以标杆管理打造办公室良性运行机制

文/杨公院

山东能源枣矿集团高庄煤业有限公司充分发挥办公室工作的参谋助手、督促检查、统筹协调和综合服务职能，创新运用标杆管理，打造管理科学、运行高效的良性运行机制，在持续提升中助推了企业科学稳健发展。

一、引思导行，凝聚标杆管理的“共识合力”

枣矿集团自推行标杆管理以来，高煤公司办公室借“东风”、传“家风”、育“新风”，从思想认知层面，提升全员标杆管理的意识和能力，为公司顺利引入和成功运用标杆管理扫除障碍、铺平道路。

1. 凝聚共识借“东风”

高煤公司充分借助枣矿集团深化对标管理的“大势”，乘借公司上下全力推行标杆管理的“东风”，在组织举办标杆管理培训班基础上，开展全员“学后感”交流互促活动，采取分组讨论、集中座谈的形式，人人谈心得、讲体会，巩固知识、提高认识，夯实理论基础，从内心深处、思想根源上提高全员对实施标杆管理的认知度、认同度。

2. 汇聚合力传“家风”

为了把办公室的优良传统转化为实施标杆管理的内生动力，高煤公司积极倡导“位置就是责任、服务就是义务”的理念，大力弘扬“精细严谨、务实勤勉”的精神，传承和发扬“同心同向、担当奉献”的好“家风”，努力塑造一支精益求精、拼搏进取的办公室人才队伍，使其与标杆管理精细规范的目标追求“同频共振”，汇聚标杆管理在办公室落地的强大合力。

<<办公室集体座谈

3. 集聚智慧育“新风”

高煤公司办公室注重发挥集体智慧，组织“头脑风暴”，碰撞智慧火花，创新推出标杆管理运用的“六个三”模式，即建立全员、全过程、全方位“三个维度”，落实主体、监管、考核“三个责任”，做到复杂化到简单化、简单化到程序化的“三化”转变，实现行为、状态、风险“三个在控”，打造标准、流程、模式“三个固化”，提出贯彻问题导向习惯化、建模工作动态化、评价工作常态化“三个要求”，从而引领了标杆管理具体实践的“新风尚”。

二、创标建模，打造科学高效的“铁打营盘”

高煤公司办公室主动将标杆管理理论本土化、实战化，按照“六个三”的创建模式，结合实际工作，创新使用“两图一表”创标建模工具，其中功能模块图厘清了“负责哪些事”的问题，工作流程图理顺了工作“怎么干”的步骤，工作标准表明确了工作“干到什么程度”的要求，以简洁直观的形式解答管理的“三个关键问题”。

1. 分田到户，责任到人，科学划分工作模块

办公室功能模块图是从业务职能角度建立的管理架构图，全面涵盖、固化办公室所有工作。按照全覆盖、层次清、编码准的原则，将办公室工作划分为“文秘管理、车辆管理、档案管理、事务管理、党务管理”五个一级功能模块，每个子模块就是一个最小责任单元，都对应唯一的责任考核主体，有效避免了因责任不清、“边界”模糊造成工作的缺位和空位问题，确保了所有工作无遗漏、责任明。

2. 细化步骤，明确路径，科学设计工作流程

在功能模块图的基础上，高煤公司办公室遵循“严谨、简洁、闭环”的原则，对每个模块设计工作流程图，细化工作步骤，确保每项工作都有固定和标准化的工作路径。例如经理签发的工作落实闭合单，参照日常管理步骤，设计了包括明确范围、编号印刷、通知发放、建档督察等8个环节在内的流程图，使工作显性化，即使新同志也能依照此图实现“上岗即上手”。

3. 统一要求，明确规则，科学制定工作标准

办公室工作标准表是工作流程图的配档表，是对工作流程图中各环节的补充说明和具体要求，包括需要控制的关键要素、参照的具体标准、执行的各项措施，确保所有工作有章可循、有据可依。通过标准表的编制和思考，有效促进办公室管理的精细化和显性化。例如过去全凭经验的文字材料起草，就细分了致辞、汇报、讲话、典型经验等13种类型，使多样性的文字材料具有了统一性的管理模式，提高了公文写作效率和质量。

三、精益求精，实现良性运行的“改进提升”

通过“两图一表”，虽然摸清了办公室工作的“家底”，完善了管理体系，但并非“一劳永逸”。为此，高煤公司办公室不断延伸拓展标杆管理作用，以“三个库”实现办公室工作的持续改进提升。

1. 以“工具库”丰富提升渠道

高煤公司办公室选取标杆管理中具有实效性的“三大工具”，形成标杆管理“工具库”，包括问题导向习惯化、能效评价常态化和外部对标课题化。问题导向习惯化改变了传统问题处理方式，采用“责任层级法”和“六查五问六不放过”的“656”方法，将责任追溯向各层级拓展，向问题背后的管理缺失延伸。能效评价常态化改变了以往月、季、年工作总结的编写形式，采用能效评价的方式，逐一对各方面工作开展问效、问责、问策，督促各单位自我审视、剖析和加压，找出差距不足，分析原因、研究对策。外部对标课题化，改变了以往“见啥学啥”的外出学习方式，将能效评价、问题分析中发现的偏差不足变为“课题”，开展更具针对性、实效性的专题对标，实现了外部智慧成果的“精准导入”。

2. 以“数据库”打牢提升基础

高煤公司办公室建立了辅助决策“大数据库”，一方面建立了843页、41.3万字的全矿井基础“数据库”，各单位都有一部讲述自身沿革和主要工作的“白皮书”，并以电子化、专人负责的方式动态更新，促进了管理成果的高效生成、转化和推广。另一方面，建立了标杆管理“数据库”，包括文件制度库、两图一表库、内部数据库、外部标杆库，并通过收集梳理管理“大数据”，提供决策支持。同时，实行了“一车一档”全生命周期控制，对公务车辆从驾驶员信息、车辆保养及维护周期、油耗、行使里程等方面“一车一档”建立“大数据”，规范管理，科学管控。

3. 以“人才库”输送提升动力

高煤公司办公室注重人才培养和梯队建设，积极建立“后备人才库”和“基础人才库”。一方面，利用年度文秘技术比武，发现和考察全矿文秘专业人才，纳入重点培养对象，在信息考核、调研工作时针对性下达任务，指导帮助其“练笔提能”。另一方面，注重基层档案规范化建设和全员档案意识的培养，积极开展档案“进基层、进社区、进家庭”三进活动，创新开办《高煤档案》季度刊物，常态组织基层检查、考核、指导，从而形成档案管理方面的“基础人才库”，为档案工作的整体提升提供动力和保障。