刍议信息时代下档案管理工作的创新

吴静

摘 要：档案管理工作是当前社会建设的重要组成部分之一，需要适应整个时代的发展，随着信息技术的发展，在进行档案管理的时候，也不再采用传统的管理方式，更多的是从信息本身入手，用更加高效的方法进行管理工作。本文将先介绍信息时代档案管理的特点，再简述创新档案管理工作的必要性，最后指出创新档案管理工作的策略。

关键词：信息时代；档案管理工作；创新

档案管理的效率对当今社会的发展也会带来一定的影响，传统的管理工作已经不适合当前时代的发展，这就是意味着档案管理人员需要结合时代背景进行创新，能根据当前开展管理工作的方式进行优化，充分利用信息时代的优势进行管理，使整个档案管理工作能够高效且准确的进行下去，避免出现管理问题，使档案工作能更好的为社会服务。

1 信息时代档案管理的特点

1.1 档案管理方便快捷

不同于传统的档案管理，在用信息化进行档案管理的时候，更多的是一个完整的系统对档案信息进行管理，这在一定程度上能避免传统管理方式带来的弊端，同时也能让信息的流通更加顺畅、全面，管理人员能通过管理系统查到需要的资料[1]。用信息技术进行档案管理，方便管理人员随时通过信息库对数据进行调取和筛选，不用再像纸质管理的时候那样，找档案的时候手动去找，而且电子档案还能快速的进行修改，便于储存。

1.2 档案管理内容丰富

电子档案还有一个特点就是信息容量大，管理人员可以根据需要将信息进行更新和替换，对一些无用的信息也可以进行筛选，还能将重要的信息进行标注，不会受到过多的限制，这样管理人员在开展工作的时候也不会遇到很多问题，还能及时对信息进行扩充整合，不需要花过多的时间去将信息重新调出或者查找信息，同时还能储存更多的信息，让管理工作能够更加顺利的开展下去。

1.3 档案管理更加安全

电子档案还具有安全性的优势，毕竟在调取电子档案的时候，需要管理人员进行身份认证，不同的管理人员会有不同的查阅权限，电子档案管理系统也会安装杀毒软件，一旦出现安全隐患，管理人员便能用杀毒软件消灭危害。除此之外，管理人员还会定期对系统进行更新维护，这样也能避免安全问题的出现，让整个信息化的档案管理工作能够更加快速且高效的开展下去。

2 创新档案管理工作的必要性

2.1 信息化时代的需求

随着时代的发展，传统的档案管理方式已经不能满足信息时代的要求，在这种情况下，就需要档案管理工作者能够即时更新档案管理的方式，用最容易让人接受的方式进行高效化档案管理，这样不仅能让管理人员能更加快速的获取到档案信息知识，也能通过档案管理更加快速的结合时代信息进行调整优化，让档案管理能够顺应整个时代的发展，不会像传统管理方式因为更新不及时而影响整个档案管理工作的效率。

2.2 信息档案管理发展的需要

档案管理不只是有信息的收集，更有信息的归纳、分类等，如果用传统的管理方式，会加大管理人员的工作难度，这不符合管理工作的发展方向，也会让管理人员在工作的时候遇到很多难以解决的问题，对整个档案管理工作的发展很不利[2]。在这种情况下，引入信息化档案管理就非常重要，用信息化档案管理的方式适合整个时代的发展，也是在管理大量信息内容时需要采取的方法，管理人员需要做的，就是顺应时代的发展，将信息化档案管理充分落实到信息化档案管理的全过程。

2.3 提高信息档案管理效率的需要

在进行传统的档案管理的时候，管理人员只是机械的记录档案信息，并未将档案信息的内在价值表现出来，而且因为纸质档案资料难以保管，相关部门更是会投入大量人力物力进行管理，不仅效率不高，还需要很大的花销。而如果进行信息化档案管理，便能让信息档案管理的目的性更加明确，也能更加快速的获取到档案中的信息，还能减小管理人员的管理压力和资源耗费压力，能最大化的提高整个档案管理的质量和效率。

3 创新档案管理工作的策略

3.1 创新信息化档案管理理念

对于传统的档案信息资源来说，档案资源信息的观念和构建有着很重要的联系，毕竟之前管理人员在开展管理工作的时候，將档案信息当做是普通的文字资料，更多的是挖掘出了其凭证价值。但在时代发展的今天，还需要更多地发掘档案信息的情报价值，这就需要管理人员能树立信息化档案管理意识，转变传统的信息管理观念，做好档案的保密工作，确保档案不会因为一个管理人员的疏忽而造成泄密现象，让档案管理工作能以最好的状态发展下去，既能充分发挥其价值，更能让档案的管理为其他工作的展开打下良好的基础。

3.2 规范信息化档案管理制度

规范信息化档案管理制度，实际上就是对档案信息收集、档案信息保存的管理，之后再对其档案信息网和软件进行管理，毕竟对信息管理来说，提高信息管理的制度要求，是对档案管理的一个有效保证，确保档案信息不会因为管理的疏漏而出现错误，更能让档案在一个系统的规律下不断更新、修改和发展，档案信息之间还能实现互通，可以随时调取各方面的管理信息，减小管理人员的工作量，同时还能确保档案信息的安全，这对整个档案信息管理都是非常有利的。

3.3 改革信息化档案管理方式

引进先进的技术是改革信息化档案管理的重要方法，简单来说，就是将分散的时间或者空间信息，以一种科学合理的方式集合到信息资源平台上，具体的展现形式可以是数字化、图片化的信息，管理人员只需要根据自身的需要去查找信息[3]。在管理档案信息的时候，也可以分类进行管理，这会让相同的信息归到一个子目录之下，管理人员只需要搜索关键词，便能导出相关信息，用这种方式进行信息管理，不仅能让信息管理更加的高效，也能让管理更加科学合理，管理人员也不会因为工作量大而产生过大压力，而是能用正确的心态面对今后的管理工作，促进档案管理工作的发展。

3.4 提高管理人员信息化档案管理素质

除了在制度、方式上的创新，更重要的是要转变管理人员的观念，确保所有管理人员都能意识到信息化档案管理的重要性，明确信息化档案管理的方法，并且在工作中也能熟练运用信息化档案管理系统，还能时刻维护信息化档案管理系统的安全，通过实际工作培养他们的信息化档案管理思维方式，并能避免发生信息泄露的问题，充分发挥信息化档案管理的优势，适当的让信息档案能实现互通，让整个信息化管理平台能够适应整个时代发展的需求。

4 结束语

综上所述，在当今这个信息时代，管理人员在开展信息管理工作的时候，首先意识到信息化档案管理的重要性，也就需要管理人员能够创新档案管理形式，具体表现在创新信息化档案管理理念、规范信息化档案管理制度、改革信息化档案管理方式、提高管理人员信息化档案管理素质四方面，让信息化档案管理的优势能够完全发挥出来，也让信息化档案管理能为社会的整体发展做出巨大的贡献。

参考文献

[1]董栗彤，董丁硕.信息时代档案管理工作的创新研究[J].中国管理信息化，2018（12）：186-187.

[2]周骞.信息时代高校办公室档案管理工作创新分析[J].现代国企研究，2018（10）：189-189.

[3]宋春雨.信息时代背景下档案管理工作的创新发展新格局[J].办公室业务，2018（13）：72-72.