科研单位档案管理的重要性及方法

摘 要：科研单位的档案管理工作是科研单位开展工作的基础。本文以科研单位的档案管理工作为研究对象，分析科研单位档案管理的重要性，并探究科研单位档案管理的有效方法，以期指导应用于实践。

关键词：科研单位，档案管理，重要性，方法

档案是科研单位内部各项事宜的原始记载，是最真实、最完整的历史记录。基于档案的真确性与可靠性，档案往往具有极高的参考价值，用途十分广泛。但由于科研单位档案分类复杂、时间跨度大、数量繁多，科研单位内部的档案管理总会不可避免地出现疏漏，造成档案遗失或出现记录错误，这些问题会对科研单位的正常运转造成困扰，所以做好档案管理就显得尤为重要。

1 科研单位档案管理的重要性

1.1 档案管理为科研单位工作提供有效信息资源

科研单位的工作建立在充分掌握信息资源的基础上，需要经过严谨的实验规划，设计实验目标和方案，需要通过大量的文献依据开展工作。因此对档案进行科学、有效管理，是档案查询的基础，是主动索取信息资源的重要途径。

档案管理人员在档案管理工作中，通过查询大量信息，并对信息进行筛选，选取有效信息，删除无效信息，完成档案的编辑工作。同时，档案管理过程中可根据不同的档案使用对象，对档案进行编辑，从而有助于科员人员信息检索，提高档案信息查询的便捷性，更好地服务于科研及生产工作。

因此，科研单位档案管理有助于提供有效信息资源，有助于提高科研生产效率，有助于加大科研信息查询效果。

1.2 档案管理可有效促进科技成果转化

当今社会，科学技术作为第一生产力，对经济的发展产生较大的影响。我国政府对科学技术的发展给予大力支持，多举并措推动科技成果转化工作，以此有效促进生产效率的提高，继而创造出更多高性能、高质量和多功能的产品。与此同时，国家科技实力也可以通过科技成果转化实力得以体现，反映国家综合实力。

科技成果及其科技产品的信息在科研单位的档案管理工作中，占有较大比例，而科技成果的整理是较为细致、复杂的工作，往往需要投入更多的物力、人力与财力。通过档案管理工作，可以对档案进行有效编辑，对科技成果信息进行有目的的挖掘，从而进行分类、归档，便于科研生产人员阅读与研究。如此以来，档案管理能有效促进科技成果的转化，有助于科研人员与生产企业的合作，继而将科技研究成果转化为实际产品。

1.3 档案管理是评估科研单位的有效方法

档案管理工作的基本要求是保证档案的齐全性、完整性、准确性与科学性。唯有实现档案管理的基本要求，才能保证档案信息的时效性与创新性，但其也于无形中增加了档案管理的难度，使档案管理工作变得繁琐、复杂。

通过档案管理工作有效提高档案的归档率，一方面便于单位内部人员查找自己所需要的信息，将有效地、与自己研究生产相关的信息进行搜集与整理，服务于科研生产活动，提高科研生产效率；另一方面，通过档案管理，能及时发现与改进科研单位档案管理中存在的问题。可以说，科研单位档案信息的整理与保管工作依赖于科研单位的档案管理水平。

2 科研单位档案管理的方法

2.1 加强管理水平、强化档案意识

做好档案管理工作的关键在于加强档案管理工作建设指导，档案管理工作的质量与效率与单位领导的重视程度成正比。因此，要在档案管理工作中，不断提高管理阶层的档案管理意识，加强对档案工作的领导，充分认识到档案管理的重要性，明确档案管理的价值和档案工作的作用。同时，对于档案管理过程中遇到的实际问题也要予以重视，端正态度，以积极的心态解决问题，提高档案管理工作的时效性。

总之，科研单位要进一步加强档案管理，就要结合档案工作建设管理与单位科研、管理、发展等各项工作，转变思想，强化档案管理意识，明确责任，细化档案管理工作。

2.2 建立健全档案管理制度和激励政策

科研单位档案管理制度与激励政策的制定，要依据国家的相关法律法规，结合单位自身实际情况，制定档案管理制度与激励政策，落实档案管理人员岗位目标责任，建立长效工作机制，将工作考核与绩效工资挂钩，有效技法档案管理工作人员工作的积极性、主动性与创造性，在工作中发掘潜力，有效推动档案工作健康发展。

档案管理的完善与建设唯有在符合本单位工作的基础上，才能有效促进科研单位的生产发展，在遵守相关法律条规的基础上，加大对相关法律法规的宣传，以增强法制观念，实现档案管理制度有法可依、有章可循，进一步促进档案工作者的档案法律意识，实现依法管理档案，营造良好社会氛围，为依法治档提供可靠保障。

档案管理的激励机制能有效促进档案管理人员工作的积极性、主动性与创造性。通过激励机制的制定，对档案管理队伍进行建设，改善档案管理工作环境，加大档案管理软硬件设备的资金投入，加强档案管理工作的宣传力度，落实档案管理工作人员的相关薪资与福利，营造档案管理队伍的文化氛围。

2.3 加强档案的信息化建设

科研单位档案管理的信息化建设，是档案管理发展的必然趋势，其对于档案管理的便捷性与准确性不言而喻。但目前我国科研单位档案的信息化建设情况往往受到外部环境与单位自身情况、投入资金等诸多因素的制约，还有待进一步提升。而档案管理的信息化建设也要有计划、分阶段的进行。

一方面，档案管理的信息化建设是一项系统工程，需要统筹规划、突出挣点、整体推进，因此，要制定具体的年度工作规划与目标，分阶段、分层次进行。同时，档案管理的信息化建设要坚持实用为主，提高信息化设备的利用率，完成档案管理工作。

另一方面，档案管理的信息化建设离不开档案管理信息化的基础设施建设，如计算机、档案管理网络软件的應用与维护。在此基础上，实现档案管理的办公室自动化，通过“文档一体化”管理，提高档案管理的工作效率。

2.4 改善档案工作人员素质和人员结构

档案管理工作人员的素质在档案工作现代化建设中，显得尤为重要。网络时代，档案管理工作人员能否熟练操作、应用各种信息化技术、熟练操作档案管理软硬件，是开展档案管理工作的基础。可以说，档案管理的信息化、网络化建设，对档案管理工作人员提出了更高的要求，要改善档案管理工作人员的素质，就要从档案管理业务着手，档案管理热源掌握必要的档案管理自动化、网络化技术，成为信息和知识的收集员、导航员。为适应档案工作的不断发展，应为建立和完善档案的专业技术人员提供继续教育和学习的机会，进一步提高档案工作者的素质。

3 结语

科研单位档案管理，一为科研单位工作提供有效信息资源，二可有效促进科技成果转化，三是评估科研单位的有效方法，在科研工作中发挥着重要作用。因此，科研单位的档案管理人员，要充分认识到档案管理工作的重要意义，必须拥有强烈的责任心，不断提高自身的档案管理水平，保障档案的真实性、有效性、完整性和可靠性，让档案成为科研单位成长的助力，成为单位发展的丰碑。

参考文献

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[2]谢竹兰.浅谈高校科研档案管理的人文关怀[J].图书馆理论与实践，2006（5）：85-86.

[3]王菲，周艳.加强科技档案管理为科研一线服务[J].黑龙江档案，2009（1）：76.

作者简介

车兴（1980-），女，山西太谷，档案管理，馆员。