县级部门档案管理工作现状分析

杨树立

摘 要：县级部门档案管理是部门管理体系生成的重要工作内容，因此县级部门档案管理工作非常重要，对于优化部门运行及内部管理而言具有重要的价值和意义。针对县级部门档案管理工作进行优化创新，不但能够切实增强其档案管理工作的能力水平，同时还将促使部门对外提供更为优质的服务，实现县级部门的良好发展。在当今科技信息时代下，县级部门档案管理理念持续更新与变革，相应的档案管理开始受到高度重视，相应的档案管理方式紧随时代发展潮流催生出全新的变化。为此，本文针对县级部门档案管理现状进行分析，明确其档案管理的缺陷和不足，由此推出相应的档案管理优化策略，期望能够促进县级部门服务的优化与完善。

关键词：县级部门；档案管理；创新与优化

紧随我国县级事业单位发展，县级部门迎来一系列管理方面的改革举措。在县级部门当中，档案管理工作作为部门管理工作的重要内容之一，受到县级领导们的高度重视。因此，县级部门档案管理工作随之产生相应的改革与变化，因此档案管理工作开始面临一系列全新的困难和问题，这些问题的存在也给县级部门档案管理工作发展带来全新机遇与挑战。所以，就要求县级部门档案管理人员应当及时把握发展机遇，针对档案管理进行持续深入的创新探索，从而由此增强县级部门档案管理工作质量，实现县级部门服务优化目标。

1 县级部门档案管理工作优化的重要性

县级部门内档案材料主要源于行政管理和信息管理两个方面，因此所记录的档案信息对于县级部门往后运行发展而言具有重要的指导价值。具体是因为在县级部门档案信息当中，包含多数具备可靠性及可参与性的内容信息，此类内容在相应的部门建设、日常运行管理及部门文化对外宣传方面具备重要的参考价值。同时县级部门可借助对档案管理工作的创新和优化来最大限度的增强部门内档案管理能力水平，由此将促使档案管理趋于规范化与严谨化转变。所以，县级部门应当高度重视内部档案管理工作，要求应当在此基础上大力开展档案管理现代化建设工作，要将档案管理直接纳入到县级部门的日常管理工作当中，并成为档案部门工作开展的重要内容，要致力于推动档案管理工作的持续发展。

2 当前县级部门档案管理现状

2.1 县级部门档案管理工作重视度不高

在县级部门管理体系当中，档案管理工作相比其他部门工作，相互间的联系并不紧密，一般也只有到被需要时才会起到一定重视度。再加上相关部门工作人员和档案管理负责人员更多将工作时间和精力置于其他工作方面，因而导致档案管理工作并未获得应有的重视。最终因此挫伤了县级部门档案管理工作人员的工作积极性，同时也直接阻碍了县级部门档案管理工作的进展。

2.2 县级部门档案管理专业人员缺失

县级部门档案管理专业人才缺失的情况，主要是由于县级相关部门并未将档案管理工作置于高度重视的地位。据悉，有部分县级部门在档案管理工作方面聘任社会兼职人员，而这些社会兼职人员本身缺乏相匹配的专业素养，再加上对于计算机应用和档案归档的流程、注意事项等不够了解，导致档案管理质量差，问题频发。最主要的是，此类兼职人员的流动性非常大，人员更替频发，导致档案管理不断出错。所以，在县级部门当中，正是这种不专业、不正规的档案管理，严重阻碍县级部门档案工作稳步发展，甚至在某种程度影响部门整体发展。

2.3 县级部门缺乏统一档案管理标准

这一情况主要体现为以下几个方面：1）缺乏统一档案管理系统，当前县级部门档案管理系统并不完善，并非所有类型档案材料都可融入一个系统当中，通常都是借助管理系统实施档案目录的管理，而难以实现档案目录和档案信息内容的关联。2）档案分类不统一，县级部门档案管理方法驳杂，通常都是多种方法交叉使用，整体管理较为混乱。尽管部分部门制定了综合档案分类标准，但多数仍采用老方法来归档管理。3）档案集中管理不统一，县级部门负责处理事项繁多，因此档案管理类目也同样多样化，在档案管理方面通常需要设立相应的档案室进行精准分类管理。但多数县级部门档案管理散乱，集中管理不够统一。

3 县级部门档案管理优化策略

3.1 全面优化档案管理体系

通常档案管理工作的优劣，大部分影响因素在于档案管理体制的全面与否方面，其具体体现在档案管理工作人员在档案资料整理、归整和收集等方面的科学性。因此，要想切实解决此类档案管理不良的问题，就必须促使内部档案管理严谨化转变，由此生成一种严格化的循环体系。比如在档案管理体系方面，需选择专业档案人员，以有经验的工作人员带素质偏低新手，这样才能保证工作人员从业素养的同时，促使档案管理有序进行。整个过程还需保障档案材料的准确性和完整性，这样才能彰显县级部门档案管理本身所具备的价值。再就是档案借阅时，应当做好记录工作，这样能够避免档案流动管理不会出现错漏检索情况。

3.2 建立专业档案管理人才队伍

大多数人认为县级部门档案管理工作是一项低级管理任务，不需要花费太多的人力或资源。因此，大多数县级部门很少关注在档案管理中建立管理人才队伍。主要是由于县级部门不重视档案管理，因而降低了档案管理人员的积极性，并导致档案管理混乱和使用效率降低等问题。因此，需要建立一支专业的档案管理人才隊伍。作为管理人员，特别是在档案管理人员的日常管理工作当中，有必要对相关部门的文件进行严格管理，并进行切实可行的评估。根据谁损坏谁负责的原则，应严格审查由于个人疏忽造成的文件丢失机制，如损失，破坏，并应受到必要的惩罚。只有实施严格的监督和检查机制，才能从切实保障档案工作的有序行为。

3.3 实施档案综合化、集中化管理

其中综合化管理也即是将不同专业档案资源实施优化整合，以此来达成整合管理、资源共享、管理成本控制的目标。综合化管理直接突破了以往县级部门常用档案管理模式，其以部门为单位，要求严格依照分类标准来针对不同档案实施数字化采集、编码，通过统一化的管理模式、流程来实现集中管理，由此形成一个集中管控、信息互动共享的综合档案管理平台。这样借助统一管理和编码的形式，操作简便，直接形成档案材料生成、归档、保管、利用、销毁的统一管理体系，最终将由此实现档案资源的增值和最大化利用。而集中化管理也即是县级部门为单位，建设统一的综合档案室，以此来对多种不同档案实施集中管理。具体通过一室存放、分类、分区管理的形式来实现。当前行政体制改革不断深入，一些基层事业单位的职能开始上升，这就为县级部门综合档案集中化管理提供的重要的实施条件。县级部门档案管理涵盖了多方面的工作内容，最终归整到综合档案室实施集中化管理。

4 结语

综上所述，县级部门档案管理是整个县级部门管理体系当中的重要内容。针对县级部门档案管理进行优化创新，能够切实增强内部档案工作管理能力，促使部门对外提供更为优质的服务水平，实现县级部门的良好发展。因此，要求县级部门档案管理必须持续深入探索，以此来不断增强县级部门档案管理工作。

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