大数据下的高校档案管理

2019-08-22时翠红

卷宗 2019年20期

摘要：随着计算机技术、数据通信技术的发展，大数据时代的来临，客观上推进了我国高校教学档案的信息化进程。“大数据”改革已从“地方探索”跃升为“顶层设计”，从“区域创新”扩散为“全国实践”。2018年“大数据”改革的新进展，可以用“深化“”撬动”和“扩散”三个关键词述之。改革撬动效应的发挥是2018年的显著进展。在“大数据”改革下高校机关单位的档案管理也应往此方向进行发展。

关键词：“大数据”；高校机关；档案管理

1 序言

国家档案局印发的《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》中明确提出，到2020年初步实现以信息化为核心的档案管理现代化。档案信息化是将现代的信息技术、计算机通信技术应用到档案管理和开发利用中来。2018年1月23日，习近平总书记主持中共中央深化改革小组审议了《浙江省最新改革研究报告》，并提出将浙江“最多跑一次”经验推广到全国。“最多跑一次”不再依据政府本身的逻辑。相反，它是依据公民和企业的需求，它迫使政府及其组成部分进行依赖大数据改革。“大数据”改革具有重要的“需求导向”，“问题导向”和“效果导向”。这些特征并非朴实的“任务导向”。这就要求高校单位档案的高校处理需求抛弃传统办法，转变为信息化处理和“互联网+”的档案处理方式，有必要深化施行科学有用的管理战略，使之与普通群众、企业、高校事业单位内的需求紧密结合，使档案处理作业高效有序地工作。

2 高校机构之中档案处理工作的基本问题

2.1 处理信息不健全

许多组织都不太关注文件处理的原因。虽然它已经出现在高校的信息处理系统中，但在实践中还很短，监管机构的责任还没有依法制定，使得处理系统成为一种法定监管形式。其次，由于大多数高校教学档案的管理采用二级管理模式，即二级院（系）负责原教学档案的收集和整理，上级教学督导负责教学档案的总结和验证。有些领导认为，文件处理操作具有秘密操作的“黑箱操作”的本质，因为它没有触及评价的内容而且难以阅读查询，因此大量的基层管理者忽视了他们在文件管理工作中的职责，并且文件处理操作必须不重要。它只被视为监护和模仿的一般性质。这样，整个文件处理工作会话就不会关注文档处理。从长远来看，这种信息处理和文件处理操作并不科学。

2.2 管理资金投入少

由于高校单位的领导和档案处理工作的办理人员不太注重文件办理和档案管理工作，他们将在这方面投入资金、成本、人力都较少。通常，当不重视档案管理工作时，认为文件办理不重要。项目办理的设备不需要经常更换。从长远来看，文件办理部门的工作环境比较简单，设备很落后，文件柜相对破碎，将极大地降低档案管理工作的工作效率。进入档案室后短时间内无法找到想要找的文件。此外，档案管理仍然使用纸质档案。没有现代化的办理设备，至少无法谈论计算机、互联网+办公形式。这也影响了办理者的工作，是使得他们缺乏热心，慢慢变成了恶性循环。

2.3 办理人员素质低下

有些档案工作混乱，没有统一性，部分原因是文件管理工作本身有些枯燥乏味，部分原因是文件管理工作者本身没有很高的工作质量和能力。这些要求，文件管理工作需要更高水平的专业性和处理的连续性。如果您不在该领域投入一定数量的财务和人力资源，则很难提交，生成，存档和保存文件。目前，我国大多数高校都从事档案教学档案工作。他们都是相关的专业助理。他们的专业要求主要来自于专业的相关性，他们能够理解和熟悉各专业的相关教学活动，使他们能够顺利完成教学档案的收集和组织。“大数据”改革中的大学单位正在从原来的“任务导向”转向“需求导向”，压缩人才，并使用最新的互联网+人才工作系统。这使得部门之间的人员流动性变得更大，导致许多文件不受文件管理和文档管理和工作经验的影响，或者只是那些熟悉它们的人。文件处理工作流程已转移到其他部门，因此人员流动不利于提高文件处理的专业能力，不利于提高人员素质。

3 档案处理中高校机构改革的参考建议

3.1 完善处理系统，重视文件处理

要改变高校单位的档案处理模式首先需要加强档案处理宣传作业，详细讲解档案处理的相关知识和法律法规，使单位领导和处理人员处处留心档案处理、管理等各项作业的内容。弄清、搞懂不同文件的重要性区别。不同的高校单位还应根据自身展开情况拟定相对完好的档案处理制度。它不只具有强制处理人员处理制度，并且对领导层具有必定的约束力。它将处理职责分为个人，并守时进行评价。对未能实行该系统的人员处以相应的处罚。

3.2 增加投资资金，改善处理环境

在单位领导充分了解档案处理作业的另一方面，还必须增加档案处理设备的资金投入，彻底改善档案的作业环境，让处理人员在舒适的环境中作业。在档案馆中，有专门用于档案的橱柜，以及消防设备，并改善信息的信息处理，装备计算机和实施网络文件处理。这能够增加处理者的积极性，为文件处理的科学处理奠定基础。

3.3 加快文件处理“互联网+”信息化进程

完成科学，现代的档案处理。在“大数据”的改革大潮下，信息时代的到来对档案处理的现代化提出了更高的要求。这就要求文件处理部分增加资金投入，充分有效地运用计算机等现代技术设备，建立高效精确的文件处理系统，及时精确地导入文件信息，完成文件处理的自动化和电子化处理。进步文件检索效率。

4 结论

高校教学档案涉及学校的每一位师生。每个人都需要共同合理地使用和维护教學档案的信息化建设。特别是它的安全链接。因此，高校教学档案管理部门要加大宣传力度，提高高校全民的认识，确保学校的每一位师生都知道；充分调动师生参与高校教学档案信息化的积极性。

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