简析大数据时代背景下的档案管理工作（2）

汤奇

摘 要：大数据的发展使得信息的收集和传播更加便利，但是也为各项工作的开展带来了新的挑战，其中就包括了档案管理活动。档案管理是相关数据和资料存储极为重要的整理方式，它对人们研究相关信息之间的联系发挥着不可替代的作用。因此，档案管理与大数据的关联越来越密切，大数据的广泛应用对档案管理的方式提出了新的要求，同时，档案管理也为大数据的整理和保存提供了必要的模式。

关键词：大数据；档案管理；工作

1 大数据时代给档案管理带来的优势

1.1 有利于部门立卷制度的建立

说到档案管理不得不提的一个问题就是部门立卷，它对部门的发展的意义是不可替代的。在传统的档案管理模式下，部门立卷工作的开展往往是体现在工作人员将材料零散的上交。但由于工作人员的素质有待提高，对档案材料的归档重视程度不够，容易造成录入的材料不完整、不准确以及漏录和错录，最终造成档案部门所录入的信息质量不高。大数据时代，采取档案数字化管理模式，从一开始的收集到最終的整理均是利用网络系统，对档案进行系统的管理，这种模式很大程度上减小了档案录入时的误差，从源头上提高了档案的准确性和完整性，促进了部门立卷制度的建立。

1.2 打破了时间和空间的限制

在互联网技术刚发展大数据时代还未来临时，对于档案的管理是有十分明显的时间和空间的限制的。固定的上下班时间以及特定的工作场所大大降低了档案管理者的效率和积极性。而在新的档案管理模式得以应用后，档案管理工作实现了大跨越，能够突破时空的限制，只要有网络和设备，工作人员就能从网络上获取资料，随时随地可以对档案资料进行整理和归档。可以想象，在这种模式下档案工作者的效率会得到稳步的提高，而且这样的模式同样利于归档者之间的沟通，能够及时对有错误的地方进行修改，从而大大提高档案信息服务的质量。

1.3 有利于对档案材料的整合和拓展

传统的档案管理，通常只是简单的分类而无法达到更加深入的整合。对一项内容进行查找所得到的结果往往只有关于这部分内容的简单介绍，无法了解它的来龙去脉，或者只能花费大量的时间和精力去查找一些与之相关的内容。很明显，在这种传统的模式下查找文件具有单一性，很多时候无法满足人们的需求。然而在大数据时代下，这样的难题是很容易解决的。在立卷的时候就把相关的内容录入在一个系统，随时可以把一件事情的前因后果了解的很清楚，很大程度上便利了整理的工作人员和查询人员，进一步提升了档案信息资源的服务水平和凸显了档案管理的地位和价值。

1.4 有利于档案信息资源的共享

资源共享是当代社会所推崇的理念，也是大数据时代档案资源管理的最大特点。在传统模式里档案信息是很难做到资源共享的。只有档案信息资源形成统一的有机体，建立大范围的档案信息资源库，才能实现档案信息资源的全面共享。这一点，依靠纸张来记录整理档案的传统档案管理模式是无法与大数据时代下的数字化档案管理相比较的。数字化管理依靠云计算、语义分析、数据挖掘等新技术拓展信息资源的共享平台，促进档案信息资源的共享，最大限度地体现出档案数据资源的价值。

2 大数据时代背景下的档案管理工作中的问题

2.1 综合工作能力的不足

部分工作人员在开展档案管理工作的过程中，仍然固守传统的档案管理理念，在实际工作的过程中运用陈旧的档案管理模式，当他们在大数据时代下面对档案管理工作中所能产生的数据信息处理能力要求时，会感到无所适从。换而言之，仍然存在部分档案管理工作人员不具备与大数据时代相匹配的数据信息处理能力，尚不具备较高的档案管理综合素质。大数据时代背景下，档案管理工作的开展要求具备更高的专业化水平，同时对档案管理工作人员的知识水平和技能水平也提出了更高的要求，同时对档案管理工作人员的信息总结能力和信息分热处理能力等都提出了较高水平的要求。

2.2 档案信息的安全性降低

大数据时代的来临，致使档案中所包含的个人信息朝着更加集中化和多样化的方向发展，同时这也导致档案信息重要性的快速提高。虽然档案信息的集中化和多样化发展，在一定程度上提高了档案管理的实际工作效率，但这时也提高了档案中数据信息的风险性。档案中数据信息的危险因素除了部分源于网络黑客外，还包含了当今企业在非常重视档案管理工作人员的专业素质时，却忽视了提升档案管理工作人员的综合素养，将档案的管理工作交由此部分人员，这是档案管理自身也存在一定的风险因素，致使档案信息的安全性降低。

3 大数据背景下档案管理措施

3.1 实现档案资源的统一管理

大数据以其独特的整合和分析数据能力获得了广泛的关注，这就要求档案管理人员必须对档案资源进行统一管理。就笔者所在的炼油厂来说，档案管理工作中存在着庞大的档案数据，其中记载着企业发展相关的各种数据信息，因此必须重视档案数据信息的安全性，为了防范档案丢失或者泄露的风险，应当对机密的档案进行加密处理，对于一些重要的、有丢失风险的档案采取异地备份的措施，通过统一管理和统一备份的方式全面掌握企业档案资源。

3.2 健全档案管理工作制度

在开展档案管理工作的过程中，企业应当不断完善相应的档案管理制度，保证档案管理工作在制度的保障下顺利开展。因此，我们应当制定严格的管理规范，明确档案管理人员的职责，从制度方面对档案管理工作进行约束，同时针对相关的管理制度对档案管理人员进行集中培训，保证相关工作人员按照制度规定的档案管理流程开展工作，这样才能促进档案管理体系优化升级。

3.3 提高档案管理工作人员的专业素质作为档案管理

工作的主力军，工作人员应当与时俱进，不断提高专业素质。一方面，档案管理工作人员应当顺应大数据时代发展的潮流，转变档案管理思想，提高对档案管理的认识，实现档案管理由单纯保管向保管和利用相结合转变，建立信息一体化的档案管理模式。另一方面，档案管理工作人员应当提高专业技能，认真学习大数据技术，掌握计算机应用技能，熟练运用大数据技术采集、分析和整理档案数据信息，扩大档案信息的利用范围，真正提高档案资源的利用率。

3.4 引进新的档案管理人才

大数据时代对档案管理人才有着迫切需求。档案管理工作对大数据的处理不能只满足于设备和制度的完善，更重要的是人才的需求。新的信息处理方式需要新的思维去应对。以往的档案管理工作者在大数据和信息化的处理中存在很多不足，没有具备大数据分析和整理的相关知识，对于庞大的数据和信息，缺乏应对措施，无法满足大数据背景下的档案管理要求。因此，要做好相关的人才引进工作，提升档案管理工作的效率。

4 结语

在大数据时代，信息管理面临更加复杂而多变的情况。信息档案的管理在实现了巨大进步的同时，自身也出现了诸多问题。大数据时代下的档案管理方式，与传统的管理模式存在极大的差异，同时包含着新的信息处理方式，为档案的管理增加了难度。因此，工作人员在信息处理过程中需要探索出新的管理方法，以适应大量的数据处理。

参考文献

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