信息化时代的档案管理工作的创新分析

刘军华

摘 要：在新时代的背景下，加强信息化建设水平，提高档案的利用率，创新档案管理模式，可以更好的生产生活服务。所以档案管理部门必须要提升自身的责任，积极的引进新型的信息化技术，带动档案管理水平的不断提升，抓住时代的机遇，建立符合时代需求的信息化档案，从而带动我国档案管理事业的不断进步。

关键词：信息化时代；档案管理；创新

随着当前电子科技技术的不断发展，信息化管理理念已经融入我们的生活，档案管理作为各项事务正常运行的重要基础，应当结合新技术，加强信息化建设，从而有效的提高工作效率，丰富当前档案管理功能，更好的进行档案信息的管理和整合与保存，带动社会事务的正常进行。当前，虽然我国相关机构已经在档案信息化管理建设中取得了一定的成绩，但由于受到各种因素的制约，导致了当前档案管理工作还是存在着很多的不足，亟需采取有效措施进行不断地解决。

1 信息化时代档案管理工作的具体内容

1.1 进行自动化档案管理

当前是电子信息化的新时代，智能化技术已经普及到了各个领域，带动了多项产业的进步，档案管理一直以来都具备复杂性，需要对档案进行整理、分类、收纳等多项繁琐的工作，一直以来都造成了相关工作人员的工作负担。因此，实行信息化档案管理可以有效的降低工作强度。同时，传统的档案管理都是以纸质档案管理为主，将纸质的档案进行管理的过程中，不仅存在着难以查找的弊端，更是在保存的过程中十分的容易损毁，当下各项产业发展速度加快，各种信息管理多，纸质管理已经不能满足当下时代的需求，因此应当及时的进行自动化档案管理，打破传统档案管理模式。目前我国很多产业在进行档案管理时已经结合了计算机技术，进行电子档案的输入、记录和保存，在互联网平台上将信息进行长久的保管，带动了档案管理的自动化发展。同时，可以有效的利用计算机技术进行高效的数字化处理，从而有效而提高整体的管理效率。

1.2 进行数字化档案存储

以往我国在进行档案保存的过程中，主要是对纸张进行封存，但是信息化时代，利用计算机技术可以将档案信息进行有效的转换，使档案信息变得虚拟化，可以输入到互联网平台，将重要的档案信息内容进行录入，存储于计算机和云储存之中，避免了保存过程中丢失的烦恼。同时，档案信息量大，我国无论是企业还是机关单位，都有专门的档案管理室，里面含有大量的文件，翻找起来费时费力，但是信息化时代计算机的应用进行档案管理工作，减少了纸张的消耗和使用，同时更加的方便，避免了纸张的损坏，保证了档案管理的完整性。

2 当前档案信息化建设存在的主要问题

2.1 档案信息化建设的重视程度较低

虽然当前我国很多单位的档案室引入了档案管理的软件，进行了档案的信息化录入，但由于重视程度不够，导致档案信息化工作没有全面展开，甚至于认为只要把档案信息收集存储在电脑里，就是档案信息化管理，没有正确的发挥信息化的最大效用。对于档案信息化建设的重視程度较低，在各个单位及企业发展的过程中，很多领导者大多只重视日常的中心管理工作或者是效益的收入，从而忽视的档案信息化建设的管理，致使档案信息化管理在没有物力、财力、人力的支持下，造成档案信息化经费严重不足，档案信息化设备设置不足，使档案信息化建设无法有效展开，严重影响了当前我国档案信息化建设的发展。

2.2 缺少统一的管理标准

由于信息化档案管理是近年开始不断发展与推广的新型管理方式，因此在管理过程中存在着混乱的局面，各类档案信息管理软件名目繁多，行业内部缺少档案信息管理的统一标准，每个机构都有着自己的管理方式，不利于整体的进步。档案管理缺乏有效管理，相关技术人员严重不足，对档案信息管理软件的专业知识不甚了解，导致了档案管理的软件开发的质量不高。在进行档案资料的交流，相关部门进行档案转交的过程中，无法做到无缝连接，加之缺少有效的安全保障措施，影响了档案的传输和利用，给档案信息化的安全管理埋下了很多的风险和隐患。

