考核档案管理科学化规范化浅析

单春燕

摘 要：近年来，任城区综合考核档案管理科学化、规范化、制度化水平不断提升，为区委区政府提供了可靠的档案信息支持，有效发挥了档案在考核工作中基础性作用。如何进一步提升综合考核档案管理水平，更好地发挥好考核档案的功能与作用，笔者从加强档案信息资源开发，做好考核档案结果运用及完善考核档案管理制度管理等三个方面进行了深入分析，意在通过考核结果的数字汇集与档案数据统计分析，提升考核结果的科学运用，为党委政府对部门单位、干部考核业绩兑现、履职能力、提拔晋级等方面提供参考依据，也是依法依规、科学管理考核档案，提升考核档案管理的必经之路。

关键词：考核档案；管理规范；科学化；公正

信息作为一种重要的战略资源，在这个知识经济和信息时代里，其具有的價值已经远远超过了资产（本）。档案管理工作是信息业的重要组成部分，档案信息资源在规范管理的基础上还要适当扩展信息资源，同时确保管理模式上的统一性和集中性，分门别类的保管和利用是档案管理工作的主要发展方向。

1 考核结果档案数据格式要统一规范

近年来随着档案管理科学化进程的加快，对各部门单位综合考核的数据格式有了创新性的标准和要求，通过制定《档案管理制度》、《保密工作制度》等一系列制度，统一规范考核档案数据，做到了迅速准确查出考核结果的档案材料，减少了出错几率。同时，对立卷归档、查阅管理、资料销毁和库房管理等进行规范化管理，保证了档案存档有标准、查询有程序、销毁有记录、管理有方法，科学的管理便于对规范化数据进行纵向深入挖掘分析预测和时间上的横向比较。随着规范化考核档案数据的不断积累，利用不断进步的大数据分析技术，提高了部门单位考核档案工作的科学化管理水平。

对于机关事业单位领导干部和一般人员的考核结果，任城区绩效评价中心精细化做好了人员年度考核结果的备案工作，有效提高了单位对人员科学化管理水平。每年科学发展综合表彰大会结束后，都要依据严格的方案组织完成全区近2万余人的《机关事业单位人员年度考核登记表》、《奖励审批表》等相关材料的审核备案工作。按照单位性质实行分类管理，将部门、人员考核备案材料经过严格的手续转交干部人事档案部门和区档案局，作为工资待遇晋升、考核结果兑现、人事档案归集等重要数据查询的规范性依据[1]。部门单位、人员考核备案档案材料的科学化管理，为后备干部使用和甄别提供了有力的科学数据支持。

任城区绩效评价中心还注重对考核结果档案的专业化管理，每次考核结束后，均将综合考核全过程形成的档案材料归档整理成册，2007年以来归档整理考核档案50余卷。特别是专项考核档案归集服务了政府中心工作。近年来，紧紧围绕全市、全区新旧动能转换重大工程、重大项目指挥部等政府中心工作实行工作全过程档案归档管理，一方面加强了档案管理服务中心工作的助力作用，另一方面促进了重要事项档案管理流程科学规范，为政府争取更多的政策和资金提供了基础数据支持。

2 考核档案管理公开公正、制度规范，设施到位

考核结果经过归档整理后，如果躺在档案橱或是在很小范围内传播，综合考核的“指挥棒”和“风向标”作用就是一句空话。为了发挥综合考核的“指挥棒”和“风向标”作用，我们在网站、微信公众号将综合考核结果进行公开公示。公示内容包括现场实地分类考核和民主测评、各单项考核成绩、综合考核排名、镇街年度综合考核一、二、三等奖和区直部门单位年度综合考核一、二、三等奖等材料，这些材料形成后，通过电子屏幕和张贴光荣榜面向全区公示，做到公平公开公正，而后按照公文归档程序进行处理，确保了考核档案的保密性、严谨性和公开性。根据档案管理工作要求，配备了高质量的计算机、扫描仪、光盘刻录机等数字化设备，并采购了专用档案橱，提高了档案管理水平。通过考核档案的归集，为各部门单位对照标杆学先进、借经验，查不足、吸教训，提供了科学有效的参考作用，对于形成比学赶超、奋力争先的发展氛围起到了很好的作用。

