试论新时代文件中心的功能拓展与实施路径

陈蜀侯

摘 要：文件中心作为我国在新世纪出现的一种新型档案专门机构，突破了当时档案管理体制的“枷锁”，为我国档案管理注入了新的活力，为档案馆与单位档案室之间架起了一种紧密联系的桥梁，紧密了档案工作的前端与后端的联系。经过十多年的发展，目前文件中心也面临新的发展问题，本文尝试从新时代文件中心功能的拓展和实施路径方面提出一些构想，为档案事业的发展做出一些思考。

关键词：新时代；文件管理中心；功能拓展

1 我国文件中心发展的简要历史和产生的因素

1.1 我国文件中心发展的简要历史

上世纪80年代末，全国第一个县级文件中心——甘肃省永靖县文件中心正式挂牌[1]，为我国县级机关档案工作改革踏出一条新路子，探索了一种管理新模式。但是，由于当时社会及公民的档案意识、档案界的发展理念、档案事业发展的阶段、技术手段支持水平和社会整体环境氛围并未达到相应的层次和境界，全国档案系统响应者寥寥无几。2002年4月，深圳市人大常委会通过《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》，正式明确设立“文件中心”机构。2003年7月，珠海市同样以立法形式，设立了珠海市文件管理中心，将“文件中心”再次纳入档案机构。自此之后，北京、上海、哈尔滨、山东、江苏等相继建立文件中心或类似机构。深圳、珠海文件中心的先后设立，破解了文件档案管理体制机制难题，实现了机关档案管理的重大突破，拓展和延伸了档案事业的领域，扩大了发展空间。

1.2 我国文件中心产生的因素

“文件中心”是一种社会化、集约化和专业化的文件档案管理机构，它的设置不像单位档案室隶属于一个文件形成单位，而是按地区或按系统建立的介于文件形成单位和地方综合性档案馆之间的一种过渡性文件档案管理机构。[2]文件中心是否适宜中国现行的档案管理体制在档案界一直存在争议，但是从现行情况来看，出现文件中心这一机构还是有其内在需求和外界动力，催生我国文件中心的不断涌现。

1.2.1 内在需求：现行文件阅览服务的探路最终催生文件中心的诞生

1998年，深圳市档案局创办了全国首家文档资料服务中心，通过文档资料服务中心平台，正式向社会各界公开提供政策性、法规性和公益性文件查询服务。2001年，深圳首次提出“已公开现行文件”的概念，将档案馆保存的政府及职能部门发布的，与百姓密切相关的法规性、政策性等“红头文件”，以及各部门尚未移交进馆的可公开文件向社会开放。随后，“已公开现行文件利用中心”在全国陆续涌现，形成一股可公开现行文件集中对外提供查阅服务的热流。2008年，《中华人民共和国政府信息公开条例》实施后，各级政府纷纷在当地国家档案馆设立了“政府公开信息查阅中心”，明确各级国家档案馆为承担政府公开信息面向市民提供服务的法定部门。

但是，随着时间的推移，“已公开现行文件”利用服务工作出现了新的问题，由于向社会公开的文件时效性、广泛性不足，仅仅局限于对“已公开现行文件”的收集和公开，已经不能满足社会的需要，也影响档案部门职能的深度拓展。能否有更好的方式解决这一制约因素？迫切需要档案部门帮助从根本上解决，多方因素促使对机关文件、档案管理方式实施改革的条件已经成熟，引入国外的“文件中心”管理模式可以被各方所接受。深圳、珠海抓住时机，率先设立起具有中国特色的文件中心，为全国档案管理体制的改革闯出了一条新路子，引领全国文件中心的建设。

1.2.2 外在动力：“服务型政府”建设的需要加速推进文件中心的诞生

2003年初，“建设服务型政府”成为政府改革的重点，增强政府服务职能，政府职能从“全能型”转向“服务型”已成为社会的迫切需求。党的十六届六中全会通过的《决定》进一步阐述了“建设服务型政府，强化社会管理和公共服务职能”[1]，并把建设服务型政府作为构建社会主义和谐社会重大决策的内容之一。

