企业档案管理规范化中遇到的问题与解决方法

摘 要：随着我国经济的快速增长，推动了国内各个企业的快速发展。在企业发展中，企业档案管理规范化是企业发展的基础。企业档案也是体现出企业生产研发经营和管理的真实记录。为企业发展各项业务，创造了必要的条件。是企业非常重要的无形资产，在企业制定经营决策，开拓市场权益防范各种市场风险等方面，发挥了重要的作用。企业内的每一项事业的开展都伴随着大量的信息和文件要求科学化、标准化、规范化、制度化的档案管理工作是企业不可或缺的。本文就企业档案管理规范化中遇到的问题，提出解决方法，希望给予企业发展更多的帮助。

关键词：企业档案；档案管理；档案管理规范化

档案记录无处不在，户籍档案、学籍档案、医疗档案、人事档案等等。从出生到就业再到死亡、档案伴随左右。每一个企业在开展日常管理工作时，需要工作人员将企业档案管理资料进行科学归档保管。然而，当前我国很多企业在开展档案管理时，还存在很多不规范情况，很多企业在进行创业初期，需要更加注重的是企业怎么尽快盈利，使企业快速的成长。但是随着企业快速发展，企业业务量逐渐增加，企业在经营管理过程中资料逐渐增多，此时没有及时提高企业档案管理工作，会直接影响企业经营管理，阻碍了企业的快速发展。没有采用科学的企业档案管理方式，如何规范企业档案管理，直接影响企业运作流程。当前很多企业管理人员意识到档案管理工作的重要性，需要逐渐规范企业档案管理工作，但是在规范档案管理工作时还面临着很多问题[1]。

1 企业档案管理规范化中遇到的问题

1.1 档案管理缺乏正确的认知

在企业最初创办的时候，也是人员最匮乏的时期，这时的企业档案管理工作人员自身专业水平较低，企业缺乏专职人员。很多企业办公室人员兼职企业档案管理工作，由于办公室人员缺乏专业技能以及知识储备，在开展企业档案管理工作中，没有接受全面的档案管理学习工作，对于档案管理行业并不专业，造成在管理过程中缺乏规范化的档案管理具体操作环节。

在企业经营过程中，不可能做到企业办公人员都能详细了解企业的技术研发、市场拓展、工程项目等详细情况。很难有全局意识，并且不可能把归档范围做到尽善尽美，由于办公室工作人员身兼数职，工作也比较繁重，所以投放在档案管理上面的精力有限。档案管理恰恰又是一项繁重琐碎的工作，档案管理人员如果不能认真负责的做好档案管理工作，导致在工作时会出现很多的不足情况。企业运营过程中，档案管理工作缺乏时效性，导致会排在正常工作之后处理，长此下去使很多的企业档案管理工作量逐漸增多，影响了企业的经营发展。当前很多企业逐渐意识到聘用专业的企业档案管理人员重要性，很多企业采用企业办公室内部转岗的方式，或者采用聘请专业、丰富经验的档案管理人员的方式来解决这个问题，内部转岗往往会有一些弊端。比如说企业档案管理人员工资待遇较低、岗位升值空间有限，造成企业档案管理工作不够重视。就导致内部转岗存在一定的难

度[1]。

有些企业聘请将近退休的工作人员转岗做档案员，这样档案员也可以安心工作，不用担心发展空间的问题，但是往往缺乏档案业务方面的经验。很多的档案管理优秀人才大部分在我国档案局工作，属于事业单位，事业编制具备了很高的稳定性。因此，很少出现事业编制工作人员转到企业做档案管理工作除非是待遇非常优厚，而实际情况很少有企业在档案管理工作上有巨大的支出。

1.2 档案管理水平有待提升

由于还没有建立完善的企业档案管理工作制度，没有统一规定企业在档案管理时，使用档案管理软件，部分企业就采用了数据库系统信息共享方式，有的地方则采用传统馆藏方式。企业内部策略、岗位调动等原因都直接影响了企业档案管理工作规范性，直接影响了企业档案管理整体工作质量。很多企业还没有意识到档案管理工作对企业发展的重要性，没有充分重视企业档案管理工作。近些年来，很多的企业应用扁平化企业档案组织管理方式，企业在进行精简架构时，一般都会将企业档案管理部门作为优先考虑。进一步体现了档案部门在企业里不被重视，企业在进行精简化时，主要目的是有效节省企业的投资成本。由于这些因素阻碍了企业档案管理工作快速发展，影响了企业档案管理工作水平以及工作效率[2]。

