元化的发展态势。显然这些档案载体以信息化为基础的多元化发展态势已经为档案编研工作带来了全新的挑战。[1]

伴隨着档案资源的与日俱增，专科院校的编研教师们一定要多应用计算机网络通信等现代化技术手段，然后及时有效的对于档案的信息进行发掘分析，要确保这些档案的信息收集、加工以及传输都可以迅速且精准，以此提高专科院校档案编研工作的时效性和可靠性。

目前，我国专科院校的档案编研工作成果与信息化时代下的档案资源利用的要求还有一定的差距。一是专科的档案资料题材较为狭窄。随着信息化时代的不断深入，专科院校的档案材料以及载体的形式要逐渐向着多元化的趋势发展，但是因为很多专科院校对于档案信息的开发利用程度不足，而且在档案的编研工作之中轻视科技而过度重视历史和文书，这就造成了档案资料的经济效益过低。二是专科院校的档案材料形式过于单一。专科院校的档案编研成果基本处于较低的水平且没有新意，而且档案材料大多没有重点包含当前的热点问题和中心问题，这就导致它在科研的生产之中没有提供到应有的服务效果和支持。三是专科院校的档案资料质量较低，其中一次编研的成果以及深层次编研的成果都较少，导致编研工作与实际的工作完全脱节。四是专科院校的档案资料数量较少。一个学校的档案编研成果的数量直接决定了该校档案信息资源的开发程度。五是一些编研教师对于档案资源开发利用的自觉性和主动性较低。

三、信息时代专科院校档案编研工作思路

当前我国的档案事业正处于逐步上升发展的阶段，在此期间还融入了多元化的信息技术与创新发展技术，以此来共同促进我国信息时代的档案编研工作的发展。为了让专科院校的档案编研工作可以完全发挥出自身的开发利用功能，特提出了以下一些想法供参考。

（一）档案编研选题、选材要坚持“三大原则”，为社会服务

首先，专科院校的档案编研的选题与选材要严格坚持政治性的方针策略，要始终与党的政策方针相一致，而档案编研的教师们要坚持党的原则性，对于一切危害国家利益和荣誉的题材坚决禁止。其次要保证档案资料的科学性原则，在选材时一定要经过多次的筛选后精益求精，要确保所编研的材料具有较强的科学权威性。最后要编研的教师们要坚持保密性的原则，编研教师们一定要严格遵守国家档案的保密法规定，不能随意公开所编研的材料，然后控制好所要发行的编研材料范围并避免材料的泄露。

（二）开辟档案资源利用新途径，创新档案编研方式

过去传统的档案编研材料大多数是纸质版的材料，而如今的档案编研材料基本都是以电子信息作为载体的非纸质材料。而且现在非纸质版的档案材料大多美观且内容丰富，它们可以很好地吸引读者的注意力，而这些多媒体网络的档案材料展示势必成为我国今后持续开发档案信息资料的主要形式。

除此之外，还要逐渐的创新档案编研方式，在新的档案编研方式的基础上要敢于突破编研的局限性，要编与研相结合并逐渐朝向多元化的方向发展。然后充分利用网络技术来逐渐提高档案编研的时效性并用计算机对档案的资料进行合理筛选，以此提高档案编研材料的准确性和全面性并实现档案信息资源的最大化价值。[2]

（三）积极运用信息技术，采取新手段加强档案编研工作

伴随着信息技术如火如荼的发展，越来越多的技术都逐渐变得简单易操作，它们逐渐丰富了我国的档案编研材料并使其更加有丰富性和趣味性。而较为强大的互联网搜索引擎和功能灵活的档案信息管理系统使得我们在查找信息时更加方便迅速，所以对于一些档案编研成果的出版以及载体等都应该进行创新性的发展。而且目前的档案编研成果也可以转变成一些电子书籍和多媒体录像等数字化形式存在于网络之中展现给读者，这样不但使得档案资料的数字化编研更为方便快捷，而且可以让编研的信息传播更为迅速且广泛。

（四）大胆开拓档案编研工作新领域

我国的档案管理水平随着信息化技术的不断融入已经达到了较为先进的水平。对于专科院校的档案编研工作来说，不妨大胆的想象，因为实体影像技术对于档案管理的影响，势必会对一些非纸质的载体档案的编研工作带来更多的便利条件，而且对于一些较为古老的档案材料的编研工作也会更加方便迅速并逐渐扩展编研选材的领域范围。此外，伴随着多种先进的新式信息技术的不断融合以及多种新式材料工艺的应用发展，档案编研有了较为先进的方法。还有因为各种各样的新型的信息载体不断出现，一些局域网站以及手机微信等信息传播工具都可能会发表档案编研的成果并较大范围地开拓了档案编研的载体领域。最后因为多种信息沟通交流方式的飞速发展，例如视频通话和3D打印技术等都有可能更好地对档案编研的材料进行汇集和审查等，这样可以保证档案编研成果的质量逐渐提高。

（五）建立档案编研工作长效机制

除了上述一些关于档案编研工作的策略研究以外，专科院校的教师还可以通过建立专属的档案编研工作机构来加强档案编研工作的管理水平和档案编研成果的质量。在此建立档案编研工作机构的过程中要指派专业的人才进行档案编研工作的管理负责，然后把档案编研工作纳入学校年度的考核之中，然后对一些开发利用档案资料较为优秀的教师们进行奖励。最后要让教师们与学校其他一些部门共同合作来进行档案的编研工作，这是因为档案编研工作所要涉及的专业领域和行业较多，想要编研出最具有价值的档案材料，仅仅只靠一些档案部门的教师是不可能完成的，所以要加强档案部门教师们与其他部门的共同合作，大家进行合理的优势互补来共同创造出档案的编研优秀作品。[3]

（六）建设高素质的编研人才队伍

人才队伍的建设是成功的关键所在，所以专科学校一定要以档案编研专业以及信息化的专业人才为基础，然后不断加强档案编研专业化人才队伍的培养建设。在这个档案部门之中，一定要具有较强档案编研工作且掌握信息化技术的人才，然后以此来带动其他人员并培养他们较强的进取精神和创新意识，他们要有足够的耐心和责任心，以此为更加高效地開展专科院校的档案编研工作奠定基础。

四、结语

立足当前我国专科院校的档案编研工作并展望未来我国的档案编研工作的发展，所有的档案工作者都肩负着较大的责任和光荣的使命感，这是一条较为艰难的道路。所以我国的档案工作者们一定要紧抓当前信息化时代的发展趋势，大胆地进行创新和钻研，不断地推进我国档案编研工作的持续性发展，为实现我国较为繁荣的档案事业贡献自己的力量。

参考文献

[1]张伟.略论信息化环境下的档案编研工作[J].通讯世界，2014.

[2]李晓，倪丽娟.基于信息化环境的档案编研工作新出路[J].档案管理，2014（11）.

[3]周延.档案编研的理论与实践.[J].中船重工集团讲座.2019.