声像技术在煤矿档案管理中的应用

曾德钊

【摘要】随着社会经济的发展和科学技术的日益精进，声像技术已经广泛的应用于各个领域当中，而将声像技术应用于煤矿档案的管理当中，是一个较为新兴的尝试。因为电子类型的文件档案的保存价值和其本身的价值与可读性有着直接的关系，鉴定的标准也会发生本质上的改变，而在电子类的各类文件中如电子信件、电子报表等文件中，声像档案的形式是非常重要的一项组成部分，在煤矿企业中，必须要加强声像档案的应用力度。

【关键词】声像技术;煤矿企业;档案管理

在煤矿企业中，档案管理对于企业的发展具有非常重要的意义和作用，伴随着科学技术的发展和应用，传统的档案管理模式已经不能满足当今时代数据量大且复杂的需求，对此包括煤矿企业在内的大部分企业已经选择了通过信息技术而衍生的声像技术进行档案管理，完善管理模式，丰富档案管理的内容。但声像技术的应用不止局限于拍摄图像与录制声音，声像档案的建立需要具备一定程度专业性和严谨性，以保障声像技术发挥最大的作用，保障档案的实用性，为企业发展助力。

1 声像技术在档案管理中应用的必要性

1.1声像技术在煤矿档案管理中不可替代

随着社会的发展和科学技术的飞速进步，我国已经全面迈入信息时代，声像技术也已经渗透到社会各界和人民生活的角落中，而煤矿企业的档案管理也开始向着信息化技术和声像技术发展，虽然这是一项较为新兴的领域，但在近年来已经得到了非常快速的发展，并且得到了非常广泛的推广和应用。目前煤矿企业的档案管理已然不能脱离声像技术。在将声像技术应用于煤矿企业的档案管理工作中时，不但承担着记录煤矿所需要的相关文件和规范化的档案内容的任务，也在一定程度上反映着煤矿的管理经营水平和产品开发的进程。

1.2声像档案是煤矿档案的重要组成部分

在传统的档案管理方式中，多数档案工作需要采用纸质记录文件材料的方式，例如在进行文件的归档工作时，要在文件确定内容后，由相关部门进行内容收集和立卷，再交由档案部门进行入档管理。流程较为繁琐，而在应用声像档案技术以后，将传统的纸质文件替代为先进的电子数据形式的文件，由于电子信息形式文件的特殊性，极大程度的降低了档案管理人员的工作任务，并对企业的发展产生了积极的影响，成为煤矿档案中重要的组成部分。

2 声像档案在煤矿档案管理工作中出现的问题

在目前，我国大部分煤矿企业已经着手建立声像档案，但很多企业的声像档案管理工作仍然存在着归档不完善、管理条件不合格以及管理形式混乱等严重问题，为声像档案的管理和运用造成阻碍。

2.1相关设备使用率低

在对很大一部分具有声像档案工作制度的企业进行调查中发现，部分企业虽然具备声像设备，但缺乏对于声像设备的使用制度和要求，导致设备闲置，也没有专业人员进行使用，甚至出现属于企业的声像设备被私人所用。并且由于企业对于声像档案工作的不重视，设备管理人员频繁变动，造成声像档案的管理不规范。

2.2声像档案管理制度不完善

在对相关单位进行对于声像档案的管理制度进项调查以后，发现一大部分的单位或企业都缺乏建立健全的管理制度，对于声像档案也处于放任自由的管理状态，近半数的企业对于声像档案没有进行有效的集中管理。一部分企业虽然制定了关于声像档案的制度，但由于落实力度不够，导致档案内容可能随时被个人查阅甚至违规修改，严重侵犯了档案的真实性和安全性。

2.3声像档案的归档和保存程序不规范

根据对声像档案的调查显示，一部分企业虽然建立了完善的档案管理制度，但在实际工作过程当中，由于工作人员的疏忽和不重视，导致许多图像档案没有正确归档，或缺少文字说明，对内容认识不清楚。主要问题在于管理人员对于档案的管理工作专业能力和意识欠缺，且对于新兴的声像档案管理模式的不重视。在保存信息的过程中也存在这一问题，由于档案内容管理的不规范，导致档案内容残缺，造成档案内文件和材料的丢失，对企业的正常运转造成影响。

3 改善声像档案的管理对策

3.1加强对于声像档案的重视

在声像档案的管理过程中，需要煤矿企业的管理人员以及相关部门的大力支持，并深化声像档案管理的认知，创造良好的工作氛围，为运行声像档案管理工作打好运行基础。并在此前提下，制定符合实际情况的管理形式对档案管理工作进行监督和指导，建立健全完善的管理制度，严格把控对于声像材料的收集、处理以及归档保存的流程，实现科学有效的对档案进行管理，防止档案内容缺失和不规范。

3.2收集完整归档，加强设备管理

在煤矿企业中对于声像档案的建立和收集，还应该在管理方面加大力度，设置专门管理声像档案岗位，保障建立档案所需要的设备的安全，不隨意外借，做好相关记录及存档，保障声像设备的使用寿命。在建立声像档案以后，应当对档案做好保存工作。在目前大部分企业对于声像档案的保存工作都不是非常完善，对此创造良好的保存环境，加强保存档案的力度是必须解决的问题，首先声像档案由于其特性，在保存时应当远离磁场与强光。

3.3提高管理人员的业务水平

在目前大部分企业中的相关档案管理人员水平参差不齐，对此需要企业对于档案管理人员进行定期的业务知识的培训，学习上级部门以及相关领域专家的业务知识和管理方法，开展各种继续教育活动。并在培训专业业务水平的同时，提高管理人员对于声像设备的操作能力，使工作人员的综合素质可以满足声像档案管理工作的基本需求，以减少在档案管理工作中出现由于专业水平不足而发生的失误。并对企业所购置的声像设备进行合理的利用与完善的管理，做到设备不闲置，不乱用，提高设备的利用率。提高声像档案管理的工作效率。

4 结语

综上所述，在煤矿档案的管理工作中，为适应现代化技术的发展，满足企业发展的需求，必须将声像技术应用于档案管理工作中，不但能改善传统管理方式中所出现的问题，可以在一定程度上提高工作效率，反应企业的发展情况，提高煤矿企业的生产效率，提高企业竞争力。

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