大数据背景下“双一流”高校办公室督查督办工作建设研究

王莉

摘 要：督查督办工作作为高校办公室的主要职能之一，是保证上级部署、学校决策顺利实施的重要手段，是强化工作执行和推动工作落实的有效途径。当前，高校督查督办工作还存在重视程度不够、工作机制不健全、督办方式相对单一、信息化水平落后、督办结果的评估考核不完善等问题。在大数据环境下，需建立一套完善统一的督办工作系统，将整个督办过程从督办事项产生的会议纪要到督办结果办理的反馈，全流程纳入到网上流程，进行全生命周期流转和监控; 明确工作时间节点和责任归属，提高督办效率; 完善奖惩制度和问责机制，强化对督办结果的考核和评价，“督”在节点上，“查”到关键处，“办”出实效果。

关键词：大数据;双一流高校;督查督办系统

中图分类号：G647 文献标识码：A 文章编号：1009 — 2234（2019）06 — 0153 — 03

督查督办是指对上级要求和本单位重要决策部署的贯彻落实情况进行督促检查、研究分析，保证工作的顺利开展和各项决策的有效实施，是推动领导决策落实，提高工作效率的有效手段。高校办公室作为学校的综合职能部门，承担着理顺各条线工作机制、确保政令畅通、促进政策落实的任务。作为高校管理行为的延伸，督查督办不仅是落实重大部署、重要决定和提高行政效能的重要手段，也是加强领导干部执行力、改进机关工作作风、提升行政工作效率的突破点，在推动重大决策部署和工作安排落实中有着重要的作用。新时期，本文在肯定高效督查督办对高校发展积极意义的基础上，充分调查研究目前督查督办工作运行中存在的问题，提出了相应的解决对策，以分析南京师范大学督查督办系统建设的目的、功能、意义和建设方向，以期为各高校督查督办工作的开展提供实践参考。

一、系统建设的必要性

2014 年8 月，国务院办公厅以国办发﹝2014﹞42号文件的形式下发了《关于进一步加强政府督促检查工作的意见》，对加强督促检查工作提出了一系列新的要求。文件要求，“把督促检查工作贯穿于政府工作的全过程，研究决策时提出督促检查要求，部署工作时明确督促检查事项，决策实施后检查落实情况。”2018年，习近平在中央全面深化改革委员会第四次会议和十九大报告中明确指出：“要投入更多精力、下更大气力抓落实”，“提高工作落实的本领，坚持说实话、谋实事、出实招、求实效”。党的十八大以来，随着党委巡视工作不断深入，巡视整改意见的反馈落实工作已成为学校重要工作之一，很多学校都将整改工作列入年度工作计划。新时期，作为“双一流”建设高校，学校事业发展目标和规划的实现也必须落脚在对工作任务和文件精神“高质量”的执行和强有力的推动上，这对督办的力度和效度提出新的要求。

没有教育的信息化就没有教育的现代化。刘延东同志曾讲要“以教育信息化全面推动教育现代化”。高校督查督办工作的信息化是教育信息化的应有之义，是提高督查督办工作效能的有效途径。将督办的各项要素进行系统分析，将督办事项通过网络实现全流程跟踪管理，将督办的绩效评估应用到学校对部门和个人的考核评价中，是大势所趋。随着智慧校园、数字校园的建设，通过对全生命周期的系统实现督查督办工作的信息化、实时化、动态化和科学化，对学校重要工作进行目标管理、过程管理和反馈评价管理至关重要。

二、督查督办工作普遍存在的问题

根据对部分高校的调研情况，大部分高校办公室都有督查督办的职能，但长期运行以来，主要存在如下问题：

1.对督查督办重视程度不够。随着高校职能的拓展和内部治理结构的完善，高校办公室事务常常是各项工作交织进行，从部署到落实，从决策到执行，对具体的工作人员提出了较高的要求。而对于各项工作的具体落实及决策的贯彻实施，以及进展和成效如何，是否存在问题等，很多高校没有专门的督办机构和人员。同时，在基层部门和学院，并没有专门负责处理督办事项的人员，督办工作在对接和反馈上存在一定困难。

2.督查督办工作机制不健全。目前，高校的督查督办职能大多由学校办公室承担，一些办公室还设立了专门的督办室，并制定了有关规章制度。从实际运行情况看，督查督办没有成为常态化工作，工作缺乏连贯性和权威性。缺乏完善的实施办法和责任机制，导致督办工作受个人业务水平、分工合作情况和整体工作安排影响较大。同时，督查督办事项存在边界不清的现象，对于时间跨度长、涉及部门多、解决难度大的问题，容易停滞不前，甚至出现推诿、扯皮的现象，缺乏合理的考核制度、公开制度和奖惩制度。

