新时期行政事业单位档案管理的创新思路

摘 要：档案管理的实践创新是新时期对行政事业单位提出的新要求，需要相关人员重点关注。基于此，本文分析了新时期行政事业单位档案管理的现存问题，阐述了档案管理制度的创新、重点推行与发展“双档制”档案管理思路、引入信息安全保障与备份技术、优化档案管理团队的构建这些创新策略。

关键词：新时期；政事业单位；档案管理

在行政事业单位的工作中，档案管理工作有着重要的意义，其为行政事业单位的人员调动、业务服务等提供了信息支持。在新时期，信息技术不断发展，对于档案管理工作也有了更多的要求。在这样的大背景下，行政事业单位档案管理思路的创新是必然的选择，需要相关工作人员重点关注与探究。可以说，想要实现新时期行政事业单位档案管理的流畅性与规范性，必须要完成档案管理的实践创新。

1 新时期行政事业单位档案管理的现存问题分析

就当前的情况来看，我国行政事业单位档案管理中還存在着一些问题，特别是在新时期的背景下，这些问题更加明显。其中，最根本的问题在于行政事业单位档案管理手段的新颖程度不足。当前，信息技术不断发展，若是一味坚持原有档案管理模式，则会导致档案的利用率不高、事业单位管理效率较低等等。为了避免这些问题，行政事业单位逐渐展开了档案管理工作的优化，引入了电子档案管理的方式[1]。但是，由于电子档案管理模式并非可以立即实现，所以需要一个逐渐过渡的过程，而当前正处于这一过渡阶段中。此时，行政事业单位并未对管理制度、团队建设、技术等进行调整，也没有充分结合过渡期的特点完成模式建设与应用，导致了行政事业单位档案管理工作并未满足新时期的需求。

2 新时期行政事业单位档案管理的创新策略探究

2.1 档案管理制度的创新

为了确保新时期行政事业单位档案管理的规范性，相关人员必须要完成档案管理制度的创新。在这一过程中，要抛弃现行制度中不科学、不合理、与实际的联系性较低的制度，并结合行政事业单位的实际情况以及当前的背景条件，形成新的档案管理制度[2]。

对于行政事业单位来说，由于档案管理工作具有一定程度的互通性，所以在进行档案管理制度的创新中，不仅要对相关管理岗位的人员进行约束，还要对单位中不同部门的人员提出一定的要求，使其能够协助档案管理工作的良好展开，主动、积极配合行政事业单位中档案收集整理工作的完成。

同时，还要在相关制度中对保密性进行重点的规定与要求。对于一些因主观因素导致档案丢失、泄露的人员，要进行第一时间的谈话与惩罚，对于情节严重者要进行调离、停职等处分。

2.2 重点推行与发展“双档制”档案管理思路

就当前的情况来看，由于我国实行纸质档案管理的时间相对较长，所以展开信息化档案管理具有一定的难度。为了实现信息化档案管理的大范围推行、完成纸质档案管理向全面电子档案管理的过渡发展，笔者认为，“双档制”档案管理极为重要，需要行政事业单位重点推行与发展。在“双档制”档案管理模式下，本质上就是展开“纸质档案+电子档案”双重管理的方式。此时，需要相关人员在保留原有纸质档案的条件下，逐步完成电子档案的建设。要对行政事业单位中所有的档案进行分级，对于重要的档案，包括人员档案、财务档案等，要实行“纸质档案+电子档案”的管理模式，确保档案管理的有效性。在这一过程中，纸质档案主要为电子档案提供完善、补充、备份等作用。对于一些非重要的档案材料，包括会议材料等等，可以直接使用电子档案的形式完成管理。

在“双档制”档案管理模式中，相关人员除了要对新形成的档案进行数字化转化与保存外，还要逐步完成原有纸质档案的数字化转变。具体来说，就是需要将原有档案进行分级，依照重要程度的不同，逐渐完成纸质档案向电子档案的转化。在“双档制”档案管理模式的支持下，能够更好的完成全面纸质档案管理向全面电子档案管理的过渡，更好的满足新时期行政事业单位档案管理工作的需求。

2.3 引入信息安全保障与备份技术

在新时期，行政事业单位档案管理的数字化、信息化发展成为了必然，因此，保障电子档案的安全性、信息完整性更加重要。对于行政事业单位来说，在展开电子档案管理模式的过程中，除了要完成相应硬件设备、配套制度的升级之外，还要完成信息安全保障与备份技术的引入，包括加密技术、防火墙技术、杀毒技术、登录权限设置技术等等，避免出现档案信息的泄露、丢失、被篡改问题，降低电子档案受到外界非法攻击而出现的负面后果程度。同时，为了最大程度的保障电子档案的可靠性，要引入备份技术，避免由于特殊情况、突发事件等导致的档案信息丢失，更好的满足新时期行政事业单位档案管理工作对信息安全性与可靠性的要求。

2.4 优化档案管理团队的构建

在新时期，除了要为数字化档案管理提供制度、技术的支持外，还要通过优化档案管理团队的构建，为数字化管理提供人才支持。此时，要对行政事业单位的档案管理人员展开培训，提升其信息化档案管理的能力。同时，要积极引入信息化型人才与档案管理专业人才，调整档案管理团队的人员结构，促进档案智能化管理的实现，提高行政事业单位档案管理的水平。

3 总结

综上所述，在新时期，行政事业单位档案管理工作必须要与时俱进，逐步完成数字化管理。通过档案管理制度的创新、重点推行与发展“双档制”档案管理思路、引入信息安全保障与备份技术、优化档案管理团队的构建，更好的满足了新时期行政事业单位档案管理工作的需求，实现了政事业单位档案管理的升级。

参考文献

[1]于倩.新时期行政事业单位财务档案管理的创新模式研究[J].行政事业资产与财务，2019（06）：89-90.

[2]祁小健.新时期事业单位档案管理的创新思路探究[J].兰台内外，2019（07）：27-28.

作者简介

赵淑兰（1981-），女，汉族，山东邹平，滨州市医疗保障局。