2.3 缺乏专业的信息化技术人员

档案管理进行信息化管理是一项新型的管理方式，有利也有弊，如在管理的过程中，在整个开放的互联网平台上，可能会存在资料泄露的风险，因此对于档案管理人才的水平和能力提出了很大的挑战。但是当前我国进行档案管理工作时缺乏相关的技术人才，档案信息化工作人员大多是兼职的档案管理人员或者是老管理员。既不熟悉新型的信息化的档案管理业务，对互联网，计算机等信息技术更是知之甚少，导致了不能有效的利用计算机技术进行管理，严重的阻碍了我国档案信息化的进度。

3 信息化时代的档案管理工作的创新策略

3.1 提升对于信息化档案管理的重视程度

由于在进行档案信息化建设需要投入大量的人力物力建设，因此需要投入一定的资金作为支持，因此必须要提升对于信息化档案管理的认识程度，了解它的便利性，自觉地进行推广与应用。档案信息化不是社会上几个单位或者是机构独立的任务，需要的是整个社会的推广与普及，从而进行信息化管理的全面覆盖。因此，各个机构的负责人必须要从思想上要提高对档案信息化管理的认识，把档案信息化当作重要工作来抓，不能只关注效益的多少。还要把档案信息化纳入到发展计划中，在资金预算上给予支持。同时明确责任分工，设立专业的部门进行管理，为档案信息化管理创造良好的氛围。

3.2 带动信息化档案管理正规化

信息化档案管理应当是使整个社会所需要普及的技术，因此应当成立专门的档案信息化管理的组织机构，制定明确的档案信息化发展规划，建立完善的管理制度，保证档案信息化建设有序发展，可以统一有效的进行管理，避免网络风险的出现。同时应当规范档案信息化标准建设，保证档案信息化资源格式规范，档案齐全。加强对档案的管理，完善档案交接手续制度，确保档案不丢失，不泄密。加强档案信息化系统的体系建设，做到全网互联互通，实现档案资源信息共享，同时避免资料的泄露，完善相关的网络法律法规，为档案管理工作提供保障。

3.3 加强档案信息化工作人员的管理

应当结合时代的潮流，根据新型的技术培养新型的人才，切实的提高档案信息化工作人员的素质。档案信息化管理是一项专业技术性很强的工作，需要专业的档案管理人员，使其既具备相关的档案管理的相关知识，如何分类等，又要具有互联网操作的相关知识。因此，只有提高档案信息化管理人员的素质与水平，才能提高档案信息化管理的水平。必须针对档案信息化工作人员有针对性的进行培训，提高互联网络、电脑知识、档案管理的技能，从而切实保障档案信息化管理的有序进行。加强档案信息化技术人才的引进，通过专业化人才的引进，引导带领档案信息化工作人员按照档案信息化标准流程收集整理信息，充实档案信息化人才管理队伍，保证信息化档案管理尽早的步入正轨。

4 结语

综上所述，随着当前我国计算机信息技术的不断发展进步，档案信息化建设已经是时代发展势不可挡的潮流，加强信息化档案管理模式的建设，能有效的提高档案信息管理效率，更好的方便广大民众，做到了资源共享，提升了档案管理的水平。因此，社会各个机构应当认识到信息化档案管理的重要性，应积极加强档案信息化管理的建设力度，重视档案信息化的管理和应用，带动我国档案管理水平走上一个新的台阶。

参考文献

[1]王珺.信息化时代的档案管理工作的创新研究[J].湖北开放职业学院学报，2019，32（10）：69-70.

[2]王剑.浅析信息化时代档案管理工作的创新[J].办公室业务，2018（20）：111.