浅议合同档案管理

仇杰

【摘要】合同作为单位业务处理的契约是单位运营的主要保障，因此合同档案的管理具有重要意义。而合同档案管理作为特殊的档案管理方式，又具有独特特点，本文在分析现阶段合同档案管理中突出问题的基础上，尝试提出了相关对策、措施，以期通过提高合同档案管理水平对单位健康运营保驾护航。

【关键词】合同档案 档案管理 主要问题 改进措施

合同档案是合同签订、履行、变更、转让、终止等过程中的数据和文字，是当事人之间设立、变更、终止民事关系协议的真实反映。合同档案作为单位运营过程中的重要依据，不仅可以为单位业务管理提供重要保障，还能为单位决策提供数据参考。同时作为合同过程中的档案材料，是解决合同纠纷，进行法律判决和合同仲裁的重要依据，对合同当事人的行为具有引导和规范作用，减少合同履行的随意性和盲目性，避免出现不必要失误和差错，避免经济损失。

一、合同档案的独特特点

基于合同档案的重要作用，它除具有一般档案特点外，还具有以下特点：

1、法律性

合同档案的内容是受法律保护、依法成立的合同，因此合同档案相比于一般档案具有较强的法律性。主要表现在合同档案的保存、管理，甚至销毁环节，都必须严格按照相关法定程序执行。

2、规范性

合同的要式性决定了合同档案的内容和管理都必须规范。首先，就内容来说，一份完整的合同档案必须包括合法的内容、当事人的签名、合同数量等，缺一不可。合同档案管理过程中，也必须严格按照相关规定进行管理，保证其完整。合同的损毁、缺失都会影响其法律效力。

3、繁杂性

合同涉及到单位日常运作的方方面面，通过合同档案将采购、质量、资产等各个部门的关键信息都有机联系起来，因此合同档案管理工作繁杂、工作量大。

二、合同档案管理中存在的问题

1、对合同档案管理不够重视

在现实生活中，因为法律意识不强、受陈旧观念的影响，人们对合同档案管理工作的认识不足，合同档案意识淡薄。工作中“人际关系”代替法律关系，合同格式不符合法律要求以及合同只签不存、丢失，甚至泄密等现象屡禁不止。由于国家没有专门的合同档案管理规范和办法，单位对合同档案的检查、监督、指导、管理力度不够，管理职责不清晰，合同档案不具备安全保管条件。

2、合同档案收集困难

合同作为兼具文书档案和科技档案的“两性”文件，缺乏明确的归档标准，并且办理过程中涉及不同部门，流经诸多环节，因此是最容易散失最难掌控的一种文件。部分单位没有专门的合同档案管理部门，即使設立专门部门，由于合同散落于不同部门之间，档案人员也很难及时掌握合同签订情况，不能及时追踪，一些承办部门为了方便或忙于日常工作擅自将合同 保存与自己手中，因此导致合同档案归档滞后。

3、网络化、信息化水平较低

传统纸质合同不易保存，易污损、损毁，且工作量大、跨时长、内容繁杂、效率低。随着计算机网络技术的发展，信息化也被引入合同档案管理工作。然而，由于发展时间段，技术水平不高，缺乏专业人员等原因，合同档案管理工作的信息化、网络化水平不高。

三、提高合同档案管理水平的措施

针对目前在合同档案中存在的主要问题，可以从如下几个方面出发，提高合同档案管理工作。

1、提高员工档案法治意识

通过强化《合同法》、《档案法》的学习和宣传，提高员工的法律素养，增强对合同档案管理重要性的认识，营造认真落实合同档案管理的良好环境，形成有意识、有目的、自觉积累，按规定移交档案的工作纪律和氛围，把合同档案管理工作纳入法制化管理轨道。合同管理人员熟悉《合同法》等法律知识，合同签署前期、中期以及后期依法办事，保证合同的合理、合法，档案管理人员日常要严格按照法律法规规范工作，保证合同档案齐全收集、规范管理。

2、完善档案管理相关制度

单位要根据国家相关规定，把档案管理工作作为各项工作的重要内容，明确职责，认真落实。各主管部门和合同档案管理部门，密切配合，共同制定完善的合同及档案工作规范和办法，保证合同具有归档备查的价值，明确合同的档案管理的管理制度、管理职责、管理形式、管理内容，使档案管理工作有章可循。建立合同档案部门跟踪考核制度、报送登记制度，保证合同档案能够及时报送、安全保管。

3、提高档案人员专业化水平

明确合同管理人员与档案管理人员的具体职责，通过集中培训、专业学习等方式，培养一批既懂部门业务又懂档案管理知识的专兼职档案管理人员，提高其主人翁意识及合同档案管理的专业水平、工作技能，使之成为高水平的档案管理工作者。同时，提高合同档案管理人员的信息化水平，利用现代化工具做好合同档案的编号、分类工作，能及时、高效、便捷地处理合同档案管理工作。

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