简析大数据时代背景下的档案管理工作

张姁 黄璜

摘 要：大数据的发展使得信息的收集和传播更加便利，但是也为各项工作的开展带来了新的挑战，其中就包括了档案管理活动。档案管理是相关数据和资料存储极为重要的整理方式，它对人们研究相关信息之间的联系发挥着不可替代的作用。本文主要针对大数据时代背景下的档案管理工作进行简要分析。

关键词：大数据；时代背景；档案管理；工作

1 档案管理在大数据时代下的发展情况

1）提高了档案保存的质量。大数据的产生使得传统方式保存的资料存储得到了更加有效地处理，利用大数据系统保存档案资料，在减小存储空间的同时，还能有效提高档案数据的存储质量。越重要的信息越需要长时间的保存，而纸质信息作为以往档案管理中的关键内容，在进行长时间的保存后容易发生字迹模糊的问题，作为信息载体的纸质材料也会发生老化的现象，这些状况严重影响了档案资料的保存质量。

2）节省档案管理支出，减少档案处理时间。档案的处理在以往主要通过档案管理员的整理和批注来实现，因此档案中包含的信息量较为有限。而大数据时代的信息是爆炸式的增长，传统的档案管理方式无法满足信息的有效管理。于是，数字化和信息化便成为了档案管理的主要方式，它在很大程度上提升了信息处理的效率。随着社会经济的发展，以纸质档案为主的信息管理方式面临着越来越高的储存成本，档案管理中所产生的费用也在不断增长。

2 大数据时代档案管理理论体系的变化

1）大数据理论体系。档案数据量的剧增，传统的工作模式和管理方式显得捉襟见肘，并且遇到现实的数据处理和分析的困境。然而在大数据思维模式下，所有數据都具备了可利用的价值。并且呈现数据越多越好的状态，数据越多潜在价值越高的特质，在当前时代背景下，数据代表着档案，因此档案部门应当及时的建立档案管理的大数据理论体系。

2）大档案理论体系。一方面，所有在社会中产生的具备保存价值以及利用作用的数据都是档案，档案管理的对象具备开放性。在互联网普及的年代，社会中产生的更多的是及时性信息，而且及时性信息稍纵即逝，因此档案管理的意识和范围应当扩展到这些基层的具有平民化以及草根化的信息中。另一方面，数据存在于互联网的各个角落，与传统信息主动的交递，存储在档案室的情况完全不一样。通常是需要主体进行检索，目标数据被展现出来。

3）大服务理论体系。大数据时代下，计算机行业已经悄然的从技术型转型成为服务型。技术的变革和升级最终都是为了更好的服务于人类的使用和需要。大数据时代，一定程度上改变了人们的生活习惯和思维模式，针对档案的需要主体不仅对档案文件内容本身产生需要，而且对档案文件的背景和知识产生需要。

4）大平台理论体系。社会中各行各业搭建互联网数据平台，是生存和发展的必然手段，通过搭建的平台，收集和发送需要的信息以及资源。一方面通过信息资源吸引潜在客户，另一方面通过用户的积累促进行业的发展。对于档案管理部门，也应当及时的搭建互联网数据平台，集中资源、操作以及服务的综合性大平台。

3 大数据时代档案管理资源体系的变化

1）档案来源的广泛性。我国档案管理系统通过融合大数据思维和办公平台，从传统的记录、维护以及传承党和国家的记忆档案来源范围扩充到基层互联网信息资源等档案来源范畴。破除了传统的档案收集对象和使用对象的局限性。与此同时，大数据时代收集的档案更加的真实，去掉了传统的修饰性。

2）档案内容的丰富性。一方面源于档案数量呈现井喷式的增长，另一方面源于档案数据的类型多样性。档案类型从传统的纸质档案、声像以及实物扩展到电子档案、用户信息以及经过痕迹等。档案数据结构呈现较大的差异性，针对同一个信息，通常运用不同的结构展现出来。针对同一数据结构，通常承载着不同的内容出来。我国档案馆针对上述信息内容和结构，建立了异构数据大集群。

