机关事业单位档案优化管理的实施策略

吴金凤

摘 要：随着我国经济的快速发展和科技水平的不断提高，机关事业单位档案管理工作越来越完善和规范化。档案管理是机关事业单位工作中的重要组成，长期以来，这项工作因缺乏重视，加之管理不善、管理工作者职业素质较低，新设备、新技术掌握不全、利用率不高、发展相对滞后等一系列问题，导致机关档案管理工作一直在低水平状态徘徊，其作用难以充分有效发挥。改变这种现状就要对机关单位档案管理进行全面优化，以新思维、新方式、新技术推动机关档案管理工作，达到优化管理目的。

关键词：机关事业单位；档案管理；优化措施

机关事业单位的管理是建立在良好的档案管理之上的，完善档案管理标准是机关事业单位的基本职能之一，优良的档案管理模式能节约社会资源，保证档案信息准确地传递、收集和整理，能够提高档案管理的效率，减轻机关工作人员的工作压力，能多方面地提升机关事业单位的综合行政能力。因此，本文从机关档案如何做到规范化的管理现状出发，探讨现阶段机关档案如何做到规范化管理中存在的问题，在文中最后提出解决措施，促进我国机关事业单位档案管理工作的进一步发展。

1 机关事业单位档案优化管理的重要性

机关事业单位是处理国家基本事务、直接与老百姓打交道的职能部门，是国家形象的窗口。同时档案管理部门是政府挖掘优秀人才的部门，大量的政府信息储存在这个部门。在机关档案管理部门，档案管理的质量直接反映了员工的工作态度和素质，这些信息对将来员工的晋升是一项重要的指标。社会的快速发展，国家的基本职能单位也越来越多，档案管理的工作也越来越繁杂。每年报考公务员的人越来越多，新时代对于档案管理的要求越来越高，机关事业单位档案管理工作也越来越多地应用到了科学技术，所以需要在保留传统方法的基础上对管理技术进行完善，档案管理工作才能更加规范。

2 现阶段机关档案规范化管理中存在的问题

2.1 薄弱的档案管理意识

当前有些机关事业单位的工作人员对档案管理工作的认识依旧十分传统，在他们陈旧的思想中，一直认为档案管理部门仅仅是机关事业单位的一个无足轻重的部门，在整个体系中作用不那么大。造成这些观点的原因分析起来其实也很简单，主要是因为机关事业单位对档案管理部门的投入相对其他部门来说较少，另外就是他们这种陈旧的观念导致他们薄弱的档案管理意识。

2.2 落后的档案管理电子化水平

这里所说的档案管理制度不完善指的是电子档案管理系统管理方面的缺陷，目前流行的电子档案管理模式大大减轻了工作人员的压力，档案的查询效率也得到提升。但是电子管理系统依然有不完善的地方，比如档案查询权限不明确，电子档案监督管理制度的缺失等等，这些缺陷导致档案管理工作中违法不良事件时有出现，对机关事业单位整体的形象造成负面影响。

2.3 保守的档案管理制度

目前，许多落后地方的档案管理系统仍然延续着传统的管理体制，档案管理趋于纸质管理，档案管理人员受时间、地点等的影响比较大，无法有效开展服务。当有人要查看某个或固定文件时，文件管理员需要逐个排除，从请求到提交文件的过程需要短则几个小时多则几天，对工作效率造成严重影响，违背了当前事业单位的工作要求。与此同时，传统的档案管理措施需要大面积地开放空间来保留档案，而有些档案因为一些需要永久保存，造成社会资源的严重浪费，违背了当前社会经济发展的原则。

2.4 实际档案管理人员能力不足

对于机关单位来说，其档案管理的重要性一直不被决策者认可，这样间接造成了机关单位中缺少专业的高水平档案管理专业人才。很多工作人员是机关领导委派，没有经过专业培训，对档案管理工作并不熟悉，在互联网技术和计算机新设备使用上，更显得档案管理技术技能捉襟见肘。

3 档案管理的路径优化措施

3.1 更新档案工作管理理念

在档案管理这个部门，积极的档案管理意识远比软硬件的更新更为重要。我国在很早以前就有了档案管理部门，一些陈旧的管理思想顺其自然地延续下来，所以现代档案管理意识依旧受到这些传统思想的影响，档案管理工作的开展受到了限制。所以为了满足新时代档案管理的需要，就必须从观念上着手，首先要實现观念的革新，可以采取相应的监督机制来促进机关事业单位的档案管理。对于密度较高的档案，要对安全设置进行更新，保障档案管理的安全性。

3.2 加强档案管理数字化建设

档案管理现代化已经是现时代的需要，要从各个方面实现档案管理的现代化。首先是基础设施的现代化更新，把现代化管理系统运用到档案馆，利用现代信息技术及计算机自动化等新技术实现档案的自动化管理。另外需要在档案室安装24小时监控系统，对档案室可能出现的安全隐患实施监控，比如温度、湿度、盗窃等。另外就是档案的电子化。机关要大力推行电子档案的运用。相对传统的纸质档案，电子档案优势明显，它更易于保存、节能、传递方便、节省空间等。另外当有档案需要被查询时，可以直接在档案管理信息系统输入关键词进行检索和下载查看，由于互联网的发达，电子档案的运用还有跨越地区的优势。这大大地节省了查找档案的时间。当今，仍然有许多纸质档案，整个档案电子化的工作依然十分庞大。但是这些新技术、新设备的出现，给以后档案管理工作的开展带来很大的提升。

3.3 健全档案管理制度体系

相对于其他的事业单位来说，机关单位具有其自身的管理特征。就目前我国的机关单位管理来说，档案管理一直是其管理的重点，也是难点之一，在机关单位中很多重要的信息数据资料需要得到妥善的保管，档案管理的过程需要始终保持严谨的态度，其整个过程充满复杂多变的特性。因此机关事业单位要想做好档案管理工作首先就是健全机关单位内部的档案管理制度体系，增加管理的有效性。

3.4 开展有效的工作人员职业培训

现代电子信息技术大大增加了档案管理的便利性，但是由于电子信息技术的不确定性因素可能会导致档案信息出现丢失等情况，因此，机关单位的档案管理也需要协调人力的保障。所以，对于档案管理的实际管理人员需要进行必要的技能培训，提升档案管理人员的管理技能素养。在整个培训过程中，要严格进行人才选拔，增加培训和考核力度，以此不断强化档案管理人员的管理能力。

4 结语

机关事业单位档案管理优化过程需要涉及许多复杂的程序，为了实现档案管理优化的目标，有必要加强档案管理软硬件的环境建设，更新档案管理的概念，提高档案管理人员的管理水平。在政府机构档案管理中，政府机构档案管理优化过程中应涉及许多复杂的程序的完善，以加强政府机构档案管理的效率。为此需要加强机关事业单位档案管理软、硬件的环境建设，要不断更新管理理念，提升档案管理人员自身的管理水平，这样才能够不断实现机关事业单位档案管理优化目的。

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