煤炭企业档案管理问题探析与改进措施

文/侯立新

档案资料是记述、承载、反映历史真实原貌的第一手资料，其价值和意义就在于客观真实再现历史，为现代社会发展提供重要信息资源。然而，档案工作的不平衡、不充分与重保管、轻利用之间的矛盾依然存在，甚至有些煤炭企业档案管理工作仍停留在初级阶段，档案价值得不到充分显现，亦即失去了档案保藏的意义。鉴于此，针对煤炭企业档案管理存在的共性问题及其价值利用进行研究与探索，对于创新档案管理模式，提升档案信息利用的实效性，更好服务企业经济发展具有重要意义。

一、煤炭企业档案管理问题剖析

冀中能源峰峰集团作为国有特大型企业在档案管理及其应用方面具有一定代表性。近年来，档案管理工作取得了长足发展,但依然存在着诸多问题，特别在深入性、细致性及信息化管理等方面还存在不少短板。

1. 思想上认识不足，重视不够

从当前峰峰集团档案管理现状看，集团公司机关档案管理工作优于基层各生产企业，各生产企业优于地面辅助服务单位，形成这个格局的主要原因，关键是各层级企业领导，特别是主要领导对档案管理工作的认识和重视程度参差不齐。究其根源是思想认识问题，没有从思想深处认识到档案工作的重要性和必要性，存在着重保存、轻开发，重管理、轻利用的问题。此外，馆藏条件差、设备设施跟不上，人员配备不充分、开发利用力度小的情况普遍存在。

2. 基础管理薄弱，服务质量不高

档案基础管理工作的强弱影响着档案信息资源的开发利用。科学化、制度化、系统化管理机制的有效运行是提升煤炭企业档案信息应用价值的重要前提。日常档案管

理工作主要体现在“两提供一编研”，即提供原件、复印件服务，开展档案编研工作。然而从当前情况看，企业机关的档案管理，多数处于归档和保管的较浅层面。仅仅是做到了查阅什么资料，提供什么卷宗，主动服务的意识还不够强，更谈不上较深层次的档案开发利用和研发工作。档案资源不能有效地开发利用，必然使有效的资源得不到充分发挥，也无法更好地适应新时代企业发展需求。

3. 管理制度不规范，机制不健全

档案管理有关制度规定：为确保档案保藏价值的有效性，对超过有效价值期的档案应进行剔除销毁。剔除销毁档案的过程是一个细致性工作，要对馆藏档案进行系统分类鉴别，去粗存精，精准无误。但是，一些单位在档案管理上存在不少问题。有些档案资料已经超过规定储藏期限，失去了保存利用价值，但由于没有及时进行鉴定工作，致使档案资料长期保存，造成档案室库存空间严重不足，新的档案资料无空间储存，影响了档案管理工作正常开展。因此，夯实档案管理基础，形成有效的管理机制是提升档案管理水平的必要条件。

4. 档案分散管理，无法实现资源共享

煤炭企业档案管理要遵循集中、统一、共享原则，需要长期保存的资料，应由煤炭企业档案管理部门统一归档管理。这样既能保持档案的完整性，又能保持档案的安全性，更能有效地提供档案服务，从而避免档案管理混乱，防止有价值的资料遗失。从目前某些企业管理状况看，有些资料分散管理，甚至个人保存的现象不在少数，不能使资源等到整合利用。因此，档案资料的集中管理、规范管理成为亟待解决的一个问题。

5. 库存条件简陋，档案资料安全无保障

保存档案的目的是为社会发展、企业决策和生产经营活动提供客观有效的信息资源。从档案管理工作实际来看，由于企业内部专项经费不足，档案基础设施建设不到位的问题还相当突出，有些单位硬件条件还达不到标准要求，对资料的长期保存和档案寿命都带来较大影响。如果发生突发问题，如水、火、盗等必将造成无法挽回的损失。

6. 档案专业管理人才不足，专业化管理水平不高

人员更换频繁对档案工作带来重大影响，这也是多数单位存在的一个共性问题。档案管理同样需要具有专业知识、管理能力和政治责任、工作责任、事业心很强的人才队伍。但实际工作中，有些单位配备的档案管理人员达不到这种要求，在实际操作过程中会因缺乏档案管理专业知识，无法做到全面收集、规范整理、科学分类，无法保证档案的齐全和完整，也不能很好地应用现代化管理手段来管理档案，从而直接影响了档案现代化管理水平的提高，影响了档案信息价值的利用。特别是档案人员更换频繁，给档案工作的连续性、持续性带来严重影响。所以，培养建立一支稳定的专业性现代档案管理干部队伍，成为强化档案管理工作的首要任务。

二、做好煤炭企业档案管理工作的方法和路径

档案的价值在于应用，不能有效地发挥档案资料的应用价值，也就失去了档案保存的意义。针对目前档案管理工作的不足和问题，应从以下几方面着手，不断改进煤炭企业档案管理工作，更好地服务企业生产经营。

1. 加强组织领导

重点要从四个方面着手：一是列入企业工作日程，与其他工作同部署、同安排。二是建立完善的档案管理责任制，设有一名主管领导主抓档案工作。三是重视馆室硬件设施建设，保证必要的资金投入。四是加强调研指导，解决档案工作实际问题。只要领导重视，抓住这几方面关键环节，煤炭企业档案管理工作就有了重要保障。

2. 建立管理机制

一是建立健全制度体系，按照国家档案管理要求，结合企业实际，制定和完善适合本企业实际的管理制度，以严格的制度规范促进工作行为养成。二是建立组织机构，制定分级岗位责任制，强化工作考评考核，实施激励政策，调动各级档案管理人员的工作积极性。三是实行年度工作讲评表彰，对于档案工作管理好、价值利用多的单位或人员进行奖励，激发他们的工作创新潜能。

3. 增强服务意识

一是要注重建设一支相对稳定的档案管理干部队伍，为保持档案工作的连续性、持续性提供人才保证。二是要注重档案管理人员素质培养，提升其管理水平和业务能力。三是要不断对档案管理人员进行服务意识教育，增强其主动服务、热情服务意识，提升其工作创新能力，最大限度为档案的开发应用创造条件。

4. 搭建资源共享平台

一是建立机关综合档案管理中心，将分散的机关各部室档案资源进行整合，纳入综合档案管理中心。二是建立档案资源信息化数据库，开发数字化档案管理软件程序，设置科学化管理系统，制定规范化、标准化、流程化体系。三是将煤炭企业档案信息管理融入企业整体网络化平台，使档案管理成为企业综合管理的重要组织部分，实现档案资源共享。

综上所述，煤炭企业档案工作要适应新时代社会经济发展需求，就要努力创新档案管理的新思路和新方法，创建档案管理新模式，提升档案信息价值利用的有效性和实效性，更好地服务于企业和社会发展，在利用中创造最大的经济效益和最佳的社会效益。