信息化等新技术对办公室档案管理的影响探讨

梁慧敏

摘 要：办公室档案管理工作中涉及到很多方面的内容，而且各项工作之间存在着密切的关联性，加强档案管理意义重大。信息化技术在当前办公室档案管理工作中起到了非常重要的作用，本文先对其影响进行分析，并在此基础上就如何加强办公室档案管理，谈一下个人的观点与认识，以供参考。

关键词：办公室；档案管理；信息化；影响；对策

在当前信息化时代背景下，办公室档案管理工作中应当加强新技术手段的引入和应用，正确审视新技术手段对办公室档案管理工作产生的影响，并在此基础上采取有效的应对措施和方法，以此来提高办公室档案管理工作效率。

1 信息化技术对办公室档案管理产生的影响分析

在当前形势下，信息化技术水平不断提升，对办公室档案管理工作也提出了更高的要求，一方面促进了档案管理效率提升，另一方面也对档案管理工作产生了一定的影响。比如，电子文件很容易被篡改，而且难以对其修改痕迹进行追踪。目前办公室档案管理工作基本上都采用了电子文件模式，电子文件在实际应用过程中很容易被篡改或者伪造，导致档案文件的风险隐患较大。[1]较之于传统的纸质文件，电子文件很可能会被认为的修改，即便在当前现有的技术条件下可以防止篡改文件，但是文件也可能会被修改，该种风险隐患时刻存在。值得一提的是，电子文件被人为修改以后，很难被发现。虽然现阶段档案管理过程中采用了一些先进的文字修改识别手段，但是依然无法做到精准追踪，以致于电子文件被修改后难以追踪其痕迹，档案文件的安全管理工作难见成效。从目前国内发展现状来看，办公技术手段更新速度非常的快，难免会受到信息化等新技术的影响。在当前办公技术应用条件下，主要依托于先进的计算机系统以及计算机网络平台，而计算机软件更新换代非常的快，这要求必须引入先进的信息化手段，不能一味地堵漏，而是应当利用现代手段不断改变思路，采用新技术手段适应新形势发展要求。

从实践来看，信息化技术应用条件下的办公室档案管理工作受到的影响较大，尤其是硬件设施更新换代比较快。在电子文件存储过程中，电子文件以及档案资料等均存储于优盘或者电脑磁盘之中。[2]然而，其寿命是非常有限的，磁盘寿命一般在四年左右，计算机定期检修必不可少，需要时常更换磁盘，如果备份不全面，则可能会导致数据丢失。对于计算机软件而言，其更新速度更快，在利用电子软件进行办公室档案管理工作中，软件不可能一成不变，实践中应当随着需要不断变化，根据档案管理工作需要进行系统升级。软硬件更新条件下，档案损坏以及数据丢失等成为现阶段办公室档案管理中的常见问题和棘手难题，档案管理人员应当加强思想重视，及时引入先进的管理技术手段。同时，电子文件的原件界定难度较大，电子文件制作及其传播过程中以无实物化为主，电子文件以及纸质文件之间相比，难以有效对文件原件进行界定。对于纸质文件而言，其可以通过复印文件的程度进行辨别原件与否，而电子文件则因其可在计算机上直接进行显示，并利用移动设备进行拷贝，不考虑主体情况；不分场地和时间，均可进行拷贝，同时获得文件与原件没有差异。事实上，档案材料的原件难以准确界定的客观情况，迫切要求档案管理人员引入先进的新技术手段予以防范其风险。

2 加强办公室档案管理的有效措施

基于以上对现阶段办公室档案管理工作中存在的主要问题以及新技术产生的影响分析，笔者认为要想提高办公室档案管理工作水平，有效防范现阶段常见的问题，应当从以下几个方面着手。

