小议做好企业退休人员档案管理的对策分析

耿红梅

摘 要：随着企业退休人员数量的增多，加重了档案管理工作人员的工作量，也将档案管理工作中存在的一些问题暴露了出来。本文对退休人员档案管理工作中存在的问题进行了分析，并提出了几点关于加强档案管理工作的建议。

关键词：企业；退休人员；档案管理；对策

1 加强企业退休人员档案管理的重要意义

档案记录了企业员工的个人经历，政治思想，工作水平以及工作变动的情况，是对员工进行考察的重要依据。为了加强企业退休人员档案管理工作，国家出台了《关于积极推进企业退休人员社会化管理服务工作的意见》（中办发〔2003〕16 号），各省（区、市）也根据《中华人民共和国档案法》和当地《档案管理条例》针对企业退休人员档案管理提出了一些工作的建议，从而明确了退休人员档案管理的主体、条件、管理机构和人员职责、岗位设置、档案材料保管等程序和档案利用流程[1]。

1）加强企业退休人员档案管理是完善社会保障体系建设的需要。按照建立与之相适应的独立于企业事业单位之外的社会保障体系改革设计，企业在为员工提高了社会保险费用后，不宜再承担管理社会保险对象的日常工作，建立社会保险服务对象人事档案管理服务机构，不仅是实施社会化管理的前提条件和管理工作的重要环节，也是社会保障体系发展完善的配套设施[2]。

2）加强企业退休人员档案管理有利于构建和谐社会。随着经济的快速发展，加大了企业之间的市场竞争力，这就导致一些实力薄弱的企业出现破产的危机，使一些企业退休人员的档案失去存放的场所。可见，加强企业退休人员档案管理工作能够为企业退休人员的档案提供一个可靠的存放场所，有利于对一些破产企业中退休员工的档案进行管理，从而避免企业破产给退休人员的生活带来不便，从而使社会能够和谐稳定。

3）加强企业退休人员档案管理有利于促进企业轻装发展。对退休员工的档案进行社会化的管理，员工达到退休年龄后，将企业就将档案移交到托管部门，改变了以往的档案管理方式，也就改变了传统的人事管理观念，真正实现与企业脱钩，减少了企业在人事管理工作中的资金投入，让企业从具体的人力资源管理服务中解脱出来，防止出现企业越老、退休人员管理服务压力过大的局面。

因此，在经济社会发展的新常态下，做好企业退休人员的档案管理工作，能够使退休人员的利益不受侵害，并为企业退休人员提供良好的服务[3]。

2 目前企业退休人员档案管理存在的主要问题

1）缺乏完善的档案管理制度。随着社会的发展与进步，我国相关管理部门开始关注企业退休人员档案管理工作，也制定了一些相关的管理措施，但是，据我们观察发现，仍然有一些问题存在企业退休人员档案管理的制度中，需要相关的工作人员积极的采取解决措施，例如：由于地区经济水平的差距，造成档案管理工作和制度有着明显的差距，在经济比较发达的城市中，档案管理制度较为完善，档案管理的工作方式也比较先进，而在一些经济稍微落后的小城镇中就缺乏完善的企业退休人员的档案管理制度，管理的方式也比较落后，造成档案管理混乱；还有就是，部分的相关档案管理部门没有针对退休人员的档案管理制定明确的规章制度，不能够对退休的员工的档案进行有效的管理，没有为员工的档案制定相应的保密措施，档案的管理工作过于的混乱，威胁到企业退休员工档案的安全性。

2）档案的交接工作不够规范。企业退休人员的档案由专门的管理机构进行管理，并由同级别的档案行政管理部门进行监督和指导。当企业员工达到退休年龄后，企业需要将员工的档案移交到相应的托管单位。在进行档案移交的过程中我们可以发现，并没有明确的规章制度对档案的交接工作进行规范，导致档案在交接的过程中会出现很多问题，比如，企业退休人员的档案材料丢失，没有对档案进行明确的分类等现象，从而耽误工作的进度，降低档案管理的工作效率。