3.督查督办方式相对单一。从督查督办的具体事项来看，因其内容不同、性质不同，方法也应不同，需要针对具体事项确定合理的督查方式。目前督办的方式主要是事后督办、年中年底督办，依靠打电话要，发短信催等传统方式进行，重“结果”轻“过程”，缺少有效的动态监控和过程管理。

4.督查督办工作信息化建设滞后。另外，随着高等学校办学规模的日益扩大，一校三区相对较为分散，使得“管理链条”增長，管理难度增大，各类决策及信息的传达和执行力度减缓、延迟，这无疑会增加督查督办工作的难度。有些重要程度高、落实难度大、完成周期长的事项不能仅仅依靠口头交办、电话通知或者书面传达等传统方式进行，将督查事项的提出、立项、交办、催办、办结、反馈、归档等环节纳入信息系统，方便全流程跟踪和管理。

三、我校督查督办系统建设情况

针对以上情况，2018年校办专门成立了督办科，与原有的公文职能相联动，在智慧化校园建设过程中，在OA系统专门建立了督查督办系统。将校务会议、党委常委会等主要会议形成的决策意见，校长办公会、重要协调会等工作会议形成的工作方案，进行全要素、全生命周期、全流程管理。

1.实现全过程管理，纳入智慧校园建设

在督办系统里，一项工作从开始制定方案到最后督办历经了“制定方案”-“提交议题”-“会议讨论”-“形成纪要”-“下发抄告”-“督查督办”-“落实执行”-“意见反馈”8个阶段。随着新版OA系统的上线，督办流程从相关职能部门提交党委常委会和校务会议、校长办公会议的议题阶段开始，到工作落实反馈，督办任务完成，这一过程全部实现网上操作。

2.阶段性成果分步呈现，便于工作记录和总结

所有工作的完成不可能一蹴而就，需要分步骤、分项目、分部门实施。为了方便执行部门及时反馈各自完成情况，系统专门设立了“里程碑”，用以记录阶段性的标志性成果。“里程碑”的设立一方面是督办事项完成的需要，同时也是工作的留痕和总结，方便相关单位和责任人今后工作中提取和查阅。

3.多视野、多角度全面督办，充分保障督办效果

为了使部门领导、办公室工作人员、校领导都能了解所有工作完成情况，系统做了专门设计，部门领导可见本部门主办的各项督办工作;办公室督办工作人员可见各自相关的所有工作完成情况;校领导可见所有工作完成情况，也可根据自己的分工职责，查看分管部门和联系学院的工作完成情况。根据工作进展，能够变被动接收督办进展为主动了解，发现问题;适时干预，有效纠偏;加快进度，增强效应，从而方便顶层设计和有效推动。建立三级督办体系，根据各自的工作要求，对相关工作进行督查督办，使所有工作都能按照时间要求有序开展，准时完成。

4.加强预警和提醒设置，有效提高工作规划性

随着学校事业发展，各单位工作日趋繁重，有时只关注了当前突发工作、重点工作，忽视了前面布置的工作;有时会及时完成工作，却忽略在系统中填报。为了避免此类情况，系统专门设置了预警提醒功能。一方面在系统中通过不同颜色区分按时完成、逾期完成、未完成，另一方面，在截止时间之前，系统通过手机短信定时提醒，今后还将实现微信提醒。通过预警提醒功能，以期提高工作完成效率。

四、督查督办系统建设的意义

1.全员督查的工作格局，变督查督办工作“被动”为“主动”。数字化督查督办系统建设，目前在我国高校中是一个较前沿的课题，具有相应操作资质、运作成熟的集成商并不多，目前进行此类探索的高校也屈指可数，此项研究尚在前列。传统的督查督办，整个过程只有督查者及被督查者参与。在督查督办工作的整个过程中，其他人员无法了解到相关信息。而通过督办系统和智慧校园建设，可以将督办工作的整个环节如拟办、立项、交办、催办、办结、反馈、直至归档等记录在案，公布于众，变督查督办工作从“部门督办”转为“全员督办”，有利于形成全员督查的工作格局，有利于高校领导者对整个督查督办事项及其进展、结果的了解，实现督查督办工作从“被动”转为“主动”，从“要我干”转为“我要干”。

2.督查督办工作的闭路系统，打造有力抓手，理清督查督办工作重点。由传统高校办公室在督查督办工作中的“结果导向”向“过程导向”转变。使用新信息技术和科学测量的工具来策划、控制和改进过程的效果、效率和适应性，可以使得督查督办工作的各个环节如交办、跟踪、督查、反馈、整改等都在系统中有详细的记录。校领导对各项督查督办工作的完成情况，完成的进度，责任人，标志性事件将一目了然，这将促使督查督办工作各个环节环环相扣，形成闭路。同时，也破解了督查督办工作流于形式，重点不突出的问题，便于及时发现问题、纠正偏差。