2.1 思想层面上应当重视起来

信息化技术手段在现代办公室档案管理工作中产生的影响是非常显著的，实践中应当从思想层面上意识到加强信息安全管理的重要性。对于办公室档案管理人员而言，应当树立档案资料安全管理意识，提高思想重视度。特别是在当前信息数字化背景下，办公室档案管理工作中应当针对实践中存在的信息泄漏等不良问题，指定完备的信息安全措施，并以此来保证档案信息和文件的安全可靠性。同时，应当正确评估以及综合分析数字化档案管理工作的安全可靠性，全面了解档案信息资料的需求，强化组织管理，对其进行科学规划，不断提高档案资料安全管理水平。实践中还应当将现代信息化管理理念有效融入到实践之中，档案管理部门应当树立信息安全管理意识，提高科学预测以及安全管理实效性，针对现存的问题进行快速反映，从而确保档案资料安全管理。

2.2 加强电子档案材料的归档与保存

针对当前国内电子文件特性，在信息化技术应用条件下加强档案管理，对办公室档案材料进行分类归档以及安全保存。在此过程中，档案管理者应当做好档案资料的记录以及查证工作，坚决避免档案材料管理中出现被恶意篡改或者丢失等现象，确保档案资料的完整性。档案管理者应当对原件进行合理区别，对原始文档信息资料进行妥善保管，对文件材料通过技术手段进行处理，以此来确保文件的安全可靠性。比如，将归档文件资料的属性设置为“只读”模式，文件材料只可被读取无法轻易改写；同时，档案管理工作中应当确保档案资料的安全可靠性，做好材料的保存管理工作。[3]在此过程中应当注意计算机机房的温湿度控制，保证计算机软件硬件设施不受损坏，确保硬件设施能够正常运行。值得一提的是，实践中档案管理人员应当不断加强档案材料的读取和传播授权管控，确保文件传播以及接触过程中有迹可循，文件资料不被随意篡改。信息化时代背景下，新技术对办公室档案管理工作产生的影响是深远的，在应当和适应新形势时应当采用多种手段，既要采用电子文件模式，又要引入纸质文件模式，采用双套管理机制，防范于未然。在现阶段机关单位等办公室档案管理实践中，虽然纸质文件可以转化成电子文件保存，而且可以有效减轻工作量，但是一旦系统出现故障问题或者被黑客攻击，则档案资料就会成为刀板上的鱼肉，很可能被纂改了管理人员仍不知不觉。从本质上来讲，虽然电子文件有其自身的应用优势，但是依然无法有效替代传统的纸质文件。为此，我们应当从大难材料的归档与保存等方面着手，建立健全管理机制，采用先进的管理技术手段来全面提升电子化档案管理水平。针对该种现状和问题，笔者认为在档案管理实践中应当同时采用先进的电子文件以及纸质文件，即双套齐下，确保电子文件资料与纸质文件材料中的信息一一对应。同时，采用该种方式，可以对电子档案是否被篡改等问题进行比对核查，对于被修改的部分可以对照纸质档案材料恢复其原状。

2.3 建立监管机制，加大投入力度

完善和健全的制度化管理制度是现阶段企事业单位办公室档案管理工作的保障，实践中应当建立切实可行的监管制度，通过制度的落实和执行，来确保办公室档案管理工作实效性。在办公室档案管理过程中，应当加强管理制度以及机制体系的建设，全面促进我国档案管理工作成果的实现。既要正确认识信息化技术对办公室档案管理工作产生的影响，又要积极利用其有效部分，促进我们办公室档案管理工作。为此，实践中应当不断加大投入力度，不断健全和完善信息化管理机制。

3 结束语

总而言之，办公室档案管理工作受信息化技术的影响较大，实践中应当加强思想重视和技术创新，不断健全和完善各种基础设施，从而为我国办公室档案管理工作的全面开展打下坚实的基础。

参考文献

[1]杨建春.如何提高电力职业学校办公室档案管理工作的效率[J].办公室业务，2017（9）：81-83.

[2]喻之瓊.浅谈如何提高办公室档案管理工作的效率[J].办公室业务，2017（13）：5.

[3]陈骞.新时期办公室档案管理规范化[A].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院.“决策论坛——公共政策的创新与分析学术研讨会”论文集（上）[C].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院，2016：1.