3）档案收集方式的多样性。一方面，档案数据具备强制收集的性质。通过制度机制保证政府各单位各部门的档案移交工作的完成。另一方面，档案数据具备实时捕捉的功能。在互联网信息发布各个渠道，创建档案部门收集数据的重点以及难点的区域。及时的捕捉具备潜在价值或者现实价值的信息数据，及时的保存和归档。互联网收集信息的方式，要求档案管理工作人员一方面具备档案专业的敏锐度，另一方面具备灵活的操作。

4 大数据背景下档案管理的措施

1）建立大数据的档案管理方式。在大数据背景下，档案管理人员要注意信息发展需求与档案工作理念的结合，在信息的收集和管理中积极采用新的方案，为档案管理工作开展新的渠道，使档案管理条理更加分明。在具体实施过程中，档案管理者必须熟悉目前数据处理的方式和数据分析的现状，对相关档案资料的整理和归纳有严格标准。其次，在档案的管理过程中，设计相关数据的处理时，要有精确而细致的管理。提升自己对计算机使用的熟练程度，以便在处理大规模的档案信息时，能够灵活应对。第三，相关的单位尽可能建设出相对完善的档案管理机制，更好地应对工作需求。减少档案管理人员的工作量，提升信息处理的效率。最后，为了促进档案管理工作的标准化与科学化，档案管理部门可以适当增加宣传，使档案管理工作人员加强自身责任意识的建设。

2）统一管理档案信息。大量的数据需要借助大数据这一技术来实现信息的分析和管理。在目前，相关的数据库在我国已经建立起来，这些数据库主要的用途是完成相关信息的收集、归纳、分析等。数据库的建立为我国经济相关领域的发展做出了积极贡献。这项工作的开展也引起了相关单位的注意，受此影响，各单位也积极为企业的档案信息进行重新处理，实现档案管理的统一和规范，更好地保障信息安全。在此情况下，从事档案管理的工作人员也需要建立一个自己的信息库，将自己收集到的各类信息进行归纳和整理，提升管理工作的效率。

3）完善相关的档案管理体制。档案管理工作在大数据时代下实现了更大的提升，然而档案管理者与信息的安全方面仍然还有许多需要完善的地方。大数据的到来使信息面临新的处理方式，然而，由于相关的档案处理体制尚不健全，因此，档案的管理出现了混乱。为了提高档案管理工作的效率，需要完善相关的档案管理体制。在处理档案信息时，档案管理的有关部门要建立相应的配套措施，使档案管理的工作更加清晰。

4）引进新的档案管理人才。大数据时代对档案管理人才有着迫切需求。档案管理工作对大数据的处理不能只满足于设备和制度的完善，更重要的是人才的需求。新的信息处理方式需要新的思维去应对。以往的档案管理工作者在大数据和信息化的处理中存在很多不足，没有具备大数据分析和整理的相关知识，对于庞大的数据和信息，缺乏应对措施，无法满足大数据背景下的档案管理要求。因此，要做好相关的人才引进工作，提升档案管理工作的效率。

5 结束语

综上所述，在大数据时代，信息管理面临更加复杂而多变的情况。信息档案的管理在实现了巨大进步的同时，自身也出现了诸多问题。大数据时代下的档案管理方式，与传统的管理模式存在极大的差异，同时包含着新的信息处理方式，为档案的管理增加了难度。因此，工作人员在信息处理过程中需要探索出新的管理方法，以适应大量的数据处理。

参考文献

[1]李杰.大数据时代背景下的档案管理探讨[J].办公室业务，2018（10）.

[2]赵永青.大数据时代对档案管理的发展思考[J].办公室业务，2018（14）.

[3]刘洁.分析大数据在档案管理中的应用[J].智库时代，2018（30）.

[4]王勇男.基于大数据时代背景下的档案管理工作分析[J].中外企业家，2018（25）.