“服务型政府”要求为全社会提供基本而有保障的公共产品和有效的公共服务，政府的各项政策措施，特别是与人民群众利益密切相关的行政决策，都应向社会公开，给人民群众以更多的知情权和监督权。档案部门作为政府承担档案及其信息提供服务的一个核心部门，按照建设服务型政府的要求，深入探索档案馆服务社会大众的路径，各地通过拓展档案馆服务功能，加大馆藏档案开放力度等措施，向社会公众提供公共服务。但是，档案部门如果仅仅提供馆藏档案信息为社会百姓服务，其局限性非常明显，因为馆藏档案信息时效性不足，提供的公共服务存在缺陷，“服务型政府”的建设为文件中心的设立提供了大环境，也是建设“服务型政府”的重要载体和体现。

2 文件中心运行的现状及出现的新问题

我国档案部门设立文件中心至今，文件中心的职能和定位基本定型，处于常态化运行状态。文件中心的设立，破解了文件档案管理体制机制难题，实现了机关档案管理的重大突破，改变了过去文件、档案十年才集中到档案馆，十年或者三十年后才能与广大群众见面的传统做法，缩短了文件与档案之间人为扩大的距离，密切了文件形成部门与档案部门的联系，同时确实解决了党政机关档案专业人员兼职较多且不稳定、档案管理不专业、档案保管条件不足、档案安全存在隐患等问题。

2.1 文件中心的运行模式趋于固化，创新性不足

分析研究目前各地文件中心日常的运行情况可以看到，文件中心的创新性在急剧减弱，创新探索失去了方向和目标，创新动力不足，似乎仅仅维持现有工作状态，这与文件中心设立探索档案管理发展新途径的初衷相违背。如果仅仅从档案部门增加自己的档案机构和人员的角度考虑，则文件中心的设立已无实际意义。如果文件中心不再继续创新，探索新的功能和使命，则可以说已无存在的必要。

2.2 文件中心现有功能明显趋同于综合档案馆，存在归并的危险

除承担单位档案室与综合档案馆之间的桥梁作用外，目前文件中心其他的功能和工作模式，已趋同于各级国家综合档案馆，重复于档案馆的“收、管、用”职能，其特色和优势已不明显，长此以往，其归属或撤销或为档案馆所归并，走向命运的终点。

2.3 新时代文件中心的功能拓展和实施路径

既然文件中心的出现有其历史背景，文件中心的运作有其自身的价值，文件中心的存在是改革的成果，那么，为避免文件中心因目前自身因素而导致消亡，我们必须对文件中心的现状进一步進行改革，必须从文件中心的功能拓展上推进进一步改革。笔者认为新时代可以从“建立纸质文件和电子文件管理综合体” 的方向推动文件中心的规模化发展。

建立纸质文件和电子文件管理综合体，就是将现有的文件中心和政府电子文件中心“合二为一”融为一体，建设成为当地党委政府的政务数据管理和利用中心，这是新时代文件中心可行的发展路径。按照成立时赋予的职能，文件中心收集了党政机关形成的纸质文件，经过长期的运行，文件资源已呈现规模化增长，纸质文件的管理也呈现规范化管理状态，文件中心已经成为纸质文件的专门管理机构。而同时，各级党政机关电子公文处理系统的普及应用，产生的相应电子文件也呈现爆发式增长。从当前的管理状态来看，纸质文件和相对应的电子文件分属不同系统、不同部门分割管理，这种管理方式隐含了极大的弊病，纸质与电子文件认为地割裂，对国家资源形成隐性危害。

参考文献

[1]黄霄羽.国外文件中心的发展历史、特点与趋势[N].中国档案报总第2016期第三版，2010-6-17.

[2]陈兆祦.我国第一个文件中心——永靖县文件中心考察随笔[J].档案学通讯，1991（6）：23-24.