3）政府没有为档案托管机构提供管理经费。随着退休员工人数的增多，档案托管单位管理档案的工作量也在逐年递增，这就要求管理单位增加相应的管理的设备以及配备更多的管理人员，从而导致档案管理单位需要投入更多的资金。

由于一些原因的影响，档案管理单位不在机构编制内，其管理经费不在政府的财政预算内，这就导致档案管理部门一直靠收取档案管理的费用来维持自己的工作。然而，随着新政策的出台，取消了档案管理的费用缴纳，一些档案托管单位失去了经济来源，出现经费紧张的情况，档案管理单位没有足够的资金来维持自己的工作，只能拒绝接受企业退休人员的档案，从而对企业退休人员的档案管理工作造成了严重的影响。

4）查找档案比较困难，档案的利用率低。企业退休人员档案的用途有很多，比如说，补办退休证，复查工龄，为子女提供政审材料，为清算医疗经费提供材料等。可见，企业退休人员的档案对于员工的切身利益有着重要的影响。退休人员在办理这些事情的时候，需要到档案管理单位查找自己的档案原件。

档案管理单位中存在的档案数量比较多，通过人工的方式查找一个档案需要消耗大量的时间，检索效率比较低，给档案管理人员以及企业退休人员都带来了不便。

3 加强企业退休人员档案管理的对策建议

1）为企业退休人员的档案管理工作建立完善的制度。完善的管理制度是做好企业退休人员档案管理工作的前提条件，因此，我国的相关管理部门要针对档案管理工作中存在的问题，积极的采取相应的措施，建立一个科学合理的档案管理制度，提高档案管理工作的质量。除此之外，相关技术人员要加强档案管理工作的信息化建设，创建出网络信息化的管理平台，为档案管理工作人员提供便利的工作条件，提高档案的检索效率，从而为退休人员提供一个好的服务。

2）加强宣传，增强对退休人员档案管理的认知。在日常工作中，有關部门要加强宣传，针对档案管理的规章制度对相关的工作人员展开培训，让托管部门，企业以及退休员工对档案管理工作有一个更加清楚的认知。

3）规范档案的交接工作。在工作中，有关部门要对档案管理工作人员进行定期的培训，使其对档案管理的规章制度有一个清楚的认知，并掌握专业的档案管理技能，规范档案交接工作，避免在档案交接过程中出现错误，从而保证企业退休人员的切身利益。

4）由管理理念转变为服务理念。为了提高企业退休人员的档案管理工作的质量，就需要工作人员转变自己的工作理念，提高自己的服务意识，从而为退休人员提供更加全面的档案服务工作。

5）选拔高素质人才组建退休人员档案管理队伍。档案管理工作人员的职业技能对于档案管理工作有着直接的影响，所以，档案管理单位要提供职工的职业技能。首先，档案管理单位可以通过校招的模式，招聘相关专业的学生，并进行严格的筛选，招聘到一些高素质的学生，并对学生进行培训，提供学生的工作技能以及职业道德。除此之外，档案管理单位也可以在内部选拔一些具有丰富的工作经验以及较强的责任心的工作人员填充到企业退休人员的档案管理队伍中，从而提高退休人员档案管理的工作的效果。

4 结语

总之，做好企业退休人员的档案管理工作，能够为退休人员提供一个可靠的保障，从而促进社会的和谐发展。所以，有关部门要为档案管理工作建立一个完善的管理制度，提高管理工作人员的工作技能，提升退休人员档案管理工作的质量。

参考文献

[1]岳艳敏，李斌，尚亚军.探析当前退休人员管理存在的问题及措施[J].现代企业文化.2015.12（05）：23-25.

[2]余海波，李志勇.论社会转型时期人事档案管理制度的改革与创新[J].科技致富向导.2014.23（08）：1012-1014.

[3]常惠宗，刘光亚.人事制度改革对企业退休人员人事档案管理的影响探讨[J].新教育时代，2015（01）：101-103.