3 “互联网+考核”提升档案管理灵活到位

档案材料规范化后，结合工作实际逐步探索考核档案实现网上查询，试行电子档案信息管理。精确制定考核档案工作管理目标，明确档案工作责任制。组织单位档案管理人员进行《档案法》、《档案管理》等档案知识的学习，并积极举办档案管理业务培训班，提高档案意识和档案管理业务能力。在档案的归档管理过程中做到了“严把三关”，即：严把收集分类关，严格按照归档范围和归档要求，进行资料的整理收集，并分门别类的进行归整[2]；严把补充审核关，明确专人对归档的材料进行进一步审核把关，确保完整、真实、无误；严把科学规范关，每年通过初审、评议、反馈、确定等程序，确定的各部门单位年度责任目标和平时考核督查结果以及各单位的季度工作总结，经过硬件设备配备调试、流程调试、人员岗位权限设置等阶段，在网络平台、微信公众号上进行公示，定期向部门单位推送政策资讯、通知通告、考核动态、考核结果等全新电子档案渠道，确保了基础数据完整、准确、及时，按照上级部门档案管理要求，并结合我区实际，科学规范的进行装订、存放，并进行电子档案的对应管理。实现了全区考核档案资料电子管理的新探索。

4 设计合理的立卷归档原则，严格执行到位

类似考核档案的重复与立卷组合的无序是限制考核档案实现科学化、规范化的两个关键问题。朝着规范化、科学化为发展方向的考核档案管理，其根本目标在于让档案的保管利用价值充分发挥出来，保证档案完整性的同时提高检索利用的便捷性。解决问题，实现目标的关键环节就是“以我为主”的立卷归档工作。“以我为主”的立卷归档原则具体指的是以单位考核形成文件为主，这是我国文书立卷归档工作长期实践过程中坚守的一条原则，这也是推进考核档案管理规范化发展的一条重要原则。在实际工作中必须严格执行国务院办公厅颁发的《不归档文件销毁办法》，有以下三个需要注意的问题：

第一，对文件立卷归档的时效性有一个正确的把握，只有完成了现行考核阶段任务的才能进入立卷归档环节，要避免将未完成任务的档案归档后产生的管理混乱；第二，明确立卷归档的重点，基于管理原则明确立卷归档工作的重点，明确区分资料和文件，尤其是一些在作用、形式或者内容上有很大相似之处的文件资料，针对性的分析具体问题，降低考核档案管理的信息冗余度和重复度，让考核档案文件的利用效果得到提升[3]；第三，在全面落实“以我为主”归档原则下提高对全宗完整性的维护力度，在掌握重点的同时分清归档工作的主次，把好全宗的入口关，杜绝混入一些不符合要求的文件，另一方面也防止了归档文件出现丢失的问题。在立卷环节需要特别注意的是将具有内在联系的同类考核档案组在一个卷内，保证考核面的完整性，将一个考核面里的问题、不足和处理过程都整体的反映出来，提高考核档案的使用价值，确保立卷档案后的档案完整度，为规范化、科学化的考核档案管理发展奠定坚实基础。

5 结语

综合考核结果档案管理工作看起来不起眼，但是却是机关事业单位各项工作水平不断提高的基础。综合考核档案管理工作不断完善和进步，可以为我市、我区新旧动能转换重大工程提供坚实的档案信息支撑。未来档案管理工作发展趋势将会数据化、网络化、规范化、便捷化，极大的提升工作和生产效率，超预期满足广大人民群众日益增长的各种需求。

参考文献

[1]陈芳.关于推进机关事业单位档案管理工作的规范化与标准化探究[J].办公室业务，2017（5）：92-92.

[2]宗大娟.公务员和事业单位工作人员考核档案管理[J].黑龙江档案，2016（6）.

[3]高娟.推进事业单位档案管理工作规范化标、准化的策略研究[J].中国集体经济，2018（9）：50-51.