浅谈信息时代档案管理

杜星明

随着计算机技术和信息技术的日渐成熟以及档案管理信息化建设的不断推进，档案管理较之于传统模式发生了很大变化，对档案管理工作提出了新的要求和挑战，主要包括档案信息、资料的采集、录入电子档案以及调用查询和共享档案信息等，对于增强档案管理便利性、实效性、可利用性具有重要作用。

1 信息时代档案管理存在的问题

1.1 理念落后于时代发展

思想是行动的先导，当前的档案管理信息化建设进程中面临的首要问题就是思想观念陈旧，受传统思想观念影响，档案管理缺少创新的管理理念支撑，对于新型管理方式的接受和普及应用上存在一定阻碍，借助现代化信息技术提升档案管理工作效率和质量的功能无法得到体现，档案难以发挥出真正的效用。

1.2 实物档案的编辑、检索较难

实物档案具有分散性、多样化的特点，对实物档案进行分类、排列、贴签、编目、装盒工作量大，耗时间和精力多，造成实物档案管理难度大，归档、分类整理和检索不便，档案信息资源的利用率不高。

1.3 缺乏统一规划和信息化标准

由于档案涉及行业和领域众多，每个部门工作内容不同，对信息化建设的认识和资金的投入存在较大差异，档案管理工作出现多样与个性交错，缺乏规范统一档案管理工作规划，档案信息化建设本身就处于不断变化之中。 同时档案信息系统和网络建设在形式和层次上的不同，导致档案信息的管理工作在开发、服务、规范和共享等方面存在不足，相对统一的档案编制标准使得档案编制细则缺乏相容性，大部分系统软件都不具备较高的可移植性。

1.4 档案管理软件不通用

目前档案信息管理软件被设计开发并应用于档案管理工作，基本上能够满足档案管理的需要，但从长远发展来看，现有管理软件始终不能解决未来发展的需要，还无法实现其与办公自动化系统和电子政务系统的一体化发展。不同的组织或部门使用的计算机在型号、规格、配置上存在差异性，档案管理软件运用不同造成兼容、通用难度较大，共享档案信息资源受到很多限制。

1.5 档案的安全保密性不强

许多单位和部门领导不太重视档案管理，个别单位档案室硬件设施简陋，档案的原始信息档案管理工作不能有效开展 ，导致档案管理效果打折扣，如对信息化档案监管不严，档案的原始信息被篡改、删除或破坏的现象仍时有发生，重要信息被不法分子窃取，档案资料的安全性和完整性受到影响。此外，以计算机系统储存的电子化档案信息，如果计算机系统瘫痪、受网络攻击或遭受病毒，电子信息档案将会受损或丢失。

1.6 管理人员实施档案信息化困难

档案管理人员既是档案信息化建设的主要力量，肩负着执行实施重任，现有档案管理人员虽具备了一定的专业知识和专业素养，但对如何开展档案的信息化管理缺乏系统认知，还无法熟练掌握以计算机为依托的信息化相关知识和管理手段，个别单位对于运用信息化知识和技术开展系统化档案管理更是一筹莫展。

2 改进措施

2.1 建设高素质档案管理队伍

人是决定性力量，档案管理工作归根到底调动人的主观积极性，要依靠“人”来推动，档案管理者既要具备熟练的运用多媒体计算机技术，又要不断地夯实与增加现有的知识储备量，将其转化实现档案事业的可持续发展的外部力量，建设一支以“留存社会记忆、保存人类档案文化遗产、传播与弘扬人类社会文化”为目标、具有爱岗敬业、求实创新、既懂档案业务又有计算机知识的“复合型”人才队伍，不断提高档案信息的服务水平。

2.2 转变档案管理相关理念

档案管理者要树立创新意识，摒弃“重藏轻用”的落后观念，改变抱残守缺和因循守旧的意识。随着社会形势的发展变化，档案管理向知识化、网络化、社会化方向发展。一是重视档案信息的转化。鉴于各种档案信息零散缺页，管理人员必须适应工作需要，将档案内容加工整转换为更直接的系统化信息，有助于更好发挥档案的信息作用，体现档案信息价值。二是强化档案使用的效率意识。众所周知，我们耗费大量的时间和精力搜集和整理档案，目的是为了利用档案为我服务，因此增强档案管理的效率意识，促使档案在管理和利用创造更高的效率，并产生更大的价值。

2.3 创新档案管理机制和方式

创新档案管理机制和方式对提升档案管理具有重要意义。一是建立单位领导、档案归口管理、各方共同参与的工作机制，保证各司其职、各尽其责，形成工作合力，促进档案管理工作协调发展。二是加快档案信息化工作，尽快建立档案数据库，整合信息资源，使档案管理实现信息化、网络化，为档案利用提供科学、快捷、方便的服务平台。三是创新档案管理方式，提高信息化和网络化技术在档案管理中的应用，运用电子文件优化、组织、集成现有档案资源，促使档案管理系统、规范、有序，及时、提供服务精准、高效。

2.4 建立完善档案信息管理体系

完善的档案信息管理体系是有效开展档案管理工作的前提和基础。一是完善质量标准体系。档案管理要制定严格的制度和标准，此举对档案管理进行方向性的指导和必要的约束，开展工作标准及目标要求进行明确的规定，保障档案信息化管理有据可依、有标可循。二是完善开發利用体系。存储档案资料的最终目的是为了运用，我们必须开发有效的信息技术及检索工具，提高档案利用效率。三是健全档案管理的制度保障体系。为规范有序开展工作，必须建立健全相关制度保障体系，不断提高档案的信息化管理水平，实现档案的科学化管理。

3 结束语

信息时代计算机网络技术的迅猛发展，为档案信息管理工作既带来了机遇的，同时还带来了巨大的挑战，我们必须加强对档案管理工作的重视，充分运用现代信息技术，改进相关制度、管理体系、人才培养模式，建立一体化档案管理模式，实现档案信息资源利用效率最大化。

参考文献

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