1.3 对档案管理工作不够重视，缺乏基础的配套设施

档案管理工作的重要性进一步淡化，是当前较为普遍的现象，很多人对档案管理工作的重要性缺乏足够的认识，认为档案管理工作可有可无，再加上一些企业的档案管理工作人员自身就对档案管理工作没有给予高度重视，在档案管理工作中缺乏高度的工作责任感。也正因为这个原因，一些企业对档案管理工作的资金、人力、物力投入相对较少，从而导致设施的匮乏，这将直接影响档案的品种、质量、管理和使用。特别是科学技术日新月异的今天，陈旧的设施已经不能满足各式各样的档案类型，这会导致档案管理效率差、效果差，使其作用得不到有效发挥。

2 企业档案管理规范化中出现问题的解决方法

2.1 方法一：加强对档案资料管理的认识

在企业运营的过程中会丢失了一些数据档案，会影响企业正常运行，不能顺利开展接下来的工作内容，会给企业带来了巨大的经济损失。在企业档案管理工作中，会涉及到许多的图表，文字等资料，整理好上述资料可以为其他项目提供参考和帮助。

1）加强对企业档案资料管理的意识是非常有必要，不仅能够使档案资料完整的进行记录和保存。

2）同时还需对档案进行妥善的管理，从而避免资料发生泄漏和遗失的情况。使项目档案资料可以得到良好的保管，方便日后的阅读和查询。

2.2 方法二：加强管理人员的技能学习

整理规范项目档案资料需要对其不断加强重视，所以需要从专业的知识技能和严谨的工作态度，才能将档案资料管理工作做到最好，相关工作人员应该不断提高自身的学习水平，对企业档案管理整理的政策法规有正确的认知和了解，对所涉及的档案资料能够认真准确进行按类别归类和整理，并对其进行良好的保存。

2.3 方法三：制定档案资料管理制度

1）在企业档案管理规范化中，对企业档案管理资料的内容进行针对性的整理和分类，并对其进行统一管理。因此，需要制定档案资料管理制度，只有按严格的规范制度，才能为档案资料管理工作提供具体的依据。在整个企业档案管理规范化中，有许多方面的内容，需要与企业进行相关事宜的交涉，在交涉过程中会涉及到大量的文字资料，需要把这些资料进行统一的分类和整理，进而形成相对比较科学的内容，并进行存档处理，在今后工作中可以对其进行及时的搜索。

2）管理人員需要有扎实的专业知识和技能，企业档案管理规范化管理进程中，档案资料的管理工作相对比较繁琐，且需要大量的时间进行管理，企业资料的内容又非常复杂。因此，如果想要提高整体的工作效率，就一定要有专门的人员对其进行科学的管理，并且要对这些工作人员，进行岗前培训，有档案专业技术资格，更加需要不断提高其管理水平及扎实知识基础。使档案工作人员具有更加扎实的知识和良好的工作技能，为档案资料管理工作高效运行提供充足的保证。

3）对档案工作人员建立绩效考核制度，并对档案人员的工作进行准确的评估，对工作优秀的人员进行及时的嘉奖，激发档案人员工作热情，起到模范引领作用。

3 结束语

当前在企业发展过程中，企业档案管理工作还存在很多的不足，但是只要我们做好以下几点就能够有效的避免。第一，企业领导一定要重视起来档案管理工作在公司成立初期的时候就尽量把档案管理这一项工作提上日程，策划专业人才投入。逐渐完善企业档案信息管理制度，第二提升企业档案人员的薪资待遇，吸引更多档案管理优秀人才，提高企业档案管理岗位工作的稳定收入水平。第三，将档案管理工作流程细致化，实行实时归档，认真做好企业档案管理工作，避免出现日后的纰漏，对于公司成立以来，确保档案的安全，制定具有可操作性的档案工作量化考评标准制度，并严格按要求执行制定。

参考文献

[1]刘吉德.探究企业档案管理工作规范化的路径[J].企业文化（中旬刊），2018，（11）：160，162.

[2]王晓琳.企业文书档案管理的规范化研究[J].卷宗，2018，（28）：31.

[3]孔姝，杨瑾.探究企业档案管理工作规范化的路径[J].卷宗，2018，（28）：104.

作者简介

梁妙青（1981-），女，汉，广东，仲恺农业工程学院，函授本科（人力资源管理助理经济师）。