3.“线上+线下”的督查督办系统打破环节时空限制，提高工作绩效。“线上”将此项工作纳入到学校智慧校园建设中，通过信息化的手段监督检查学校各项工作的具体开展和实际落实情况。“线下”引入督办问责机制、强化对督办结果的绩效管理和奖惩应用，建立“职责、流程、制度、标准、考核”五位一体的协同机制，有效保证督查督办效果。特别是线上的信息系统，关系到被督办工作落实的重视程度和执行力度，关系到办公室管理的效率和效果。利用信息化手段，可以減少传统的督查督办工作会议等，在时间及空间上减少相关部门因业务性工作繁忙见一面不容易的窘境，解放了相关参与部门在某一时间、空间上难对接的困难，实现督查督办工作的全方位、跨时空、多渠道跟踪，提高工作绩效。

五、对系统未来发展方向和运行的难点思考

1.对数据共享的完善的未来计划。现在的社会是一个资源共享的社会，信息时代下，充分利用信息资源是发展的持续动力。信息化标准的统一和有效性是前提，对于现有使用的系统，不同系统具有不同开发商，内数据流通彼此不连接共享，一定程度存在“信息孤岛”现象。同时，线下会议的纪要、抄告很多时候以纸质的形式发放和留存，不利于任务的归口和信息的有效沟通。督办系统把工作做在平时，年中、年末的校务会议、常委会执行情况总结由系统自动完成，将信息的被动收集变为主动读取和分析，强化执行过程，确保落实到位。各部门、各学院只需对以往的完成情况进行审查和补充，可大大减少各单位年底各项总结的工作量，提高工作效率。系统将在整合数据，打破不同平台和用户之间的壁垒，尽可能简化流程，实现一键读取，信息共享。

2.对督办工作的监督模式思考。对督办过程的监督机制，关系到督办执行的有效程度和效益，也关系到执行部门和相关单位的工作积极性。绩效评估理论主张公众参与绩效评估，包括参与鉴别要评估的项目，陈述目的并界定所期望的结果，选择衡量标准或指标，设置业绩和结果的标准和、监督结果等。所以除了政策制定的主体、主管部门、相关责任人，监督也需要其他群体的参与。如专家群体、独立评估单位挂靠在相关部门、教师、学生代表等，监督主体应该从系统自评向多元化的主体发展。在传统组织结构模式中忽略非相关责任单位的普通非利益相关人员，不利于改进服务质量，提升督办执行效力。目前系统的监督主体一种是探索通过全员督办的方式，对全校教师公开;一种是探索通过一定的机制，选择一批代表，如执委会代表、兼职监察员、特邀监察员、学生会、研究生会代表等，对督办过程和结果进行把关和监督。

3.对考核结果的评估、应用的模型设计。

评估是对客体满足主体需要的程度的判断活动，其目的在于控制客体的过程和行为，以及为主体服务。学校相关部门正是通过督办系统建设评价体系来收集信息、处理进度、分析数据等信息，控制并不断完善其行为，以提高督办效率，从而为学校决策和执行服务。

对于督办系统所反馈的工作落实情况，可以采取定性和定量相结合的分析方式进行评估。定量分析可以通过督办系统所反馈的工作执行的力度和效度。执行的力度主要针对执行主体、执行资源、执行制度状态的评价。执行的效度就看是否达到预期效果，是否实际解决问题的程度，即政策的落实程度，反应在执行绩效就是执行效果、效益和效率的统一。在实际督办事项中，如何花费时间较少、解决问题程度和质量较高、消耗资源状况较少地完成既定预期目标，是进行评估和考核的一个标准。

另一方面，进一步加强对督办结果进行考核评估的科学化、制度化和法制化。在督办工作的绩效评估中，既要关注目标和过程，同时也要对上级组织和学校政策和各项工作的预期目标的实现程度和效果来进行评价。不仅看重决策过程和执行过程，同时注重执行效果，在绩效评价中，充分肯定“公平、公正、廉洁、责任”等价值，鼓励师生员工参与评价。同时确立正确的评估目的，实施科学权威、公平合理的评价工作，对评价结果持续追踪，引入督办问责机制、强化对应的奖惩制度和激励措施，将督查督办的结果有效应用到部门绩效评估和个人考核评价体系中，是系统建设的探索方向。

〔参 考 文 献〕

〔1〕李东宁.论加强高校督查督办工作〔J〕.办公室业务，2014，（12）：224-225.

〔2〕谭征.高校办公室督查督办工作机制探析〔J〕.秘书之友，2017，（03）：14-16.

〔3〕丁敏.高等学校校长办公室功能浅析〔J〕.宁波大学学报：教育科学版，2006，（01）：43-45.

〔4〕林慧，齐兰.现代大学制度视角下高校督查督办问题研究〔J〕.理论观察，2017，（12）：145-147.

〔5〕耿丽敏，薛凤蕊.高校办公室督查督办工作机制的探索与实践〔J〕.河北农业大学学报：农林教育版，2018，（08）：99-102.

〔责任编辑：侯庆海〕